Док-оборот и его основные этапы. Орг-ия и особенности д/оа учр-ий, направления его совершенствования

Д/о – это процесс движения док-тов с момента их создания (получения) до подшивания в дело (отправки). Д/о — сложный технологич. процесс, хар-ийся различными параметрами, связ. с процессами док-вания и со всей деят-тью орг-ии. Орг-ия д/оа включает все операции по приему, передаче, сост., соглас., оф-нию, удостов. и отправке док-тов.

Осн. хар-ками д/оа яв-ся маршрут движения, к-ый включает все инстанции на пути движения док-та от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и, время, затрачиваемое на прохождение док-тов по этому маршруту. Отсюда гл. правило орг-ии д/оа – операт. прохождение док-та по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Объективные данные о состоянии д/оа можно получить из кач-ых и кол-ых хар-ик его параметров.

К кач-ым хар-ам д/оа относятся: *хар-ристики док-топотоков (состав док-тов, их содержание); *маршруты движения док-тов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения док-тов); *периодичность (стадии д/оа);* направленность движения.

Д/о как технологич. процесс делится на неск. частей — потоков, обеспеч-их прямую и обратную связь в упр-ии. Под док-потоком (потоком док-тной инф-ии) понимается сложившееся или организованное в пределах инф-ой сист. движение данных в опр-ном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Док-опотоки различают по направлению и по отношению к упр-кому объекту. По направлению выделяют горизонт. потоки, связывающие орг-ии одного уровня упр-ия, и вертик. (восход. и нисход.) связывающие орг-ии различных уровней, напр., руководящий орган власти и подчиненные ему учр-ия и орг-ии, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восход. потоки — это входные док-ты, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие док-ты подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисход. потоки - это док-ты, направляемые вышестоящими органами власти и упр-ия подчиненным орг-иям.

По отношению к упр-кому объекту выделяют вход., исход. и внутр. док-топотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как инф-ия поступивших док-тов исп-ся для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий док-топоток любой орг-ии складывается из:

док-тов вышест. орг-ий (органов власти и упр-ия, центральных аппаратов мин-тв и др.). В состав этих док-тов входят директивные указания, нормат. и методич. акты, к-ые яв-ся основанием для рук-лей в орг-ии произ-венной, упр-кой, технической, экономич., социальной и иной деят-ти. По видовомусоставу к этим док-там относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методич.е указания и рекомен.; док-тов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деят-ти. По видам док-тов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хоз-ой, соц-ой, упр-кой деят-ти), инициативных докл. записок, писем, актов; док-тов от несоподчин. орг-ий, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения инф-ии.

Исходящие док-ты создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные док-ты, требующие или не требующие ответа. Инициативные док-ты всегда значительно превышают гр-у ответных док-тов. Мотивы создания исходящих док-тов диктуются напр-ми деят-ти орг-ии и ее инф-ыми запросами. В исход. док-топотоке выделяется гр-а распорядит. док-тов (при условии, что орг-ия имеет подвед-ые орг-ии) и инф-ых (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, док-ты по их выполнению.

Внутренний док-топоток сост-ют док-ты, создаваемые и используемые в самом аппарате упр-ия, не выходящие за его пределы. Происх-ие этих док-тов совпадает со сферой их применения. Внутр. поток обесп-ет целенаправленное решение упр-ких задач в пределах одного учр-ия, орг-ии. К внутр. относятся организ-ые док-ты, определяющие задачи, фун-ии орг-ии в целом, а также ее стр. подр., компетенцию, права и обяз-ти долж. л., правила выполнения отдельных видов деят-ти — положения, уставы, учр. договоры, долж. инстр., регламенты; правила, шт. распис. и др. Фун-ию оперативного регулир. деят-ти учр-ий выполняют распор-ые док-ты, издаваемые рук-вом, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самост. гр-ы внутр. док-топотока сост-ют протоколы и акты, плановые и отчетные док-ты, док-ты по учету матер. и денеж. средств, оборудования, личного сост. и т.д.

Каждый док-топоток имеет достат. стабильный маршрут движения, к-ый зависит от состава и содерж. док-тов, степени реглам-ии фун-ий рук-лей и стр. подр., распред. обяз-ей между рук-ми и от принятой в орг-ии технологии работы с док-ами.

Маршрут движ. входящих док-тов зависит и от принятой в учр-ии технологии работы с док-тами.

Объем д/оа подсчитывают на основе данных учета док-тов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первонач. обраб. и отправки, а также по рег-ым формам в службе делопроиз-ва и в стр-рных подр-ениях. Т.к. рег-ия ведется в пределах отдельных гр. док-тов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема д/оа нужно проводить по выделенным участкам рег-ии.

Общепринятая методика подсчета д/оа предусм-ет выражение его объема дробью, в числителе к-ой указывают кол-во подлинников, а в знаменателе — кол-во копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие док-ты сост-ся на неск. стр-ах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета док-тов — однократность.

Направления совершенствования д/оа:

- четкая реглам-ия маршрутов движ. док-тов; - выбор наиболее оптимальной сист. рег-ии док-тов.