Перевірка фонду за топографічним каталогом

Цей спосіб перевірки поширений серед великих бібліотек, бібліотечний фонд яких налічує понад 200 тис. одиниць зберігання. Топографічний каталог – це каталог, в якому картки розміщені відповідно до розташування документів у структурних підрозділах бібліотеки.

Методика перевірки фонду за топографічним каталогом схожа з попереднім способом перевірки, коли звіряння карток здійснюється з наявним фондом. Перевірку фонду виконують два працівники: один знімає документ з полиці, називає інвентарний номер, прізвище автора, назву або перші два слова назви. Інший знаходить у каталозі картку з необхідним інвентарним номером і за умови збігу бібліографічних даних ставить на ній позначку про перевірку та переставляє її у вертикальне положення. На перевіреному документі теж проставляється позначка про перевірку. Із карток на документи, що не знайдені, складається список відсутніх документів, які повторно розшукуються, а згодом стають підставою для підбиття підсумків.

Опис документа на картці для топографічного каталогу складніший,ніж на контрольному талоні нумераційного каталогу. Бібліографічний запис документа на картці складається з інвентарного номера, шифру документа, прізвища автора, його ініціалів, назви твору, номера тому, місця і року видання, вартості видання. Під шифром олівцем скорочено зазначається відділ бібліотеки, в якому знаходиться цей документ.

У топографічному каталозі картки розставляються у чіткий відповідності до розміщення фонду у структурних підрозділах бібліотеки, а в їхніх межах – у послідовності розстановки документів на полицях. Якщо в бібліотеці застосовано систематично-алфавітну розстановку, картки розміщують у межах відділу за шифрами. У нумераційному каталозі контрольні талони розставлено, як правило, за інвентарними номерами. Крім того, робота з топографічним каталогом ведеться постійно, до нього систематично вливаються картки на нові надходження, так як і до нумераційного каталогу, проте він використовується переважно від перевірки до перевірки. Перевірку фонду за допомогою топографічного каталогу здійснюють бригадами (по два працівники в кожній), причому кількість бригад не обмежена, тому що каталог можна розділити на кілька частин,залежно від кількості структурних підрозділів у бібліотеці. Це підвищує оперативність перевірки фонду. Форми індивідуального обліку при цьому способі перевірки не застосовуються.

Видання, не занесені до інвентарної книги, перевіряються згідно з відповідними обліковими документами: картотекою обліку періодичних видань, обліковою картотекою підручників, зошитом видань, що не підлягають інвентарному обліку тощо. Зокрема, перевірка фонду періодичних видань здійснюється за допомогою картотеки обліку періодичних видань, в якій зазначалося про надходження кожного номера видання. Після перевірки на полях такої картки проставляється позначка про наявність видання відповідно до записів.

Аналогічну перевірку проходить дитяча література – тонкі книжки для учнів молодших класів і брошури обсягом до 48 сторінок, які на баланс бібліотеки не беруться. Їх записують у „Зошит видань, що не підлягають інвентарному обліку” та списують за актом один раз на 1–2 роки. Перевіряються ці документи за „Зошитом видань”.

У шкільних бібліотеках інвентарний облік підручників не ведеться. Вони обліковуються груповим способом і відображаються у „Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду шкільних підручників” та у реєстраційній картотеці руху підручників на облікових каталожних картках із короткою бібліографічною інформацією (автор, назва, клас, видавництво, рік видання, ціна). Зазвичай їх перевіряє завідувач бібліотеки – щороку, видаючи їх класним керівникам або безпосередньо учням на навчальний рік і приймаючи у кінці навчального року. Шкільні навчальні посібники перевіряються за обліковою картотекою підручників.

Витрати робочого часу на проведення перевірки бібліотечних фондів можна підрахувати за „Типовими нормами часу на основні процеси бібліотечної роботи”, затвердженими Міністерством культури і туризму

України від 29.12.2008 р. №1631/0/16-08). За один робочий день (8 годин) один працівник може виконувати одну з нижчеозначених операцій:

- написання контрольних талонів – 240 талонів;

- добірка контрольних талонів за інвентарними номерами – 2176 талонів;

- добірка контрольних талонів за абеткою авторів або заголовків – 1200 талонів;

- звірка контрольних талонів з інвентарною книгою, відмітки про перевірку – 1920 талонів;

- перевірка періодичних видань за реєстраційною картотекою – 720 карток.

Крім того, необхідно запланувати час на підготовку до перевірки, на виправлення помилок, підведення підсумків перевірки, складання списків на втрачені видання і акта перевірки фонду. Комплексна норма часу на перевірку кожного примірника – 5 хвилин. Під час перевірки, наприклад, 1000 одиниць зберігання, записаних в інвентарну книгу, одним працівником витрачається 10,4 робочих днів (5 хв.×1000 = 5000 хв.: 60 хв.= 83 години. При восьмигодинному робочому дні ці витрати становитимуть 83:8=10,4 робочих днів).

Робота з перевірки фонду бібліотеки дуже копітка і потребує значних трудозатрат, проте вона важлива для обов’язкового виявлення фактичної наявності документів у бібліотеці та їх зберігання. Після закінчення перевірки виправляються усі виявлені помилки.