Эл-ый д/о: проблемы его внедрения и использования

Соврем. порядок ведения дел на предприятиях и в орг-иях требует большого объема работы с док-тами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить к-ые, не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации яв-ся использование соврем. технологий и максимальная автом-ия всех этапов работы с док-тами. К тому же, появление за последние время достаточного кол-ва доступных вычислит. мощностей и кач-венного программного обеспеч. к ним делает подобное решение легко реализуемым и эконом-ым.

Автом-ия д/оа позволяет более продуктивно орг-ать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и эл-го образцов док-та посредством исп-ия техн-ий сканир-ия, распозн-ия и печати док-та, делает легко доступным переход от бумажной версии док-та к эл-ой и обратно. Т.о., открывается способ безболезненного переноса док-тов из бумажного представления в эл-ое, при этом появ-ся возможность использования преимуществ компьютеров.

Сущ-ют общие практически для любых организаций проблемы, к-ые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного д/оа. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деят-ти для рук-ва, к-ая возникает после внедрения сист. электронного д/оа.

Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать док-ты.

Пост. стр-рные изменения в орг-ии, слабая формализация бизнес-процессов.

Необх-ть обеспечения юридической силы док-тов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необх-ть взаимод-ть с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных стр-р в ассоциированных орг-иях или вед.х, с к-ыми идет постоянная работа.

Кроме этих, сущ-ют специфические для опр-ных типов организаций проблемы.

Внедрение сист. автом-ии делопроиз-ва поднимает отдельную проблему. После проведения соответствующего анализа док-топотоков и особенностей делопроиз-ва, выяснения потребностей (объема и глубины автом-ии) и в результате принятия решения о покупке конкретной сист. возникает масса проблем этапа внедрения. Это закупка необх. техники, установка серверной и клиентских частей программного обеспечения, настройка сист. на делопроиз-во конкретной орг-ии, обучение пользователей, первоначальное параллельное ведение бумажного и электронного делопроиз-ва.

В результате внедрения сист. электронного д/оа удается достичь:

*повыш. исполнит. дисциплины;

*повыш. продуктивности работы отдельных сотр-ков и подр-ений в целом;

*сокращ. времени исп-ия поручений;

*оптимизации маршрутов прохожд. док-тов;

*повыш. оперативн. получения необх. инф-ии;

*кач-ого улучшения контроля разл. направл. деят-ти предпр-я;

*повыш. оперативн. и кач-ва принятия упр-их реш. за счет более адекватного отражения реальной ситуации в упр-ой модели.