Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдают­ся денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов.

Организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на следую­щие виды расходов:

• хозяйственно-операционные расходы, в том числе на приобретение ГСМ и представительские;

• командировочные;

• экспедиций, геологоразведочных партий;

• уполномоченных предприятий и организаций;

• отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе фи­лиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

В организации необходимо издать приказ руководителя, в котором должны быть определены:

• перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;

• сроки, на которые выдаются денежные средства;

• целевое назначение денежных средств;

• размер денежных средств.

Приведем пример этого приказа.

Закрытое акционерное общество «Фрегат»

ПРИКАЗ № 3

г. Москва 11 января 2011 г.

О подотчетных лицах

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выдавать под отчет наличные денежные средства следующим сотрудни-
кам организации:

гл.бухгалтеру Петровой Н.В.

секретарю Зайцевой Н.И.

снабженцу НиколаевуА.Б.

шоферу Прокофьеву И.Т.

2. Выдавать под отчет наличные денежные средства на срок 10 рабочих дней.

3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:

командировочные расходы;

представительские расходы;

хозяйственные расходы;

приобретение ГСМ.

4. Выдавать под отчет наличные денежные средства не более 100 000 руб.

5. В остальных случаях выдачу наличных денежных средств под отчет ут­верждать отдельным приказом.

Директор ЗАО «Фрегат» Никифоров В.В. Никифоров

Следует отметить, что штрафные санкции за отсутствие данного приказа в организации применить нельзя. Но его наличие поможет устранить неудобства, связанные с выдачей и расходом наличных денежных средств организации.

Срок, на который организация вправе выдавать наличные деньги в подотчет своим сотрудникам, законодательно не определен. Его утверждение является правом, а не обязанностью организации. Однако его отсутствие налоговые инспектора иногда рассматривают как выдачу сотруднику беспроцентного займа со всеми налоговыми последствиями (НДФЛ с материальной выгоды согласно п. 2 ст. 224 НК РФ). Хотя арбитражные суды обычно встают в подобных вопросах на сторону налогоплательщиков, подотчетные суммы составляют не такую большую часть расходов организации и не всегда игра стоит свеч. Расходы на суд (как материальные, так и моральные) могут значительно превысить подотчетные суммы.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня своего возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Для подтверждения израсходованных сумм подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет.

6.1. Порядок оформления авансового отчета

Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Он может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителе информации.

На лицевой стороне авансового отчета подотчетное лицо указывает:

• наименование организации;

• дату составления документа;

• свои фамилию и инициалы;

• свою профессию (должность);

• табельный номер;

• назначение аванса (хозяйственные, представительские, командировочные расходы).

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Их перечень и суммы затрат по представленным документам записываются на оборотной стороне авансового отчета в графах 1—6.

В графе 1 «Номер по порядку» указывается порядковый номер, присвоенный документу подотчетным лицом.

В графах 2 и 3 «Документ, подтверждающий производственные расходы» приводятся соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 «Наименование документа (расхода)» указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода приводится в графе 5, если расход осуществлен в валюте Российской Федерации, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны авансового отчета), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» по графе 5 или 6.

Работник бухгалтерии при принятии от подотчетного лица авансового отчета расписывается в принятии документа на проверку с указанием номера и даты авансового отчета, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления работником авансового отчета в бухгалтерию. Расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

Графы 7—9 на оборотной стороне авансового отчета заполняются бухгалтером. В графах 7 и 8 указываются суммы расходов, принятые к учету, в графе 9 — номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтер заполняет лицевую часть авансового отчета.

Здесь указываются:

• остаток (перерасход) предыдущего аванса;

• сумма полученного из кассы организации аванса;

• сумма израсходованных средств;

• остаток или перерасход авансовых сумм;

• бухгалтерские записи операций учета произведенных расходов. Информация дня заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется

из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки бухгалтером правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению отчет направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения авансового отчета руководителем организации оформляются бухгалтерские записи и производятся расчеты с сотрудником. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по ПКО. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по РКО.

Если работник своевременно не возвратил неизрасходованный аванс, администрация вправе на основании ст. 137 ТК РФ дать распоряжение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности. При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если работник, получивший деньги под отчет, возвращает всю сумму полностью, в этом случае никаких расходов у организации не произошло. Соответственно составлять авансовый отчет в данной ситуации работник не должен. Но следует иметь в виду, что при проверке соблюдения организацией кассовой дисциплины выдача в подотчет и возврат всей выданной суммы могут быть истолкованы как сокрытие превышения лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации.