Фільтрування даних

Сортування даних дозволяє упорядковувати їх, однак воно не скорочує кількості записів у таблиці, які доводиться переглядати користувачу. Зручними засобами для перегляду записів є фільтри.

Для відбору записів, дані в яких відповідають певним умовам, використовують фільтри. Для фільтрування даних використовують елементи керування групи Сортування й фільтр вкладки Основне.

Для виконання відбору даних з таблиці використовують такі засоби:

· фільтр за виділеним;

· змінити фільтр;

· розширений фільтр.

Наприклад, для знаходження записів про країни, у яких державний устрій монархія конституційна монархія, з використанням кнопки Фільтр потрібно виконати таку послідовність дій:

1. Зробити поточним поле, за даними якого здійснюватиметься фільтрування, наприклад Державний устрій.

2. Вибрати кнопку Фільтр.

3. Установити у списку позначки прапорців біля одного або кількох значень, які відповідають умові фільтрування, наприклад Монархія і Конституційна монархія.

4. Вибрати кнопку ОК.

Можна здійснювати фільтрування за кількома полями. Наприклад, для визначення країн Африки, у яких державний устрій монархія або конституційна монархія, слід після проведення фільтрування за полем Державний устрій ще провести фільтрування для поля Частина світу зі значенням параметра фільтрування Африка.

Для відміни фільтрування необхідно виконати дії Основне - Сортування й фільтр – Відмінити фільтр. Для повторного застосування уже визначених значень параметрів фільтрування слід знову виконати Основне - Сортування й фільтр - Застосувати.

Під час проведення фільтрування з використанням кнопки Фільтр є можливість задати більш складні умови фільтрування. Так, у списку фільтрування будь-якого текстового поля під час наведення вказівника на напис Текстові фільтри відкривається список умов фільтрування

Вибір будь-якого елемента цього списку відкриває додаткове вікно з полем для введення фрагмента тексту, що стане складовою відповідної умови: Дорівнює, Не містить, Закінчується тощо.

Якщо поле містить числові дані, то список умов буде іншим: Дорівнює, Не дорівнює, Більше, Менше, Між, а для даних дати й часу – Дорівнює, Не дорівнює, Перед, Після, Між.

Для застосування фільтра по виділеному необхідно виконати таку послідовність дій:

1. Виділити фрагмент даних в одному з полів, за яким буде здійснено фільтрування, наприклад Африка.

2. Відкрити список кнопки Виділення

3. Вибрати у списку одну з умов застосування виділеного фрагмента для фільтрування даних, наприклад Дорівнює "Африка".

Для видалення фільтра певного поля слід виконати таку послідовність дій:

1. Вибрати поле, за даними якого було проведено фільтрування, наприклад Державний устрій.

2. Вибрати кнопку Фільтр.

3. Вибрати кнопку Видалити фільтр з Державний устрій.

Для видалення всіх фільтрів необхідно виконати Основне - Сортування й фільтр - Додатково - Очистити всі фільтри.