Подготовка дел на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов различна. Одни используются длительное время для справочно-инфрормационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создаётся архив. Лучше всего расположить его в отдельном помещении или шкафу или полке.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельность госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения».

В зависимости от значимости документов устанавливается срок хранения: 6 мес., 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15л., 50 л., 75 л..

Документы, поступившие из вышестоящих организаций (инструкции, методики, правила, решения и т.д.) хранятся до истечения их актуальности или замены новыми.

При истечении сроков хранения учитывается только год. День и месяц значения не имеют. Например: переписка за 1996 г. с трёх летним сроком хранения должна включиться в акт на уничтожение не раньше 01.01.2000г.

19.

К документам, передаваемым в архив, относятся:

1 Устав, учредительный договор, решение о создании общества;

2 Свидетельство о государственной регистрации;

3 Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

4 Положения о филиалах или представительствах общества;

5 Годовые отчёты

6 Документы финансовой отчетности

7 Протоколы общих собраний, заседаний

8 Акты проверок

9 Внутренние документы, утверждаемые общим собранием

10 Документы по личному составу

11 Другие документы.

12 Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки Т-2, книги учета сотрудников, лицевые с чета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. – «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которго составлении документ.

Документы делятся на три группы:

1. предназначенные для архивного хранения.

2. для уничтожения.

3. для дальнейшего использования.

Документы 1 группы: на архивное хранение, требуют дополнительного оформления

- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел.

- Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом

- Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указано количество листов в деле

- на наиболее важные документы (по личному составу) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела. См.Приложение № 20

-переплести дело или прошить его в четыре прокола

-дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 л. включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.

Все дела, переданные на архивное хранение делятся на две группы:

- дела по личному составу

- дела по основной деятельности учреждения.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: см. Приложение № 21

Опись № 1 (дел по основной деятельности)

Опись № 1 л/с (дел по личному составу)

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причём документы располагаются в ней по степени важности, например:

- в опись № 1 дела заносятся в последовательности: устав, протоколы собраний, заседаний, приказы по основной деятельности, перспективные, годовые планы и т.д.

20.

- в описи № 1 по личному составу дела располагаются в порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, невостребованные трудовые книжки.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включённых в не дел. Каждое дело получает порядковый номер, который проставляется на обложке соответствующего дела

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт см. Приложение № 22

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт

Документы постоянного хранения и по личному составу могут передаваться в госархивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.

К практическому пособию по документационному О0беспечению деятельности ДОУ

Приложение № 1 Не менее 15 мм МДОУ «Детский сад № 00» ┌ ┐ ул. Клиническая, 20/24 Генеральному директору Саратов. Россия 410008 Саратовского Агрегатного Тел. (083) 528641 завода В.М.Ипатову ОКПО 56217834 ОКУД 0200200 01.02.2000 № 1-3/115 На № ____ от _____________ ┌ ┐ О семинаре «ТЕМА» Уважаемый Вадим Михайлович! Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Тема», проводимого компанией «Название», который состоится 07.02.2000 в помещении школы-лицей №5 (Советская, 45). Начало семинара в 11.00. предполагаемая продолжительность 4 часа. В программе семинара: рассмотрение вопросов по теме делопроизводство, механизация, и т.д. Просим подтвердить участие в семинаре до 05.02 2000. заявку необходимо выслать по телефону (523486) Приложение: 1. Программа семинара «Тема» на 1 л. 2. Программа выставки «Тема» на 3 л. Председатель оргкомитета Личная подпись И.В.Нестеров Майрина Мария Ивановна Отправлен курьером 02.02.2000 ФГУП САз В дело № 1-8 Вх № 00052 Иванова Н.П. 02.02.2000 02.02.2000 15:35 Не менее 15 мм 20 мм Не менее 10-15 мм Не менее 10 мм Не менее 20 мм

Приложение № 2