Дискусія

Дискусія — форма колективного обговорення, мета якої — виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв'язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити. Організація дискусії має три основні етапи: підготовчий, основний, заключний.

Підготовчий етап передбачає такі завдання:

— сформулювати тему дискусії;

— визначити основні питання, які обговорюватимуться;

— підготувати основну літературу з проблеми, яка виноситься на дискусію;

— визначити місце та час проведення дискусії.

На другому етапі — основному — обговорюються питання, які внесені до порядку денного. Якщо в процесі обговорення або ж осмислення деяких моментів дискусії виникає невелика пауза, то головуючому не рекомендується її переривати, даючи можливість учасникам дискусії трохи поміркувати, оскільки це може сприяти новому повороту дискусії.

Третій етап — заключний — це підбиття підсумків. Як правило, це робить ведучий — головуючий, проте можна доручити цю справу одному із спеціалістів — учасників дискусії.

За нормами етикету дискусія не повинна тривати більше, ніж 3год, оскільки зловживання часом призводить до втоми учасників дискусії, до їхнього роздратування і неприйняття всього, що відбувається довкола. Дуже важливим у дискусії є дотримання часового регламенту: повідомлення — 15—20 хв, виступ — 3—5 хв.

Наше життя містить різні форми прояву суперечок та дискусій. Особливе значення мають професійні дискусії, результатом яких може стати успішна угода і прибуток, але лише за умови правильного ведення дискусії, яка полягає в урахуванні багатьох факторів (психології ведення дискусії, логічній та мовній культурі дискусії та ін.).

Основні правила ведення дискусії:

1. Відверто висловлювати думки.

2. Поважати точки зору всіх членів дискусії.

3. Слухати інших, не перебиваючи.

4. Не говорити занадто довго та занадто часто.

5. Водночас має говорити лише одна особа.

6. Дотримуватися позитивних ідей та стосунків.

7. Не критикувати себе та інших.

8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.

Існує багато форм організації дискусії. Відома форма проведення дискусії — "мозковий штурм". Вона полягає в тому, що збирається велика кількість учасників дискусії, які вільно висловлюють свої думки з приводу розв'язання певної задачі. Ніхто при цьому не може обговорювати, критикувати чи підтримувати ідеї інших. У процесі такої дискусії можна вислухати велику кількість пропозицій з вирішення певної проблеми і в кінцевому варіанті вибрати найоптимальніше рішення.

Технологія проведення. Мозковий штурм (або мозкова атака) використовується, коли потрібно запропонувати якомога більше варіантів вирішення проблеми, відповідей на питання. Як відомо, «одна голова – добре, а дві – краще». А якщо голів набагато більше, ніж дві? Кожен бачить проблему зі своєї точки зору. Тому можна спробувати «атакувати» її різних сторін. Мозковий штурм – тільки перший крок в вирішенні завдання, він не передбачає суперечок і дискусій, а то замість «мозкового штурму» виходить «мозковий шторм». Щоб цього не вийшло, важливо дотримувати послідовність кроків і правила проведення мозкового штурму (МШ).

1. Заздалегідь визначите тему МШ: сформулюйте проблему у вигляді питання (наприклад, «Які професійні якості психолога?», «Як привернути клієнтів в суспільну приймальню?» і тому подібне)

2. Приготуйте плакат і фломастери або дошку і крейду для запису пропозицій, запишіть формулювання питання

3. Коротко обговоріть саму проблему: чим викликана така постановка питання, чи хвилює ця проблема учасників, чи мають бути зроблені зусилля по її вирішенню.

4. Виберіть ведучого для проведення мозкового штурму

5. Виберіть секретаря, який записуватиме всі пропозиції на плакаті або на дошці.

6. Нагадаєте правила першого етапу мозкового штурму:

• Мета мозкового штурму – зібрати якомога більше пропозицій

• Кожен може вільно висловлювати пропозиції

• Приймаються будь-які пропозиції, зокрема смішні, фантастичні

• Всі пропозиції схвалюються ведучим і учасниками

• Не можна критикувати і коментувати пропозиції

• Можна розвивати попередні ідеї

• Учасники висловлюються по черзі, прагнучи бути точними і короткими

• Ведучий і секретар також мають право висувати пропозиції

• Ведучий може попросити уточнити формулювання пропозиції для того, щоб записати його в простіший короткій формі.

(Якщо ви проводите мозковий штурм вперше або після довгої перерви, то для перевірки розуміння правил можна провести коротку (3-5 хвилин) розминку у вигляді першого етапу МШ з якоїсь не дуже серйозної проблеми, наприклад, «Як можна пояснити вчителеві запізнення на заняття?» або «Як можна використовувати підручник по праву в домашньому господарстві?»)

7. Ведучий повторює питання, просить вносити пропозиції і стежить за дотриманням правив

8. Секретар записує всі пропозиції (на дошці, плакаті) так, щоб всі учасники могли ясно розібрати написане

9. Ведучий стежить за часом (не варто проводити перший етап МШ довше 10-15 хвилин).

На другому етапі мозкового штурму обговоріть висунуті пропозиції. Об'єднайте схожі ідеї. Проведіть класифікацію. Розставте вибрані пропозиції в порядку пріоритету (можна ранжирувати пропозиції шляхом голосування). Виберіть найбільш реалістичні і перспективні ідеї для подальшого обговорення, для рекомендацій або для використання на практиці.

Дискусію як форму колективного обговорення слід відрізняти від полеміки, яка виступає як конфронтація ідей, поглядів та думок і основна мета якої - - перемога над опонентом, та від диспуту, який використовується, як правило, для публічного захисту тієї чи іншої позиції.

Нині дуже популярною формою дискусії є дебати, в яких є можливість переконати інших у тому, що цей підхід до вирішення проблеми правильний. Ця форма найчастіше використовується ведучими сучасних політичних теле- та радіопрограм.

Завдання 28. Дайте відповіді на запитання:

1. Схарактеризуйте дискусію як вид публічного ділового спілкування.

2. Які три стадії передбачають переговори як форма колективного обговорення?

3. Що треба зробити, щоб зберегти добрі стосунки? Що є важливішим, аніж результат переговорів?

4. Назвіть, які є підходи до забезпечення ефективності наради як форми колективного обговорення проблем?

Завдання 29. Ознайомтесь з особливостями перекладу російських дієприкметників українською мовою.

Активні дієприкметники теперішнього часу	Пасивні дієприкметники теперішнього часу
Утворюються від незначної кількості дієслів за доп. суф. –уч-,-юч-, -ач-, -яч- Форма не продуктивна! (В російській мові суф. -ущ-,-ющ-,-ащ-, -ящ-: ведущий, лежащий, летящий, следующий). Наприклад: Правлячі кола, підростаюче покоління, мобілізуючий чинник.	___________________ В українській мові відсутні! (В рос. мові суф. -ом-, -ем-, -им-: управляемый, применяемый, вменяемый, выпускаемый, любимый, несомый)
Активні дієприкметники минулого часу	Пасивні дієприкметники минулого часу
Утворюються за допомогою суф.-Л-. Утворюються не від усіх дієслів! (В рос. мові: суф.-вш-: потерпевший, поседевший, устаревший). Наприклад: Потерпілий громадянин, застаріле обладнання.	Утворюються за доп. суф. –н-, -ен-,-т-. Найуживаніша форма! (В рос. мові: суф. -енн-,-анн-,-т-: данный, расчитанный, согретый). Наприклад: Осудна особа, обіймана посада, даний час, зазначений документ.

І. При перекладі з російської мови активні дієприкметники теперішнього часу відтворюються:

А) іменниками: заведующий (рос. чем? складом, кафедрой, канцелярией) – завідувач (чого? складу, кафедри, канцелярії), командующий – командувач, учащийся – учень, служащий – службовець, красящее вещество – барвник;

Б) словосполученнями з іменником: запрещающий сигнал – сигнал заборони, питающая сеть – мережа живлення, митингующий – учасник мітингу, воздействующий фактор –чинник впливу;

В) описовим зворотом: развивающиеся страны – країни, що розвиваються; движущийся автомобиль – автомобіль, що рухається;

Г) прикметниками та віддієслівними прикметниками: следующий – наступний ( для передачі значення, яке потім уточнюється, доповнюється, вживається займенник такий: на таких умовах, домовлятися про таке, випливають такі висновки тощо ), ведущий – провідний, присутствующий – присутній, неимущий – незаможний, обезболивающее – знеболювальне.

ІІ. При перекладі активних дієприкметників минулого часу користуються:

А) описовою формою: развившийся – який розвинувся, купивший – який придбав (купив), создавшееся положение – становище, що склалося;

Б) іменником: купивший –покупець, победивший – переможець.

В) прикметником та віддієслівним прикметником: бывший –колишній, зарубцевавшееся – зарубцьоване, неприсоединившаяся страна – позаблокова країна, осложнившийся – ускладнений.

ІІІ. Російські пасивні дієприкметники теперішнього часу при перекладі замінюються описовими конструкціями: регулируемый – який регулюється, избираемый – який обирається або дієприкметниками минулого часу: регульований, обраний.

Завдання 30. Відредагуйте речення, уникаючи пасивних конструкцій.

Нами будується Україна. Це питання буде розглянуте деканатом на слідкуючій неділі. Поема була написана автором ще в 19 століття. Це завдання достроково виконане нашим колективом. В цьому році нами побудовані три нових завода. На слідкуючій неділі нами буде проведена пара міроприємств. Відомість була віднесена викладачем у деканат. За перший учбовий семестр нами пройдено більшу частину матеріала. Протоколи зборів підписуються головуючим і секретарем зборів.

Завдання 31. Перекладіть словосполучення:

1. Окружающая среда, соответствующий пример, неотапливаемое помещение, связующее звено, выполняемая работа, разрешающий сигнал, измеряемые величины, взымаемая плата, невменяемое лицо, неопровержимое доказательство, неохраняемые объекты, предполагаемый результат, обвиняемый, неисчерпаемые ресурсы, отравляющее вещество, исследуемый.

2. Преобладающее большинство, вышестоящие органы, дейстующее законодательство, удостоверяющая подпись, голодающий, работающий, заведующий отделением, легковоспламеняющаяся жидкость, движущаяся цель, имеющие детей, пользующиеся льготами, наболевший вопрос, почерневший предмет, потерпевший, умерший, прибывший.

Завдання 32. Перекладіть текст. Поясніть своєрідність перекладу дієприкметників у тексті.

Банкротство как одно из юридических оснований ликвидации предприятий регулируется Законом Украины "О предприятиях в Украине" (статьи 24 и 34). Порядок и условия признания субъектов предпринимательской деятельности банкротами с целью удовлетворить претензии кредиторов регулирует специальный Закон Украины "О банкротстве" от 14 мая 1992 г., что ныне действует в редакции от 30 июня 1999 г. и называется "О восстановлении платежеспособности должника или признание его банкротом". Этот Закон устанавливает условия и порядок восстановления платежеспособности субъекта предпринимательской деятельности – должника или признание его банкротом и применение ликвидационной процедуры, полного или частичного удовлетворения требований кредиторов.

Положения этого Закона применяются также и к юридическим лицам, которые действуют в форме потребительского общества, благотворительного или другого фонда (т.е. не являются субъектами предпринимательской деятельности).

Вместе с тем, положения этого Закона не применяются к юридическим лицам – казенных предприятий, а также к юридическим лицам – предприятий, которые являються объектами права коммунальной собственности, если относительно них исключительно на пленарном заседании соответствующего совета органов местного самоуправления принято решение относительно этого.

Отдельные отношения относительно проведения в делах о банкротстве регулируются также Арбитражным процессуальным кодексом Украины, о чем в Законе есть специальные предостережения (Учебник).

Завдання 33. Дайте точні українські відповідники до слів і словосполучень. Зверніть увагу на наголос і правопис.

1. Следующий день, на следующий год, повестка дня следующая, пусть войдет следующий, пришли к следующим выводам, следующая остановка, следующий за мной человек, сказал следующее, написано следующее, на следующем километре, в следующий раз, на следующей неделе, он предложил следующее, следующий номер газеты, я жду следующих учеников, поступим следующим образом, в последующем надо.

2. Текущий ремонт, текущий счет, текущая политика, в текущем году, на текущей неделе, текущик дела, текущий ручей, быстротекущий (быстротечный), текущие по небу облака, текущий поток людей.

3. Ведущий программы, ведущий инженер, ведущий ученый, ведущий ребенка домой, ведущий концерта, ведущая отрасль промышленности.

4. Действующий актер, действующие лица, действующая армия, действующая Конституция, действующие правила, действующее лазерное излучение.

Практичне заняття 6. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План:

1. Класифікація документів. Національний стандарт України.

2. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланків. Оформлення сторінки.

3. Вимоги до тексту документа.

4. Стилістичні норми:

· Особливості вживання прийменника ПО в українській мові.

Література:

v Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови: Навч. посібник. – К., 2002. – С.148-151.

v Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. – К., 2000. – С.19-64.

v Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. _ К., 2000. – С.5-8.

v Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посібник. – Х., 2001. – С.26-66.

v Українська мова за професійним спрямуванням: Практикум: Навч.посібник / за ред.. Т.В.Симоненко. – К.: ВЦ «Академія», 2009. – С.201- 209.

Завдання 34. Прочитайте текст. Підготуйте план відповіді.

Документ – основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками та групами.

№ п/п	Ознаки класифікації	Групи документів
1.	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
2.	За походженням	Службові (офіційні) й особисті.
3.	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні.
4.	За призначенням	Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
5.	За напрямом	Вхідні, вихідні
6.	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
7.	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
8.	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні
9.	За стадіями створення	Оригінали, копії. Різновидами копії є відпуск (повна копія документа, яка залишається у відправника), витяг, дублікат (другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу).
10.	За складністю (кількість відобра-жених питань)	Прості (відображають одне питання), складні (декілька).
11.	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12.	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом
13.	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті

Текст – головний елемент документа. Це сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення.

При складанні тексту ділових паперів мають виконуватися вимоги. Найголовніші з них: а) достовірність; б) об’єктивність змісту; в) нейтральність тону; г) повнота інформації; д) максимальна стислість.

Текст є достовірним, коли викладені факти відображають справжній стан речей; точним – коли не допускається подвійне тлумачення слів. Доречним є текст, в якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації; повним – якщо зміст вичерпує всі обставини справи. Стислий текст передбачає відсутність зайвих слів та смислових повторів, надмірно довгих міркувань не до справи, а переконливий веде до прийняття пропозицій або прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

Усі якості тексту існують у взаємозв’язку та взаємозалежності. Наприклад: текст не може бути переконливим без достатньої повноти.

Текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладання документа, викладається історія питання).

У доказі викладається суть питання (пояснення, міркування, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Закінчення буває активним і пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне – інформує адресата про якийсь факт, обставину.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий: вступ, доказ, закінчення; зворотний – коли закінчення передує доказу, а вступу взагалі може не бути.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, тобто їх написання і розташування реквізитів на бланку. Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД), правилам оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД). ОРД виготовляють на папері форматом А4 та А5 відповідно до формуляра-зразка – єдиної моделі побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. Формуляр-зразок передбачає основні реквізити. Відповідно до Національного держстандарту в українському справочинстві існують 32 реквізити (затверджено ДСТУ 4163-2003).

У законодавстві немає єдиного преліку реквізитів для усіх документів різних систем документування. Закріплено перелік реквізитів для організаційно-розпорядчої документації, а на їх основі оформляються й всі інші документи.

Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем для змінної.

Є три види бланків: загальний, для службових листів, для окремих видів документів.

Завдання 35. Оберіть правильну відповідь.

1.Дайте визначення документа:

1) друкована стандартна форма ділового паперу з реквізитами, що містить постійну інформацію;

2) основний вид ділового мовлення, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність;

3) сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності;

4) матеріальний носій інформації.

2. Вкажіть, як називається група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок:

1) бланк;

2) формуляр-зразок;

3) штамп;

4) гриф затвердження.

3. З’ясуйте, як називається сукупність послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами мовної системи речень:

1) бланк;

2) текст документа;

3) назва виду документа;

4) заголовок до тексту.

4.З’ясуйте, що таке віза:

1) зовнішнє узгодження документа;

2) реєстрація документа;

3) внутрішнє узгодження документа;

4) затвердження документа.

Завдання 36. З’ясуйте, у яких ситуаціях необхідним і доцільним є використання різних за способом фіксації інформації документів. Свої твердження аргументуйте власними прикладами.

Завдання 37. З’ясуйте, як поділяють документи за стадіями створення; коли може бути потрібною чернетка, а також у чому спільність та відмінність оригіналу і копії.

Завдання 38. Наведіть власні приклади використання дублікатів і витягу, аргументуйте доцільність таких дій.

Завдання 39. Поясніть, яких правил треба дотримуватися, працюючи над мовним оформленням документа.

Завдання 40. Наведіть приклади різних способів позначення дати у документах, поясніть правила, які регламентують їх використання.

Завдання 41. Наведіть власні приклади варіантів оформлення реквізита «Адресат» у документах різного призначення.

Завдання 42. Поясніть, як оформлюються реквізити, що визначають автора документа, у якій послідовності їх треба розміщувати. Напишіть зразок титульної сторінки курсової роботи, прокоментуйте вимоги до оформлення реквізитів, що визначають авторство.

Завдання 43. З’ясуйте, які основні закономірності прямого порядку слів у реченні в українській мові. Наведіть приклади речень офіційно-ділового стилю, у яких можливо або навіть необхідною була б інверсія. Аргументуйте свої твердження.

Завдання 44. Поясніть, як класифікують документи за способом фіксації інформації. Наведіть приклади документів:

- письмових.

- графічних,

- фото-, кінодокументів,

- фотодокументів,

- відеодокументів.

Завдання 45. Повторіть особливості вживання прийменника ПО в українській мові.

В українськiй мовi прийменник ПО вживається на позначення мiсця руху: Провела мене пiсня по стежках дитинства, Люблю ходити по садах у пору листопаду; мети руху: Пiшов по книгу в бiблiотеку, Швидко пiшла по воду до криницi; а також на позначення логiчної вiдповiдностi мiж елементами: Три рази по чотири - буде дванадцять, Видно пана по халявах. У всiх iнших випадках можлива замiна прийменниковими конструкцiями з iншим прийменником чи безприйменниковими конструкцiями:

ПО = ЗА: по общему согласию - за спiльною (взаємною) згодою; по приказу - за наказом;

ПО = З: по многим причинам - з багатьох причин; по инициативе - з iнiцiативи;

ПО = НА: по образцу - на зразок; по адресу - на адресу;

ПО = У (В): по делу - у справi; по направлению к - у напрямку до;

ПО = ДЛЯ: курсы по изучению - курси для вивчення; по усовершенствованию - для вдосконалення;

ПО = ПIСЛЯ: по прибытии - пiсля прибуття; по окончании - пiсля закiнченн я;

ПО = ЧЕРЕЗ: по болезни - через хворобу; по вине - через провину;

ПО = БЕЗПРИЙМЕННИКОВА КОНСТРУКЦIЯ: по почте - поштою; по крайней мере - принаймнi; по меньшей мере - щонайменше.

Завдання 46. Перекладіть речення українською мовою. Запам’ятайте конструкції з прийменниками.

1. Он уволился с работы по собственному желанию. 2. Она была одета по последней моде. 3. По праздникам мы всей группой выезжаем за город. 4. Шофер останавливает автобус по требованию. 5. По моей вине собрание не состоялось. 6. Сегодня нам прочитают дополнительную лекцию по гражданскому праву. 7. Я по ошибке взял (взяла) чужую тетрадь. 8. Библиотека открывается в 9 часов. 9. Мы пришли в аудиторию раньше всех. 10. Ветераны обслуживаются без очереди. 11. По приказу ректора следующая суббота будет рабочей.

Завдання 47. Відредагуйте речення згідно з вимогами офіційно-ділового стилю, уникаючи росіянізмів, кальок з російської мови та розмовних зворотів.

Сьогодні створюється проблема охорони оточуючого середовища. Складання договору про зачислення робітника на роботу оформляється по вказівці керівника. Інформація на рахунок працевлаштування надається по середам і п’ятницям кожної неділі. Кожен має право на тайну переписки згідно діючих законів України. Повернувшись із короткострочного відпуску, директор зібрав у себе завідуючих відділами і об’явив, що самим ближчим часом необхідно підняти всім заробітню плату. Ми повинні спів ставляти думки різних людей, рахуватися з думкою колектива. Мені кажеться, що іменно ця обставина сама важлива в цій обстановці. Я настоюю на тому, що на збори повинні прийти всі без виключення. В продажу поступили нові якісні товари. Подорожання бензина – це саме важливіше питання, яке на сьогоднішній день хвилює всіх шоферів. На протязі п’ятидесяти хвилин ви получите інтересуючи вас інформацію.

Практичне заняття 7. Документація з кадрово-контрактових питань

План:

1. Резюме.

2. Автобіографія (самостійно).

3. Характеристика (самостійно).

4. Рекомендаційний лист.

5. Заява. Види заяв.

Завдання 48. Прочитайте текст. Дайте назву.

Основою ділового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст – сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.

Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовнішими з яких є – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Текст можна оформляти у вигляді складного тексту, зв’язного (типового) тексту, трафарету, анкети, таблиці чи комбіновано.

Складним текстом називається такий текст, що містить граматично та логічно побудовану інформацію про управлінські дії і який використовується під час складання правил, інструкцій, положень, листів, розпоряджень. Як правило, він формується із двох частин: у першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції. В окремих випадках текст може містити лише резолюційну частину (наказ-розпорядження, лист-прохання).

Текст, зміст якого без змін повторюється у низці документів, називається зв’язним текстом. Постійна і змінна інформації в ньому не виокремлюються. Такий текст також називають типовим. Типові тексти відображають однорідні питання і створюють їх за однаковими зразками (листи-запити, відповіді, рекомендації).

Трафаретом називається документ, поданий у вигляді речень чи частин речень і пропусків, які заповнюють змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію (накази, заяви, довідки, положення). Трафаретизують ті документи, які використовують в установі найчастіше.

Форму представлення уніфікованого тексту, в якому подано характеристику одного об’єкта за певними ознаками, називають анкетою. Її використовують тоді, коли треба подати цифрову чи словесну інформацію про один об’єкт (розпорядчі та організаційні документи, господарчо-договірні з постачання чи збуту, фінансові). Постійна інформація в анкетах представлена у вигляді назви показників, а змінна – у формі однозначних відповідей.

Текст, який подає цифрову чи словесну інформацію про кілька об’єктів за низкою ознак, є таблицею. У таблицях постійна інформація представлена у вигляді найменувань показників, розміщених у певних графах, змінну інформацію вносять у графу відповідно до її призначення (планові документи, звітно-статистичні, фінансові, бухгалтерські).

Текст поділяється на взаємозумовлені елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення (коментар).

У вступі (зачині) формулюють тему тексту – про що йдеться в документі; у ньому зазначають привід та безпосередню причину укладання документа, висвітлюють історію питання.

Основна частина (доказ) містить основну інформацію, у ній наводять основні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання та інші матеріали, тобто розкривається суть питання, проблеми.

У закінченні (коментарі) міститься підсумок усього змісту, а також пропозиції та рішення.

Текст документа, який складається з одного речення-закінчення, називають простим, а той, що містить також інші логічні елементи, – складним.

Залежно від змісту документів існує прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів тексті. У першому випадку після вступу зазначають доказ і закінчення. При зворотному – спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

Ділові документи за ступенем стандартизації поділяють на дві категорії

1. Документи з низьким ступенем стандартизації. У них спосіб викладу тексту залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання, для них не можна підготувати бланк (автобіографія, доручення, звіт, характеристика).

2. Документи з високим ступенем стандартизації мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид, розмір шрифту, навіть словосполучення, якими має оперувати укладач, за винятком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (наказ, протокол, акт, листок з обліку кадрів) (Українська мова за професійним спрямуванням: Практикум: Навч.посіб. /Т.В.Симоненко, Г.В.Чорновол, Н.П.Руденко. – К.: ВЦ «Академія», 2009. – С.207-209).

Завдання 49. Ознайомтесь із короткими відомостями про резюме.

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції з документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

В Україні досі відсутня єдина установлена форма складання резюме.

Зразок 1: РЕЗЮМЕ