1. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
2. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
3. Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
4. Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.
5. Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
6. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
7. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
8.Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
|
|
9. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
10. Оттиск - изображение клише печати на бумаге.
11. Клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.
12. Мастичная печать - печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.
13.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.
14. Штемпельная краска - специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.
15. Штемпельная подушка - материал, несущий в своем объеме штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы клише печати при его контакте со штемпельной подушкой.
16. Печатающий элемент - участок клише печати, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу.
17. Пробельный элемент - участок клише печати, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.
18. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
19. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
20. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
21. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
22. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
|
|
23. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
24. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
25. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
26. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
27. Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.