Орг-ия и порядок форм-ия дел в учр-иях различных уровней упр-ия. Соврем. нормат.-метод. база, определяющая требования к форм-ию дел в делопроиз-ве

Форм-ие дел – гр-ирование исполненных док-тов в дело, в соотв. с номенкл. дел и сист.т. док-тов внутри дела. Дело – совок-ь док-тов, относящ. к 1 вопросу или участку деят-ти, помещ. в отдельн. обложку.

Прав. форм-ие дел способствует: а) операт. поиску необх. док-тов, б) обеспеч. их сохранность, в) уст-ет порядок в орг-ии ДП, г) облегчает обраб. дел перед арх. хр-м, проведением ЭЦД.

Правила форм-ия дел:

- необх. соблюдать подшивку только в делах, предусм. номенкл. дел, в соотв. с заголовками;

- док-ты подш-ся в дела только после их окончат. исполнения;

- док-ты подш-ся в дела в день их исп-ия, (если это невозм., то в инстр. по ДП д.б. установлен окончат. срок сдачи законченных ДП док-ты);

- док-ты могут подш-ся в дела со всеми приложениями и доп-ми матер.;

- док-ты пост. и врем. ср.оков хр. форм-ся в отдельные дела;

- в дела подш-ся не более 1 копии док-та;

- каждое дело должно содержать не более 250 листов;

- дела форм-ся за 1 календ. год (искл. сост-ют переходящие дела).

Порядок форм-ия дел:

Внутри кажд. дела док-т д.б. сист-ан, т.к. от послед-ти расположения док-тов внутри дела зависит время их оперативного поиска. Осн. принцип расп-ия ддок-ов – хронологич., при этом док-ты располагаются, начиная с раннего и заканчиваются поздним.

Порядок форм-ия: по алфавиту; по номерам; в логической послед-ти решения вопроса.

Сист-ия внутри дела:

Распоряд-ые док-ты форм-ся в дела по видам их хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции утв-ся в кач-ве самост-ого док-та, гр-ируются в самост-ые дела. Если они утв-ся распоряд-ми док-тами и яв-ся приложением к ним, то гр-ируются вместе с указанными док-тами.

Док-ты коллег-ых органов гр-ируются в 2 дела: протоколы заседаний и принятых решений; док-ты к заседаниям коллегий.

Утв-ые планы, отчеты, сметы, лимиты гр-ируются отдельно от их проектов, при чем независимо от времени поступления. Плановые или отчетные док-ты хранятся в делах того года, к к-ым они относятся по содержанию.

Порядок форм-ия док-тов по личному составу: внут. опись док-тов дела; заявление о приеме на работу; личный листок по учету кадров; автобиография; копия док-тов об образовании; выписка из приказов; дополнение к личному листу по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих располагают по алфавиту.

Предложения граждан форм-ся отдельно от док-тов по личным вопросам.

Переписка гр-ируется в пределах календ. года в хронологич. послед-ти.

Квитанции, счета, наряды, накладные и др., имеющие порядк. № размещ. по №.

Форм-ие дел состоит:

А) раскладка док-тов по папкам и подшивка док-тов,

Б) располож. док-тов внутри дела в опр-ной послед-ти,

В) оф-ние обложки дела (при заведении дела и после завершения года).