2015-07-21
543
Документооборот - рух документів від моменту їх складання до здачі в архів.
Основні етапи документообороту:
- заповнення і оформлення документа;
- здавання документа для обробки до бухгалтерії;
- обробка документа в бухгалтерії та використання з нього даних;
- передача до архіву;
Документооборот починається із заповнення первинних документів. З первинних документів інформація про фінансово-господарську діяльність систематизується і узагальнюється в регістрах аналітичного і синтетичного обліку.
З метою встановлення місця і порядку заповнення первинних документів, їх підпису, термінів подання в бухгалтерію для фіксування фактів господарської діяльності, зберігання тощо складаються та затверджуються правила документообороту. Найзручніше складати правила у вигляді графіку документообороту та додавати у вигляді додатку до наказу про організацію бухгалтерського обліку. У таблиці наведно фрагмент зразку графіку документообороту.
Таблиця 5.4
Графік документообороту
|
|
|
| № з/п | Назва доку-мента | Створення документа | Підстава для запов-нення доку-мента | Місце обробки і обліку доку-мента | Строк передачі після вико-нання документа | Місце і термін зберігання документа | ||
| Місце заповнення документа | Виконавець | Посадова особа, що має право підпису документа | ||||||
| Приб. касовий ордер Форма КО-1 | бух-гал-терія | зам. голов-ного бух-галтера | головний бух-р, зам. головного бух-ра., керівник | Супро-воджу-вальні документи (накладні, рахунки тощо) | каса, бух-галте-рія | щодня | архив, 3 роки |
Графік складається головним бухгалтером та затверджується наказом керівника підприємства. Виконавцям документів надається під розпис витяг із графіку документообороту, в якому зазначено перелік документів, строки їх подання та підрозділи підприємства, до яких надходять ці документи.
У наказі також встановлюється перелік посадових осіб з правом підпису бухгалтерських документів. Окремим пунктом у наказі перелічуються посадові особи та документи, які повинні ними підписуватись.
