Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Видеограмма документа – изображение документа на экране электро-лучевой трубки.
Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
Делопроизводство – отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.
Документирование – это процесс создания и оформления документа.
Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98); информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.
Документ на машинном носителе – это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.
Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Официальные документы – документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.д.), присущий тому или иному виду письменного документа; обязательный элемент оформления официального документа.
Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ 51141-98).
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.
Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………............................. | |
РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ……………………………… | |
1.1. Введение в дисциплину……………………………………………….. | |
1.2. Понятие документа……………………………………………………. | |
1.3. Функции документа…………………………………………………… | |
1.4. Свойства и признаки документа……………………………………… | |
1.5. Способы и средства документирования……………………………... | |
1.6. Материальные носители документной информации………………... | |
РАЗДЕЛ 2. НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ | |
ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЮ………………….. | |
2.1.Требования к составу реквизитов……………………………………... | |
2.2. Правила оформления отдельных реквизитов………………………... | |
2.3. Схемы расположения реквизитов…………………………………….. | |
2.4. Формуляр-образец документа………………………………………… | |
РАЗДЕЛ 3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ…………………………………… | |
РАЗДЕЛ 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ……………………………... | |
4.1. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ | |
4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации…. | |
4.1.2. Составление и оформление отдельных видов | |
организационно-правовых документов…………………………………... | |
4.2. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ | |
4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации…………... | |
4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов……... | |
4.3. СИСТЕМА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 4.3.1. Назначение и состав справочной документации………………….. | |
4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных | |
документов…………………………………………………………………. | |
4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических | |
Документов…………………………………………………………………. | |
РАЗДЕЛ 5. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ…………………... | |
РАЗДЕЛ 6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ………………….. | |
6.1. Организация и технологические особенности сущности | |
конфиденциального документа…………………………………………… | |
6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения……………………………………………… | |
7. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ………………………………….. | |
8. СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ………………………………… |
[1] ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[2] Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» Принят Государственной Думой 9 июля 2004 года № 98-ФЗ