Создание отчетов

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Создание БД начинается с желания пользователя просмотреть данные и извлечь из разрозненных данных ценную информацию, но не в таком виде, как она представлена в таблице БД. В Access для этих целей предназначены формы и отчеты.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. Хотя отчеты, в отличие от форм, не предназначены для ввода и правки данных,они имею много общего с формами.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью Мастера. Разделы отчета подобны областям формы и включают: Заголовок отчета, Примечание отчета, Область данных, а также Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. В Примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. В режиме Конструктора в отчет также могут быть добавлены элементы управления. Форматирование и группировка элементов управления выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

Автоматическое создание отчета
на основе таблицы или запроса

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется Автоотчетом. Access позволяет на основе выбранного источника данных автоматически создавать отчеты двух форматов: Автоотчет: в столбец и Автоотчет: ленточный. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку.