Орг-ия и технология работы с обращениями граждан

Письменные обращения. Обращения граждан регистрируются гр-ой док-ного обеспечения (канцелярией) в регистрационно-контрольной карточке либо в журнале или компьютере в день их поступления. В случае поступления д-та непосредственно в какое-либо структ. подр-ение орг-ции он должен быть передан в отдел док-ного обеспечения для рег-ии. Конверты к обращениям (письмам) сохраняются и прикладываются к д-ту.

В картотеку (компьютер) заносятся ФИО заявителя, регион, откуда поступило обращение, входящий №, дата рег-ии, краткое содержание вопроса с обязательным указанием орг-ции или должн. лица, действия к-ых оспаривает заявитель. Входящий регистрац. номер обращения указывается в регистрационном штампе и может состоять из индекса подр-ения, в к-ое направляется обращение для разрешения, и порядкового номера.

Коллективные обращения регистрир-ся с пометкой «Коллективное» на фамилию первого заявителя, к-ому и направляется ответ с просьбой уведомить о нем др. заявителей. В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

Первый экз-р карточки с распиской структ. подр-ения в получении д-та помещается в контрольную картотеку, второй – в картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий – вместе с д-том передается в структ.подр-ение-исполнитель. После исполнения заявления, жалобы первый экз-р карточки со всеми отметками об исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений. С момента поступления обращений и рег-ии начинается отсчет срока их исполнения.

При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрац. номер, а в соответствующей графе регистрац.-контрольной карточки указывается регистрац. номер первого д-та. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка «Повторно» и подбирается предшествующая переписка. Повторными считаются обращения, если со времени подачи первого заявления, предложения,жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в послед-ем для рассмотрения, повторными не считаются и учитываются под регистрац. номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (напр. А-1/1, А-1/2, А-1/3). Обращение м.б. оставлено без рассмотрения и подшито в дело по решению рук-ля, если:

Заявителю ранее сообщалось, что поставленные им вопросы в компетенцию орг-ции не входят или реш-ние по нему принято вышестоящим органом;

Обращение явл-ся повторным и не содержит новых данных, а все изложенные в нем доводы ранее полно и объективно проверялись, о чем заявитель уведомлялся;

Содержание обращения лишено логики и смысла;

Заявитель страдает психическим заболеванием, к-ое подтверждается мед. док-тами;

Обращение содержит выражения, оскорбляющие честь и достоинство сотрудников орг-ции и др. лиц, а также нецензурные выражения.

Личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию орг-ции, осущ-ся ее рук-лем, заместителями, рук-лями структ. подразд-ний в соответствии с утвержденным графиком, к-ый вывешивается в приемной. При личном приеме граждан их письм. и устные обращения регистрир-ся в отделе док-ного обеспечения на карточках или в журналах. В журнале отмеч-ся дата приема, ФИО гражданина, существо вопроса и рез-т его рассмотрения.

Канцелярия ведет централизованный учет поступивших обращений граждан, осущ-ет контроль их исп-ния, представляет рук-ву необх.е сведения и справки. Обращение, пришедшее по почте, либо представленное при личном приеме гражданина, после его исполнения снимается с контроля рук-лем орг-ции.