Электронный документооборот. Основные понятия и возможности

Осн. назначение эл. документооборота: наведение порядка в эл. и бумажных док.; введение комплексной технологии обработки док.; повышение производительности труда. Задачи эл. документооборота: преобразование информации в защищенный управляемый ресурс; эффективное использование осн. информационного ресурса организации; автоматизация и повышение эффективности. Источники док.: эл. док., создаваемые в процессе работы; внутренние бумажные док.; внешние бумажные док.; входящие факс. сообщения; входящие эл. док.; архивные док. Типы док.: бумажные А4; технические чертежи А0 или слайды; спец. бланки; файлы популярных текстовых редакторов; файлы систем CAD. Основные понятия: док. – неструктурированный набор инф-ции; эл. док. – док., хранимый в виде файла на дисках; бумажный док. (оригинал) – док. на бумажном носителе с текстово-графической инф-цией; факсимиле – эл. док., содержащий графический образ оригинального бумажного док.; незащищенные объекты – неэл. области, отслеживаемые системой управления док.; атрибут док. – описательная инф-ция о док., представляющая собой текст ограниченной длины (название, автор, дата); эл. карточка док. – набор атрибутов. Ф-ции эл. документооборота: перевод бумажных док. в эл.; эл. обработка факсов; работа с бумажными док. в эл. форме; централизованное хранение эл. док. (для этого используется технология библ. сервисов; работа с эл док.; разграничение прав доступа пользователей к док.); обязательная регистрация док. путем создания эл. карточки со всеми необходимыми атрибутами; введение версий док.; обеспечение одновременного доступа к док. нескольких пользователей; удобная логическая орг-ция док. путем группировки их по эл. папкам (папки нескольких иерархических уровней); быстрый поиск док. по его атрибутам и содержанию; просмотр и печать; маршрутизация док., согласование, сбор виз и замечаний и управление информационными потоками.