Облік, зберігання і використання печаток і бланків

Обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовими та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів, бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.

Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами керівників організацій.

Облік печаток, штампів і бланків ведеться у спеціальних журналах. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

Журнали обліку печаток, штампів і бланків вносяться у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що надають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

Видача заповнених бланків документів здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації.

При перевірці наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку.

У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зобов’язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходи для їх розшуку.

Контроль за забезпеченням охорони державної таємниці