Подготовка и передача дел в архив орг-ии. Основные требования к оф-нию дел

В архив орг-ции передаются все дела пост., врем. хр. (свыше 10 лет), дела по личному составу. Перед-ся службой ДОУ или структ. подр-ением. Передача дел провод-ся только по описям и в соответствии с составленным зав. архивом графиком. Вместе с делами в архив перед-ся РКК (регистр.-контр. карточки). Заголовок каждой карточки д.б. включен в опись. Дела врем. хр. (до 10 лет) в архив не перед-ся. Принимая дела сотрудник архива сверяет каждое дело с описью. Зав.архивом расписывается в приеме дел на всех экз-рах годовых разделов описи, указывает дату приема и кол-во принятых дел. Один экз.описи возвращ-ся сдатчику, остальные остаются в архиве.

Оф-ние дела – подготовка дела к хр. в соответствии с установленными правилами. Законченные делопр-вом дела пост. и врем. хр. после окончания календарного года, в к-ом они были заведены, подлежат оф-нию, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и «Основными правилами работы ведомственных архивов». Комплекс работ по оф-нию дел включает:

1. Подшивка д-тов в дела. Оф-ние дела начин-ся с момента их заведедния в делопр-ве и заверш-ся в процессе подготовки к сдаче в ведомств. архив. Оформ-ие дел провод-ся сотрудниками службы ДОУ или раб-ми структ. подразд-ий. Оф-ние дел м.б. частичным и полным. Дела врем. хр. (до 10л.) обраб-ся упрощенно, частично. Они остаются в скоросшивателях. Листы не нумер-ся. Сдаются в архив по номенкл. дел, но могут хран-ся и в структ. подразд-ях для справочной работы. Дела пост., врем. (свыше 10л.) хр. и дела по личному составу подлежат полному оф-нию. Из них удаляются метал. скрепки. Дела переплетаются или перешив-ся прочной ниткой в 3-5 проколов. Листы нумер-ся и состав-ся заверительная надпись. Наиболее ценные д-ты (рукописи, чертежи) не подшив-ся, а вкладываются в папки, конверты.

2. Нумерация листов. Для обеспечения сохранности д-тов и удобства их исп-вания все листы дела нумеруются. Требования: черным графитным карандашом в правом верхнем углу не задевая текста д-та; листы внутренней описи нумеруют отдельно; лист заверит. надписи не нумер-ся; каждый том дела нумеруют отдельно; лист любого формата подшитый за 1 край нумер-ся как 1 лист, даже если он сложен, если д-т сложен пополам и подшит за середину он нумер-ся как 2 листа; иллюстрации, фото нумер-ся на оборотной стороне в верхнем левом углу; подшитые в дело конверты с вложениями нумер-ся самостоятельно, вложения в конверт нумер-ся очередным номером за конвертом; в случае пропуска при нумерации небольшого кол-ва листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв. Это же делается если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой; если в нумерации допущено много ошибок, все номера зачеркиваются и дело нумеруется заново.

3. Составление заверит. надписи. Она состав-ся для учета кол-ва листов в делах пост. и врем. (свыше 10л.) хр.. Состав-ся на отдельном листе-заверителе, к-ый располаг-ся в конце дела. В заверит. надписи цифрами и прописью указ-ся число пронумерованных листов и отдельно через знак + число страниц внутр. описи (если она есть). В заверит. надписи отраж-ся со ссылкой на соответствующий акт изменения в составе и состоянии д-тов (повреждения, замена подлинников копиями) и особ-сти нумерации листов (наличие литерных номеров, пропущенные номера, конверты с вложениями). Заверит. надпись не м.б. расположена на обложке дела или обороте последнего листа. Пишется разборчиво, в ней указ-ся дата составления, должность, фамилия составителя и его подпись.

4. Обложка дела. ГОСТ 17.914-72 «Обложки дел длительного хр.. Типы, размеры, технические треб-ния». При заведении дела на его обложку выносят ряд сведений по ном-ре дел: наименование структ. подразд-ния; делопр-ный индекс дела; заголовок дела; срок хр. дела. При подготовке дела к передаче на архивное хр. эти данные уточн-ся и дополн-ся. На обложке дел, подлежащих пост. хран-ию, предусмотрено место для наименования архива, в к-ый они будут переданы и место для кодов гос-ного и ведомств. архивов. Наимен-ие орг-ции д.б. в именит. падеже. Если оно менялось в течение года, то пишется старое в скобках, новое дописыв-ся под ним. Индекс и заголовок дела перенос-ся на обложку в начале года из ном-ры. При подгот-ке дела к хран-ию его заголовок провер-ся и уточн-ся. Порядок расположения рек-тов заголовка: вид дела (переписка,журнал и т.п.); вид д-тов (протоколы, акты); автор или корреспондент; вопрос, отражающий содержание д-тов.

5. Составление внутр. описи д-тов. Состав-ся в случае, когда дело имеет особо ценные д-ты (определ-ся инструкцией по делопр-ву). Форма: №п/п, индекс д-та, дата, заголовок, номера листов д-тов в деле, примечания. К описи состав-ся заверительная надпись.