Тринадцать принципов реагирования на вопросы аудитории

Важной частью презентации были и остаются ответы на вопросы участников. Эта часть может уничтожить все ваши труды, а может спасти не слишком удачное выступление. Ваши ответы на вопросы должны добавить вам несколько баллов, а не отнять. Для этого мы изучим основные принципы ответов на вопросы, которые помогут вам делать это более успешно, чем до сих пор. Итак.

Принцип первый:

«Ответы на вопросы — не экзамен»

Почему–то сложилось ошибочное мнение, что презентация — подобие некоего испытания. И испытуемый обязан быть на высоте в каждом задании. Выражения лиц участников презентации смутно напоминают мне лица моих экзаменаторов в студенческие годы. Да и презентатор зачастую своим видом напоминает студента на экзамене. Пора понять, что студенческие годы закончились. Вы выступаете перед аудиторией, которая знает о предмете презентации меньше вас. Иначе бы вы презентации не готовили. Вопросы участников имеют целью не проверку вашей компетентности, а уяснение важных моментов, которые нужны им для принятия важного решения. Кстати, когда вы сами будете в зале на чужой презентации, не забудьте того, что сейчас прочитали.

Что следует из первого принципа ответов на вопросы?

• Вы не обязаны знать всего. И даже всего по теме презентации. Вы имеете полное право не только не знать чего–то, но и прямо заявить об этом. И не нужно смущаться и извиняться. Сильный человек никогда не боится признаться в своих недостатках. Аудитория скорее простит презентатору некомпетентность, чем слабость.

• Вы не обязаны отвечать на все вопросы, даже если знаете ответ, но по каким–либо причинам давать его не в ваших интересах. Дело другое, что ответ: «Я не хочу отвечать на ваш вопрос» звучит несколько оскорбительно. Найдите более дипломатичную форму. Например, «У меня сейчас нет информации по этому вопросу…» или «Мне не хотелось бы давать непроверенные сведения…» Если спрашивающий настаивает или если вы уже восьмой раз отвечаете, что у вас недостаточно информации, запишите вопрос и пообещайте задавшему его, что свяжетесь с ним в течение 24 часов и сообщите ответ. Попросите его визитку или номер телефона.

• Вы имеете право переадресовать вопрос другому специалисту, например находящемуся на презентации. Или отослать спрашивающего к источнику информации (отчету, сайту, книге), где он может найти развернутый ответ на свой вопрос.

Согласитесь, это совсем не похоже на экзамен.

Принцип второй:

«Не наказывать за вопрос»

Если вы хотите, чтобы вопросы продолжали поступать, а их тональность была неагрессивной, никогда не наказывайте за вопрос. Что я понимаю под наказанием за вопрос? Отвечаю:

• недовольную гримасу или закатывание глаз;

• фразу «У вас устаревшие данные» или «У вас неверные источники информации»;

• оскорбительно–назидательное «Вы всегда так витиевато выражаетесь?»;

• оскорбительно–оскорбительное «Чушь!»

Не удивляйтесь, даже последние два варианта ответов еще встречаются во время проведения презентаций. Что происходит дальше? Часть сидящих в зале, не желая попасть «под раздачу», прекращает задавать вопросы. Другая же часть, раззадоренная подобными реакциями, начинает «бодаться» с оратором, превращая его выступление в перепалку с аудиторией. Если он этого хотел добиться, то он молодец. Если же ему нужна была благосклонность аудитории, то он некомпетентен.