Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом руководителя. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем.

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении конфиденциальной информации. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти» от 03.11.94 года.

Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Конфиденциально

Экз. №1

или

КТ

Экз. №1

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет большое значение в достижении цели ее защиты. Специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности, утверждают, что порядка 80 % конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме, несомненно, играют важную роль в достижении экономических успехов.