Хозяйственные расходы

Если подотчетное лицо приобретает товары в магазине, т.е. по договору розничной купли-продажи, то подтверждающими документами являются кассовый чек (чек ККТ) и товарный чек.

К сожалению, на практике возникают ситуации, когда в результате хранения мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация становится невидна. В этом случае произведенные расходы могут быть подтверждены ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации, с приложением оригинала чека (письмо Минфина России с 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209).

Некоторые организации могут работать без применения контрольно-кассовых машин, а значит, не должны выдавать чек ККМ. К ним относятся:

1) организации, оформляющие прием денег на бланках строгой отчетносп (например, почтовые отделения, авиакомпании и т.п.);

2) организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся нало гоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, при осуществлении видов предпринимательской деятельности установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ;

3) организации, включенные в специальный перечень Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». К ним, в частности, относятся:

• киоски, продающие газеты, журналы, а также сопутствующие товары при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров должен вестись раздельно;

• продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте, ценных бумаг и лотерейных билетов;

• торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся на этих территориях магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), а также открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

• разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродо-вольственными товарами с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом и т.п.) и т.д.

В первом случае подтверждающими документами будут бланки строгой отчетности (например, квитанция почты об отправке заказного письма).

Во втором случае по требованию покупателя (клиента) выдается документ (товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)). Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения:

• наименование документа;

• порядковый номер документа;

• дата выдачи документа;

• наименование для организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);

• ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

• наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

• сумма оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

• должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

В третьем случае в качестве подтверждающего документа может быть представлен товарный чек с отметкой «Куплено с лотка (в киоске)» и круглой печатью организации продавца, в котором должны быть указаны все ее реквизиты.

Для получения под отчет денег на хозяйственные расходы сотрудник должен написать заявление на имя руководителя организации. Форма заявления может быть произвольной или установленной в организации. После получения разрешающей визы руководителя в кассе по расходному ордеру сотрудник сможет получить деньги под отчет.

Указанное заявление может иметь следующий вид.