XXIX. Сортування, пошук і фільтрування даних у базі даних

Сортування даних

За замовчуванням дані в Access 2007 сортуються за зростанням значень по ключовому полю під час відкриття таблиці. Для зміни порядку сортування слід виконати таку послідовність дій:

1. Відкрити таблицю бази даних, дані в якій потрібно відсортувати.

2. Установити курсор у межах поля, за даними якого буде виконано сортування записів.

3. Виконати Основне - Сортування й фільтр - За зростанням (За спаданням). Біля імені поля, за даними якого здійснено сортування, з’являється стрілочка, яка вказує на вид сортування. Для того щоб відмінити сортування, необхідно вибрати кнопку Очистити все сортування групи Сортування й фільтр вкладки Основне.

Для сортування за даними кількох полів з однаковими значеннями параметрів сортування слід виділити ці поля (виділити можна лише сусідні поля) і виконати Основне - Сортування й фільтр - За зростанням (За спаданням). При сортуванні за даними кількох полів спочатку сортування відбувається за даними полів, розміщених ліворуч.

Можна виконати сортування за даними кількох полів, довільно розміщених у таблиці, послідовно виконавши сортування для кожного з них.

При цьому можна використати різні значення параметрів сортування.

Коли ви збережете відсортований об’єкт (таблицю або форму) у режимі таблиці, порядок сортування також автоматично збережеться, тобто сортування буде повторно застосовано при новому відкритті об’єкта.

Описані прийоми сортування можна застосовувати до таблиць, а також до форм і запитів. Сортування в цих об’єктах виконується аналогічно.

Пошук даних

Для пошуку потрібних даних необхідно:

1. Відкрити файл бази даних, у якій потрібно здійснити пошук.

2. Відкрити таблицю або форму, у яких здійснюватиметься пошук.

3. Виконати Основне - Пошук - Знайти.

4. У вікні Пошук і заміна на вкладці Знайти у полі Знайти ввести зразок даних, за яким здійснюватиметься пошук.

5. Вибрати у списку Пошук у ім’я поля таблиці або форми, у якому буде здійснено пошук.

6. Установити у списку Зіставити одне із значень: Усе поле, Будь-яка частина поля, Початок поля.

7. Установити у списку Пошук один з напрямів пошуку: Усі, Угору,Вниз.

8. Установити за потреби відповідні позначки прапорців для пошуку з урахуванням регістру та пошуку з використанням шаблонів уведення (Шукати поля як форматовані).

9. Вибрати кнопку Знайти далі.

Для переходу до наступних записів, значення яких відповідають пошуковому запиту або параметрам пошуку, слід послідовно натискати кнопку Знайти далі.