Схема базы данных в Access

СУБД MS Access позволяет строить схему базы данных и автоматически поддерживает первичные и внешние ключи.

Схема базы данных (или просто схема данных) является графическим образом БД. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет Access автоматически использовать связи при конструировании форм, запросов, отчетов. Схема данных отображается в специальном окне Схема данных, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями в связанных таблицах (рис. 3).

Рис. 3. Схема БД Студент

Создать схему данных можно двумя способами.

Первый способ предполагает наличие нормализованных таблиц, связывание которых осуществляется в окне Схема данных. Создание схемы данных начинается с размещения в окне всех таблиц, которые должны быть включены в схему. Далее можно приступать к определению попарных связей между ними.

Устанавливая связи между парой таблиц, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле (ПК в каждой таблице отображается жирным шрифтом), по которому устанавливается связь. Далее при нажатой левой кнопке мыши это поле перетаскивается на соответствующее поле подчиненной таблицы. Если устанавливается связь по составному ключу, то необходимо выделить все поля, входящие в составной ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице.

После установления связи открывается диалоговое окно Изменение связи, в котором для ключевого поля главной таблицы определяется поле связи подчиненной таблицы. Для каждого поля составного ключа главной таблицы связь с полем подчиненной таблицы должна быть установлена отдельной строкой. Кроме того, в окне Изменение связи для каждой связи можно задать параметр Обеспечение целостности данных, после чего устанавливаются опции Каскадное обновление связанных полейи Каскадное удаление связанных записей.При этом Access автоматически установит тип связи 1:М (в схеме обозначается как 1:∞). Если таблицы содержат данные, не отвечающие требованиям целостности, связь 1:М не будет установлена, и Access в этом случае выводит соответствующее сообщение.

Второй способ - получение схемы данных из одной ненормализованной таблицы с помощью Мастера анализа таблиц.

Ненормализованные таблицы содержат поля с повторяющимися значениями. Для таких таблиц расходуется дополнительная память, не может быть обеспечен однократный ввод и корректировка данных в полях с повторяющимися значениями, велика вероятность возникновения ошибок.

С помощью Мастера анализа таблиц Access позволяет автоматически или вручную выполнить анализ таблицы и разделить ее на несколько взаимосвязанных таблиц, в которых данные не будут дублироваться. Для полученных таблиц Мастер анализа таблиц создает схему данных, в которой устанавливаются связи 1:М и определяются параметры обеспечения целостности. После процедуры анализа для исходной таблицы будут получены нормализованные взаимосвязанные таблицы.

Однако Мастер анализа таблиц далеко не во всех случаях может правильно выделить повторяющиеся данные в отдельную таблицу. При работе с Мастером предусматривается интерактивное участие пользователя в корректировке предложений по разделению таблицы.

3. РАБОТА С ДАННЫМИ В ОДИНОЧНЫХ ТАБЛИЦАХ. КОНСТРУИРОВАНИЕ ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ

РЕЖИМЫ РАБОТЫ С ОДИНОЧНЫМИ ТАБЛИЦАМИ

В Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы.

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в одиночной таблице БД: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т.п.

В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, то есть задаются имена полей, их типы, описание, свойства и другие параметры.

В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.

Существует также дополнительный режим - Предварительный просмотр, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

3.2 ПОНЯТИЕ ЗАПРОСА В СУБД.
ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ ЗАПРОСОВ

Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы. Запросы позволяют выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результаты в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. Последовательное выполнение ряда запросов дает возможность решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.