Составление номенклатуры дел

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков хранения.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПРЕДНАЗНАЧЕНА ДЛЯ ГРУППИРОВКИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА, ИХ УЧЁТА И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ.

В номенклатуру дел включаются все дела учреждения, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются только научно-технические документы и печатные издания.

См Примерную номенклатуру Приложение № 1

18.

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.

Формирование дел называется группировка исполнительных документов в дела.

ДЕЛОМ является совокупность документов, сформированных по какому то признаку, и оформленных по определённым правилам.

Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА осуществляется в соответствии с заголовком дел по номенклатуре.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1 в дело помещаются документы, по которым работа завершена;

2 документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

3 документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

4 документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

5 в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

6 каждый документ, помещённый в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

7 в дело формируются документы одного года;

8 в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а так же черновики документов;

9 документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (02.01.2000, 01.01.2000 и т.д.)

10 Устав и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

11 Протоколы общих собраний формируются отдельно от протоколов заседаний

12 Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу

13 Документы по личному составу (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников

14 При небольшой переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма

15 Планы и отчёты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения