Управление товарными запасами и их учет

Товарные запасы – это то количество товаров, которое находится в торговом предприятии, на складе или в пути на определенную дату.

Процессы производства, обращения и потребления в обществе происходят непрерывно. Но эти процессы не совпадают ни в пространстве, ни во времени. Поэтому для обеспечения их непрерывности необходимы товарные запасы.

Товарные запасы образуются на всех стадиях движения товаров: на складах производственных предприятий, в пути, на складах оптовых и розничных торговых организаций и предприятий.

Обеспечить максимизацию прибыли, получаемой в результате работы магазина, возможно не только увеличением объема товарооборота, но и снижением издержек, в том числе путем эффективного управления товарными запасами. Управление товарными запасами магазина позволяет снизить затраты на складскую деятельность и хранение товарных запасов, организовать бесперебойное поступление товаров, что гарантирует стабильную работу магазина и удовлетворение потребителей.

Управление товарными запасами магазина представляет собой деятельность, направленную на нормирование таких запасов (установление нормативов товарных запасов), их учет, контроль их состояния и принятие мер по устранению отклонений от установленных норм. Управление товарными запасами магазина предполагает выбор формы товароснабжения (складской или транзитной), который делается в соответствии с учетом конкретных условий, местоположением магазина и поставщика товара, специфики ассортимента, экономической целесообразности. Например, транзитный завоз товара непосредственно с предприятия-производителя обычно практикуется в пределах одного города, области, и касается товаров простого ассортимента, поставляемых большими партиями. Его неправильное применение чревато замедлением товарооборота. Чаще сегодня магазины пользуются услугами, предоставляемыми складами и оптовыми базами, минимизируя таким образом свои издержки на ряд операций с товаром.

Управление товарными запасами магазина должно осуществляться на основании информации, полученной путем изучения рынка и потребительского спроса, и прогнозов, построенных в соответствии с такой информацией. Желательно, чтобы управление товарными запасами магазина обеспечивалось организационным механизмом, не требующим постоянного вмешательства руководства, и представляло собой эффективную систему, в работу которой вносятся коррективы лишь в случае форс-мажорных обстоятельств.

Управление товарными запасами магазина как система может существовать в виде системы с фиксированным размером заказа, и в виде системы с постоянным уровнем запаса. В первом случае имеется постоянный размер заказа товаров, который повторно подается при уменьшении наличных товарных запасов до определенной величины. Такое управление товарными запасами магазина применяется, если в магазине осуществляется постоянный учет состояния товарных запасов. При периодическом учете более эффективна система второго вида, пополнение товарных запасов в соответствии с которой осуществляется лишь тогда, когда товар реализуется, и уровень запаса товара снижается меньше установленного. Для того, чтобы управление товарными запасами магазина было эффективным, необходимы возможно более подробный и детальный учет товаров и товарных групп, и отслеживание информации об их реализации. В небольшом магазине сделать это проще, чем в огромном супермаркете, поэтому современные торговые розничные предприятия автоматизируют систему учета и управления товарными запасами.

Управление товарными запасами означает установление и поддержание такой их величины и структуры, которая отвечала бы поставленным перед торговым предприятием задачам. Управление запасами предполагает:

· их нормирование - т.е. разработку и установление их необходимых размеров для каждого вида товарных запасов;

· их оперативный учет и контроль - ведется на основании действующих форм учета и отчетности (карточки учета, статистические отчеты), в которых отражаются остатки товаров на начало месяца, а также данные о поступлении и продаже;

· их регулирование — поддержание их на определенном уровне, маневрирование ими.

· Процесс управления товарными запасами заключается в их нормировании, оперативном контроле и текущем учете, а также в регулировании.

· При нормировании товарных запасов разрабатываются (рассчитываются) и устанавливаются их необходимые размеры. Эти необходимые размеры товарных запасов, рассчитанные для предприятий оптовой торговли, должны обеспечивать текущее поддержание их на коммерчески обоснованном уровне, с целью обеспечения ритмичного и бесперебойного товароснабжения предприятий розничной торговли. Они устанавливаются отдельно для объемов и номенклатуры текущего хранения, накопления в сезон и заблаговременного завоза по всем товарным группам применительно к сумме и дням складского товарооборота.

· Текущий учет и оперативный контроль за фактическим состоянием товарных запасов положено вести с применением действующих форм и методик учета и отчетности. Торговый отдел оптовой базы (фирмы, предприятия) использует для этих целей карточки по количественно-суммовому учету, имеющиеся статистические бухгалтерские отчеты о товарных запасах и товарообороте. В этих документах отражаются остатки всех товаров на первое число месяца, информация об их поступлении на склады, а также данные об их реализации оптовым покупателям. При этом фактические остатки товаров следует сопоставлять с необходимыми размерами товарных запасов и в случае выявления отклонений необходимо установить причины, которые эти отклонения вызвали.

· Что касается регулирования товарных запасов, то оно состоит в поддержании их на установленном уровне, а также в оперативном маневрировании ими. Регулирование предполагает принятие ответственными торговыми работниками разных решений коммерческого плана с целью урегулирования ситуации и нормализации уровня товарных запасов.

· На предприятиях оптовой торговли в процессе управлении объемами и номенклатурой товарных запасов удобнее всего применять компьютерную технику, на ее базе создаются автоматизированные системы (стандартные или профильные) по управлению товарными запасами. Внедрение автоматизированных систем позволяет значительно сократить неэффективные трудовые затраты, прояснить и получить новую более объемную, многоплановую и качественную информацию для принятия управленческих решений, ускорить обработку этой информации (включая возможность построения торгово-сбытовых прогнозов), а также кардинально повысить уровень организации работы по управлению товарными ресурсами.

· Для розничных магазинов необходимые размеры (включая номенклатурный перечень) товарных запасов следует устанавливать с учетом фактического объема дневной продажи товаров, расчета оптимальных размеров единоразовой поставки и некоторых иных факторов. Ответственные сотрудники розничных магазинов должны следить за соответствием фактически имеющихся запасов товаров тем, которые установлены их минимально необходимым размерам и обязаны принимать оперативные меры по быстрому завозу нужных товаров в розничный магазин. Кроме того, им надлежит предпринять все необходимые усилия для активизации продажи покупателям заменяющих товаров.

· В случае, если фактические запасы товаров в розничном магазине превышают необходимые размеры, то ответственные сотрудники работники магазина обязаны сначала выявить причины, которые вызвали это превышение. Чаще всего этими причинами являются:

· - некоторое снижение спроса покупателей под влиянием тенденций моды;
- изменения цен в сторону их увеличения;
- появления на рынке новых, более интересных с точки зрения покупателя товаров;
- ошибки и просчеты ответственных сотрудников розничного магазина при расчете ими потребности в товарах;
- невысокое качество товаров, представленных на витринах и прилавках магазина;
- несоблюдение или срыв сроков поставки товаров в розничный магазин.

· После того, как выявлены причины превышения фактических товарных запасов, необходимо принять оперативные меры по ускорению продажи этих товаров покупателям, а также ограничить завоз этих товаров в розничный магазин. Ускорить продажу можно с помощью более активного их продвижения путем броской и яркой рекламы, а также организации распродаж в иных местах и населенных пунктах. Некоторые розничные торговцы идут на снижение, порой весьма существенное, розничных цен - в виде акций и специальных цен.

· В отдельных случаях излишки товарных запасов могут быть возвращены оптовику, у которого они закупались (в зависимости от условий заключенного договора).