Виды классификаций

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наи­более употребительные виды классификаций.

На рис. 2.3 представлена классификация документов по характеру информаци­онных связей предприятия.

Документы

Внешние

Внутренние

Рис. 2.3. Классификация документов по характеру связей

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих орга­низаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином — управленческие документы. Рассмотрим под­робнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляю­щие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отно­шения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лице­вые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 2.4.

Управленческие документы

Организационные

Распорядительные

Информационно-справочные

Документы по личному составу

Рис. 2.4. Классификация управленческих документов

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 2.5).

Входящие

Исходящие

Документы

Внутренние

Рис. 2.5. Документопотоки предприятия

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от дру­гих организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат инфор­мацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи. -

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содер­жанию. Она представлена на рис. 2.6.

Документы

Первичные

Сводные

Рис. 2.6. Классификация документов по содержанию

Первичные - это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные — документы, в которых собраны данные из нескольких первичных до­кументов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей (рис. 2.7).

Документы

Бумажные

Электронные

Рис. 2.7. Классификация документов по типу носителей

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. В следующем разделе мы рассмотрим подробнее группы докумен­тов, выделившиеся в результате классификации документов по типу носителей.

6.В чем преимущество «безбумажной» технологии.

Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

o простота внесения изменений;

o использование заранее заготовленных форм документов не только с указан­ными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

o экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

o оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

o возможность передачи документа по электронной почте любому количеству

адресатов;

o возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного

доступа.

7.Какие реквизиты используются в документах.