Ун-ция и стандартизация док-ции: ее цели, принципы, объекты. Унифицированные сист. док-ции и их хар-ристика

Ун-ция док-тов – установление единообразия состава и форм упр-ких док-тов (УД), фиксирующих осуществление однотипных упр-ких фун-ий.

Цель ун-ции: а) сокращение неоправданного кол-ва док-тов, применяемых в деят-сти орг-ий; б) типизация форм док-тов (стр-ры, языковых конструкций); в) снижение затрат на подготовку и обработку (трудовые, материальные); г) достижение инф-ионной совместимости различных систем док-ции. Принципы ун-ции:

*Ун-ция от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца док-тов, а на его основе разработке конкретных форм док-тов.

*Единообразие построения форм док-тов и правил построения, оф-ния, обеспечиваемое путем типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к док-там.

*Комплексность ун-ции. Должны предусматриваться все требования к док-там на всех стадиях создания, исполнения, обработки и хр..

*Информативность, т.е. включение в док-ты только тех рек-тов, к-ые нужны для решения конкретных задач, также для придания док-ту юридической силы.

*Сопряжение с действующими сист.ми классификации и кодирования технико-экономической и социальной инф-ии (ТЭСИ).

*Экономичность за счет обоснованного включения док-тов в сист. док-ции и широкого применения бланков.

Стандартизация – возведение в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оф-нию док-тов с целью упорядочения деят-сти в опр-ной области. В Законе РФ «О стандартизации» от 10.06.93: стандартизация – это деят-сть по установлению правил, норм, хар-ристик с целью обеспечения: а) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья; б) технической и инф-ионной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; в) кач-ва продукции; г) экономии всех видов ресурсов.

Т.о., стандартизация – это форма юридического закрепления результатов ун-ции. Ун-ция и стандартизация – основные направления совершенствования док-ции, ведущие к снижению затрат на создание унифицированных док-тов. Объекты ун-ции и стандартизации:

* Термины и опр-ия, к-ые исп-ся при работе с упр-кой инф-ией.

* Организационные стр-ры орг-ия, учр-ий, предприятий.

* Классификаторы упр-ких фун-ий.

* Упр-кая док-ция.

Результатом ун-ции яв-ся создание унифицированных форм док-тов. УФД – совок-ь рек-тов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деят-сти задачами и расположенных в опр-ном порядке на носителе инф-ии. УФД входят в состав унифицированных систем док-ции.

УСД – сист. док-ции, созданные по единым правилам и требованиям, содержание инф-ию, необходимую для упр-ия в опр-ной сфер деят-сти.

УСД включает в себя: а) госстандарты на док-тацию, устанавливающую состав и состояние работы с унифицированными формами док-тов (средства ведения УФД); б) нормы, правила и рек-ции (нормат. док-ты, являющиеся обязательными для всех министерств и ведомств); в) УФД (альбом форм док-тов).

Одновременно разрабатываются классификаторы ТЭСИ, к-ые обеспечивают совместимость обработки данных в автоматизированы сист.х.

В настоящее время действует 8 УСД: 1. УС организационно-распорядительной док-ции; 2. УС банковской док-ции; 3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской док-ции бюджетных учр-ий и орг-ий; 4. УС отчетно-статистической док-ции; 5. УС учетной и отчетной бухгалтерской док-ции предприятий; 6. УС док-ции по труду; 7. УС док-ции Пенсионного фонда РФ; 8. УС внешнеторговой док-ции.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и вед.ми, к-ым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осущ-ся их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм док-тов по мере необх.сти.

Сист. организационно-распорядительной док-ции (ОРД)универсальна, включает в себя: сист. организационно-правовой (ОПД), сист. распорядительной (РД), инф-ионно-справочной док-ции (ИСД).

ОПД – комплекс взаимоувязанных док-в, содержащих правила, нормы и регламентирующих стр-ру, задачи и фун-ии предприятия, орг-ию его работы, права, обязанности и ответственность рук-ва.

В этих док-ах отражается одна из фун-ий упр-ия – орг-ия сист. и процессов упр-ия: создание орг-ии и ее организационно-правовой формы; установление ее стр-ры; опр-ие штатной численности и состава; форм-ие совещательных органов; установление режима работы и др.

К ОПД относятся: устав об орг-ии или положение об орг-ии; положение о стр-рном подр-ении, о коллегиальных и совещательных органах упр-ия; регламенты работы аппарата упр-ия, коллегиального органа; штатное расписание; инструкции; договоры контракты.

ОПД реализует нормы административного права и яв-ся правовой основой деят-ти учр-ия. ОПД проходят процедуру утверждения: в вышестоящей орг-ии (министерство); рук-лем данной орг-ии; коллегиальным органом (совет учредителей). Орг-ый док-ты могут утверждаться актом рук-ля, постановлением, решением, приказом. Цель разработки ОПД – рациональное разделение и кооперация труда между подр-ениями и сотрудниками учр-ия. Действуют ОПД бессрочно, пока не будут отменены или заменены новыми. Все изменения и дополнения вносятся распорядительными актами. Разрабатываются ОПД рук-лем учр-ия или подр-ения с привлечением спец-тов. Текст большинства ОПД состоит из разделов с собственными заголовками и пунктами.

РД – док-ты, регулирующие деят-ть, позволяющую органу упр-ия обеспечивать реализацию поставленных задач и получать эффект от своей деят-ти и деят-ти орг-ий, к-ые им подчиняются. Решения, к-ые содержатся в РД, направлены на совершенствование орг-ой стр-ры учр-ия, содержание произ-венной деят-ти, обеспечение различными видами ресурсов. Решения идут сверху вниз по сист. упр-ия, т.е. РД реализуют упр-ие объектами по вертикали.

В юридическом плане РД – нормативно-правовые акты, к-ые выражают властные полномочия. С т.з. действия РД подр-яются на: 1) акты, действующие на федеральном уровне (от президента, правительства, министерств); 2) действующие на уровне субъектов РФ (края, республики); 3) действующие в пределах отрасли (отраслевые орг-ии федеральной исполнительной власти); 4) действующие в рамках отдельной орг-ии.

Подготовка РД в федеральных органах исполнительной власти осущ-ся в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства «Об утверждении правил подготовки нормативно-правовых актов в федеральных органах исполнительной власти и их гос-нной рег-ии» (последняя ред. 2002 г.). Основанием для издания РД может быть:

необх-ть исполнения принятых законодательством нормативных актов и др. решений вышестоящих органов;

необх-ть осуществления собственной исполнительно-распорядительной деят-ти, вытекающей из задач и фун-ий учр-ия.

С т.з. порядка решения вопросов РД бывают: 1) издаваемые коллегиально правлением, советом, собранием и т.д. (постановления, решения). На этой основе действуют федеральное правительство, органы местного самоупр-ия, гос-ые комиссии и др. 2) издаваемые единолично рук-лем (приказы, указания, распоряжения). Обеспечивается оперативность упр-ия, повышается персональная ответственность рук-ля. На этой основе действуют министерства в лице министров, администрации субъектов РФ, генеральных директоров.

ИСД – док-ты, к-ые содержат объективную и достоверную инф-ию и служат основанием для принятия упр-ких решений. Сущность этих док-тов: 1) выполняют служебную роль по отношению к ОПД,. РД и др.; 2) док-ты этой гр-ы не содержат поручений; 3) инициируют упр-кие решения; 4) идут снизу вверх по сист. упр-ия. Условно ИСД разделяют на 2 гр-ы:

ИСД: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, эл-ое сообщение, телекс, телефонограмма, факсограмма).

САД (справочно-аналитические док-ты): акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.