Обеспечение сохранности документов

1. Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

2. Государственное хранение архивных документов - постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукопис­ными отделами библиотек и музеев.

3. Ведомственное хранение архивных документов - хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

4. Депозитарное хранение документов - хранение в архиве, му­зее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собствен­ником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

5. Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, биб­лиотеке.

6. Документ постоянного хранения - документ, которому в со­ответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

7. Документ временного хранения - документ с установлен­ным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уни­чтожению.

8. Ограничительный срок секретного хранения архивных доку­ментов - срок засекречивания сведений, установленный законода­тельными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

9. Учет архивных документов - установление количества и со­става архивных документов в единицах учета и фиксация принадлеж­ности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

10. Централизованный государственный учет документов Ар­хивного фонда Российской Федерации - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в ор­ганах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

11. Единица хранения архивных документов - учетная и классифи­кационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

12. Единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве.

13. Учетные документы архива - комплекс документов установ­ленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

14. Внутренняя опись документов дела - учетный документ, со­держащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Контрольные вопросы:

1. Что такое «понятие» в профессиональном языке?

2. Какие понятия относятся к общим понятиям в документоведении, документационном обеспечении управления и архивном деле?

3. Какие понятия применяются в «документоведении»?

4. Какие понятия применяются в информационной составляющей документа?

5. Какие понятия применяются в организации работы с документами?

6. Какие понятия применяются в архивном деле?

7. Какие понятия применяются при обеспечении сохранности документов?