2015-09-06
321
Основа ИПС – регистрация док.: фиксация факта создания или поступления док. путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим занесением их в регистрационную форму. Цель регистрации – придание док. юридической силы. Регистрируются один раз (поступающие – в день поступления; создаваемые – в день подписания). Создаваемые док. регистрируются децентрализовано по месту создания. При этом существуют единые правила регистрации. Регистрационный индекс состоит из: порядковый регистрационный номер в пределах массива (в течение года); дата; название. Доп. признаки: место исполнения док.; место хранения док.; принадлежность к определенному вопросу, периоду, лицу. Если док. формируется только по названию проставляется только порядковый номер (бух. балансы, протоколы…). Если док. идет в дела по вопросам и корреспондентам, то проставляется № и доп. индекс, определяющий место хранения док. (докладные записки). При регистрации предложений, заявлений, жалоб ставится №, а перед ним буква, означающая первую букву фамилии автора. Если приказ по отделу кадров, то 178 – К. Если док. составлен президиумом, то 178 – П. 178 –л/с – приказ по личному составу. При создании индекса может быть введен порядковый номер массива 2/17 (№2 17 созыва). После регистрации док., регистрационный индекс без изменений переносится в регистрационную форму. Для унификации ИПС в нее вводятся следующие классификаторы:
1) классификатор названия док. разрабатывается на основе применяемых в организации док. Требование – при формировании названий следует придерживаться ОКУД.
2) классификатор корреспондентов составляется на основе перечня названий орг-ций, с которыми данная орг-ция связана в своей деятельности. Требование – названия корреспондентов должны соответствовать ОКПР.
3) классификатор вопросов деятельности
перечень вопросов, входящих в компетенцию организации и ее структурных подразделений.
4) классификатор структурных подразделений
5) классификатор исполнителей
фамилии руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение док.
6) классификатор резолюций
7) номенклатура дел.
Ввод сведений в ИПС осуществляется: с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) вручную; журналы (<600 док.) для док. имеющих только порядковый номер; с помощью множительной техники (копия верха док.); автоматический ввод с клавиатуры. Виды карточек: контрольно-справочные (неисполненные, исполненные док.); по предложениям, заявлениям и жалобам; тематические. Автоматизированная ИПС определяется имеющимся ПО. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения:
Автор(корреспондент) – при регистрации поступающего док.(автоматически) при регистрации отправляемого док. (корреспондентом)
Название вида – в соответствии с названием (для писем не заполняется)
Дата – дата, присвоенная организацией-автором
Индекс – присваивается организацией-автором. переносится с поступившего док.
Заголовок
Резолюция – переносится с док.
Срок исполнения
Отметки об исполнении – дата, индекс ответного док. или краткая запись – решение вопроса
Отметка о направлении в дело – индекс дела по номенклатуре дел
