Зберігання таблиці

База даних, створена в середовищі Access 2007, зберігається з розширенням accdb.

Таблицю можна зберегти також поза базою даних. Для цього виконайте команду Office - Сохранить как/обьект. У наступному діалозі Сохранение обьекта потрібно установити перемикач во внешнем файле або базе данных і потім клацнути по кнопці ОК. З'явиться стандартний діалог зберігання файла, в якому потрібно задати ім'я, формат і місце розташування файла. Можливе зберігання таблиці у форматі електронних таблиць Ехсеl, у форматі текстового файлу.

XXVIII. Зв'язки між таблицями бази даних

Основні СУБД реалізуються при роботі не з окремими таблицями, а з групами взаємозалежних таблиць. На практиці найбільш часто зустрічається зв'язок один - до - багатьох. При такому типі зв'язку кожному запису головної таблиці можуть бути поставлені у відповідність один або кілька записів так званої підлеглої таблиці.

Бази даних, що містять зв'язані таблиці, називають також реляційними базами даних. Для створення зв'язків між таблицями СУБД Access має спеціальне діалогове вікно, що називається Схема данных.

1. Вікно Схема данных відкривають клацанням на однойменній кнопці панелі інструментів або командою Сервис/Схема данных.

2. Якщо раніше ніяких зв'язків між таблицями бази не було, то при відкритті вікна Схема данных одночасно відкривається вікно Добавление таблииы, у якому можна вибрати потрібні таблиці для включення в структуру міжтабличних зв'язків.

3. Якщо зв'язки між таблицями вже були задані, то для введення в схему даних нової таблиці треба клацнути правою кнопкою миші на схемі даних і в контекстному меню вибрати пункт Добавить таблицу.

4. Увівши в схему даних усі таблиці, які треба зв'язати, можна приступати до створення зв'язків між полями таблиць.

5. Зв'язок між полями встановлюють шляхом перетаскування імені поля з однієї таблиці в іншу на відповідне йому зв'язане поле.

6. Після перетаскування відкривається діалогове вікно Связи, у якому можна задати властивості зв'язку, що утвориться (Рис.).

7. Включення прапорця Обеспечение условия целостности данных дозволяє захиститися від випадків видалення записів з однієї таблиці, при яких зв'язані з ними дані інших таблиць залишаться без зв'язку.

8. Прапорці Каскадное обновление связанных полей і Каскадное удаление связанных записей забезпечують одночасне відновлення чи видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їхній зміні в головній таблиці.

Щоб умова цілісності здійснювалася, поле основної таблиці повинне обов'язково бути ключовим, і обидва поля повинні мати однаковий тип.

Установлені зв'язки автоматично використовуються для зв'язування полів у створюваних запитах, формах і звітах. Цей засіб заощаджує час, гарантує отримання правильних результатів при розробці складних форм і звітів, підтримує цілісність бази даних. Дані автоматично захищаються від змін і видалень.