Создание новой базы данных

После загрузки MS Access на экране появится главное окно Access. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД или создать новую БД «Создать файл», при выборе которой в области задач изменится режим на «Создание файла». Выбираем команду «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать путь для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать»,после чего будет сохранен файл с расширением .mdb. В главном окне приложения появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных».

2,3,4. Создать необходимые таблицы, согласно предметной области. Установка типа данных (счетчик, текстовый, числовой … мастер подстановок), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц. Опредение первичных ключей в созданных таблицах.

Обратите внимание на замечания!!!

~ Не создавайте связи, пока все таблицы БД не будут иметь нужный «Тип поля» (Мастер подстановки, подстановка в виде списка).

Для создания таблиц в окне БД «Деканат: база данных» выбрать объект Таблицы и щелкнуть на панели инструментов пиктограмму Конструктор. Появится окно Конструктора таблиц.

a) Создание структуры таблицы Группы студентов (см. таблица 1).

В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 1.

Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу <Таb> или щелчок мышью на нужной ячейке.

В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.

При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т.д.

Для создания ключевого поля выделить поле КодГруппы, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения (правой кнопкой мыши) или меню Правка/Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов «Конструктор таблицы». Слева от имени поля появится изображение ключа.

После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее Файл/Сохранить. В окне диалога Сохранение ввести имя для сохранения созданной таблицы: Группы студентов, затем ОК.

b) Создание структуры таблицы Студенты(см. таблица 2).

В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 2.

Для поля КодГруппы выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля, так как в таблице Студенты будут отображаться не коды группы, а их названия. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса, затем щелчок по кнопке Далее (этой кнопки следует переходить во всех последующих окнах). В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки – Группа студентов. В следующем окне выбирается из окна «Доступные поля» — Название, используемое в качестве столбца подстановки, и щелчком по кнопке > переносится в окно Выбранные поля. Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Теперь в разделе Тип данных будет указан тип числовой, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы Группа студентов.

Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Студенты.

c) Создание структуры таблицы Дисциплины (см. таблица 3).

В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 3.

Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Дисциплины.

d) Создание структуры таблицы Успеваемость (см. таблица 4).

В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 4.

Для полей КодДисциплины и КодСтудента выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этих полей, так как в таблице Успеваемость будут отображаться не коды дисциплины и студента, а их названия.

Алгоритм:

1. Мастер подстановки для поля «КодДисциплины» — в окне диалога «Создание подстановки» выбрать первый пункт Объект «Столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» — Далее — Выбираем таблицу или запрос со значениями, которые будут содержать столбец подстановки это Таблица: «Дисциплины» — Далее — Выбираем какие поля содержат значения, которые следует включить в столбец подстановки в окне «Доступные поля» выбираем КодДисциплины и при помощи > переносим в окно «Выбранные поля» — Далее — можно выбрать порядок сортировки списка — Далее — Можно задать ширину столбца постановки — Далее — Задаем подпись, которую содержит столбец подстановки — ГОТОВО!

2. Мастер подстановки для поля «КодСтудента» — в окне диалога «Создание подстановки» выбрать первый пункт Объект «Столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» — Далее — Выбираем таблицу или запрос со значениями, которые будут содержать столбец подстановки это Таблица: «Студенты» — Далее — Выбираем какие поля содержат значения, которые следует включить в столбец подстановки в окне «Доступные поля» выбираем КодСтудента и при помощи > переносим в окно «Выбранные поля» — Далее — можно выбрать порядок сортировки списка — Далее — Можно задать ширину столбца постановки — Далее — Задаем подпись, которую содержит столбец подстановки — ГОТОВО!

Для поля Оценка, необходимо задать подстановку в виде списка оценок.

Алгоритм:

В Свойствах поля вкладка Подстановка и выбрать:

~ Тип элемента управления – Список;

~ Тип источника строк – Список значений;

~ Источник строк – набрать «н/я;2;3;4;5» (без кавычек)

Сохранить структуру таблицы с именем Успеваемость.

5. Установка связи между таблицами (Определить необходимые связи между таблицами).

Сервис/Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных на панели инструментов.

Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы, в котором отображается список таблиц. Выделить все таблицы: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость и выполнить щелчок на кнопке Добавить. В окне Схема данных появятся таблицы, после этого необходимо закрыть окно Добавление таблицы.

Далее необходимо связать таблицы Группы студентов и Студенты (по полю КодГруппы), дважды щелкнув, на линии, соединяющей эти две таблицы. В появившемся диалогом окне Изменение связей необходимо активизировать флажки: Обеспечить целостность данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей, убедится в том, что тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать. В окне Схема документа появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогично связать таблицы Студенты и Успеваемость (по полю КодСтудента), а также Успеваемость и Дисциплины (по полю КодДисциплины).

Закрыть окно Связи. При запросе на сохранение выполнить щелчок на кнопке Да.

5. Заполнение таблиц. Для заполнения таблиц данные выбираются самостоятельно. Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы Студенты.

Заполнение производится по записям, в режиме таблицы, т.е. вводится информация для всей строки целиком.

Для заполнения данными поля Код группы в таблице Студенты использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка.