Вопрос 15 Класифікація документів: поняття, основні принципи

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация (лат. classic — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия — членами деления;

одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т. е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);

Род (класс) — это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид — второй уровень деления. При этом родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т. е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т. п.).

Третий уровень деления — подвид. За ним следует разновидность и т. п., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации