Обработка поступающих документов

12 13 14 15 16 17 18

Поступившие документы проходят следующие этапы:

1 – первичную обработку;

2 – предварительное рассмотрение;

3 – регистрацию;

4 – рассмотрение документов;

5 – направление на исполнение;

6 – подшивку документов в дела.

Первичная обработка заключается в проверке правильности адресования, наличия приложений. При отсутствии приложений отправитель ставится в известность и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации «Примечание».

Предварительное рассмотрение заключает распределение на регистрируемые и не регистрируемые

Регистрация - запись данных о документах в журнале по установленной форме (см. Приложение № 18, 19)

Регистрируемый документ получает свой порядковый номер, под которым вносится в журнал. Затем это т номер проставляется на документе.

17.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учёта и контроля.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

Внутренние документы при небольших объёмах по решению руководства могут не регистрироваться.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года и номера дела, в которое будет подшит.

Рассмотрение документов после регистрации документ рассматривается руководителем, определяет исполнителя, даёт четкие конкретные указания и сроки исполнения. Руководитель должен рассмотреть документ в день поступления. Когда работа над документом завершена, документ подшивается в дело.

ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Отправляемые документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем

- проверка правильности оформления документа

- согласование проекта документа

- подписание документа руководителем

- регистрация документа

- отправка по адресу

- подшивка второго экземпляра документа в дело.

Проект исходящего документа выполняется исполнителем

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах

Проект предоставляется руководителю на подписание