Классификаторы

Ранее отмечалось, что современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созда­ны классификаторы технико-экономической и социальной информации. Классификаторы — нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их раз­работке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-эко­номической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

Классификации и кодированию подвергаются объекты в таких областях, как эко­номика, статистика, банковское и таможенное дело и др. Наличие классификато­ров приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощает их ре­гистрацию и контроль, обеспечивает учет и систематизацию. На рис. 2.2 классификаторы разделены на типы по содержанию.

Рис. 2.2. Типы классификаторов

В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных класси­фикаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общерос­сийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Приведем примеры различных по содержанию классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства.

1) Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

2) Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

3) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В качестве примера рассмотрим более подробно ОКУД. Он утвержден постанов­лением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации. В ОКУД приведены кодовые обозначе­ния этих форм и наименования соответствующих форм документов (объектов классификации).

Код формы документа в ОКУД состоит из семи десятичных цифр и контрольно­го числа (КЧ) и строится по следующей схеме:

Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации.

Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм докумен­тов внутри класса и направленность их использования.

Регистрационный номер — это номер формы документа внутри подкласса.

КЧ содержит контрольное число.

В качестве примера в табл. 2.3 приведен код протокола общего собрания (конфе­ренции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1.

Таблица 2.3. Расшифровка кода протокола

Еще один пример (табл. 2.4) — код справки для безналичных расчетов за услуги транспорта(0401028 3).

Таблица 2.4. Расшифровка кода справки

5.По каким признакам классифицируются документы.