Текстовая (содержательная) часть док-та, особенности ее оф-ния. Ун-ция текстов упр-ких док-тов

Основным элементом форм-ия док-та яв-ся его текст, ради к-ого он сост-ся. Форма изложения текста определяется способом создания док-та, его назначением и видом. Текст – это речевая инф-ия, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текст док-та выражает содержание упр-кого действия.

Текст должен содержать достоверную и аргументированную инф-ию, изложенную ясно, убедительно и кратко. Текст упр-кого док-та излагается официально-деловым стилем, к-ый использует значительно меньший словарный запас, поскольку применяется в замкнутых сферах общ-ной жизни.

Текст док-та может быть составлен на основе: а) унифицированных форм док-та, входящих в УСД; б) унифицированных текстов, составленных для отдельных орг-ий; в) типовых нормативных док-тов, определяющих содержание конкретного док-та (типовое положение, типовые правила). Типы текстов:

1) Традиционная линейная запись связной речи с последовательным оф-нием предложений, соответствующих традициям в служебной переписке. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную инф-ию об упр-ких действиях, применяется при составлении правил, положений, писем, РД, протоколов и т.д.

2) Формализованные типы текстов:

трафарет – традиционная линейная запись, но с пробелами, к-ая заполняется переменной инф-ией, т.е. это заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной инф-ией и пропусками для заполнения переменной инф-ии (справка о месте жительства, о з/п, об учебе).

анкета – опросный лист для получения сведений. Исп-ся при изложении цифровой или словесной инф-ии об одном объекте по набору признаков. Анкетирование яв-ся одним из методов социологических исследований. Анкета содержит перечень заранее подготовленных вопросов, к-ые предполагаю ответы. В анкете текст формализован, инф-ия располагается в строгой последовательности и легко обрабатывается с помощью ЭВМ. Переменная инф-ия в анкете может быть выражена ответом «да», «нет», развернутым ответом, числовым показателем. Анкетные тексты применяются в ОРД, док-тах по материально-техническому сбыту и финансовому сбыту.

таблица – совок-ь данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Таблица применяется для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. В ГОСТ Р 1.5 – 92 «Гос-нная сист. стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оф-нию и содержанию стандартов» есть пункт 4.5 «Таблицы», где называются обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения.

Любая таблица имеет 2 уровня членения текста: 1. вертикальный – графы или колонки; 2. горизонтальный – горизонтальные ряды или строки. Табличные тексты применяются в плановых док-тах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских. В одном док-те допускается сочетать тексты разных типов. Напр., традиционная запись связной речи может быть проиллюстрирована табличным материалом.

Формализованные типы текстов: трафаретный, анкета, таблица – яв-ся главным средством ун-ции форм служебных док-тов. Ун-ция оправдана:

1) экономические преимущества: составление упр-ких док-тов требует меньше затрат труда и времени, работая по образцу,

2) с психологической т.з. в унифицированном тексте можно сразу выделить ключевые моменты сообщения, т.к. такой текст воспринимается в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный;

3) с технической т.з. больше возможностей для применения компьютерной обработки;

4) с правовой т.з. сама форма текста принимает узаконенный вид.

Ун-ция текстов служебных док-тов осущ-ся на основании гостов и др. инструктивных материалов. Ун-ция текстов упр-ких док-тов: метод. рек-ции / Росархив; ВНИИДАД. – М., 1998.

Ун-ция текстов док-тов (УТД)– часть единого процесса совершенствования док-ции упр-ия и позволяет решить задачи: а) упорядочить состав док-тов, б) унифицировать формы и тексты упр-ких док-тов с ориентацией их на автоматизированную обработку, в) сократить затраты на создание док-тов за счет использования стр-рированной инф-ии.

При УТД применяются методы:

содержательной ун-ции. К ним относятся: установление состава форм, создание типовых форм, построение единой модели док-тов, ун-ция и стандартизация рек-тов;

формальной ун-ции – создание общих синтаксических правил построения док-та.

Основа ун-ции текстов – выделение постоянной (сост-ет существо упр-кого действия) и переменной (конкретизирует тему) инф-ии.

Нормативно-методические док-ты в области ДОУ для УТД: ГОСТы, ОСТы, СТП (стандарты предприятий); Общероссийские классификаторы ТЭСИ; ГС ДОУ; УСД; правила, рек-ции федеральных органов власти; ОРД орг-ий; инструкции по ДОУ; табели форм; номенкл. дел орг-ий.

Этапы УТД:

1) опр-ие объекта ун-ции. Объектом могут быть отдельные виды или гр-ы док-тов. Выделяются основные, к-ые несут близкую по смыслу инф-ию, содержат повторяющиеся упр-кие ситуации.

2) анализ текстов док-тов и обобщение его результатов. В ходе анализа сост-ся карта, к-ая включает рек-ты док-та и аннотацию текста.

3) на основе анализа аннотации сост-ся модель текста унифицированной формы. Определяется какая инф-ия должна содержаться в док-те.

4) форм-ие альбомов форм или банка текстовых заготовок. На основе разработанных форм сост-ся альбом форм док-тов орг-ии. В банки текстовых заготовок включаются часто используемые фрагменты текста, фразы.

УТД согласовываются с рук-лями стр-рных подр-ений, с юридической службой и службой ДОУ.