Технологии

Существующее определение: документ — это зафиксирован­ная на материальном носителе информация с реквизитами, по­зволяющими ее идентифицировать (где реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа) [43], — на наш взгляд, в свете изложенного подхода недостаточ­но полно и адекватно существующим реалиям, поскольку за его рамками остались некоторые весьма важные свойства документа как сообщения.

Для передачи или хранения информации используют разли­чные знаки (символы), позволяющие выразить (представить) ее в некоторой форме. Этими знаками могут быть слова и фразы в че­ловеческой речи, жесты и рисунки, формы колебаний, матема­тические знаки и т. п. Совокупность знаков, отображающих ту или иную информацию (сведения), называется сообщением. Так, при телеграфной передаче сообщением является текст телеграммы, представляющий собой последовательность отдельных знаков —

букв и цифр. При разговоре по телефону сообщением является непрерывное изменение во времени звукового давления, отобража­ющее не только содержание, но и интонацию, тембр, ритм и иные свойства речи. При передаче движущихся изображений в телевизионных системах сообщение представляет собой измене­ние во времени яркости элементов изображения.

Таким образом, сообщение представляет собой кодированный эквивалент события, зафиксированный источником информации и выраженный с помощью последовательности условных физи­ческих символов (алфавита), образующих некоторую упорядочен­ную совокупность [31].

Передача сообщений (следовательно, и информации) на рас­стояние осуществляется с помощью какого-либо материального носителя (бумаги, магнитной ленты и т.д.) или физического про­цесса (звуковых или электромагнитных волн, электрического тока, являющихся также материальными носителями). Физический про­цесс, отображающий (несущий) передаваемое сообщение, назы­вается сигналом.

В целях выяснения сходства и отличия свойств сообщения и документа рассмотрим следующую математическую модель сооб­щения [15]:

М(х, t),

где переменная х характеризует его месторасположение в физи­ческом пространстве X, х е X; переменная t характеризует его местоположение во временном пространстве Т, t e Т.

Это вполне естественно, так как отображение информации (прием-передача сообщения) происходит в пространственно-вре­менном континууме. При этом особый интерес представляют два предельных случая:

1) М(х) — сообщение локализовано только в физическом про­странстве конечного объема % с X точки хине зависит от /, по­скольку отображение информации одинаково в любой момент времени, т.е. М(х, t) = М(х). Отображение считывается сканирова­нием по пространству и одинаково в любой момент времени, интервал времени х на съем информации определяется только средой существования сообщения; как правило, х -» 0, поскольку информация воспринимается практически мгновенно;

2) M(t) — сообщение существует только во временном интер­вале х с Т точки t и не зависит от х, поскольку присутствует во всех точках пространства X, т.е. М(х, t) = M(t). Отображение счи­тывается сканированием во времени, объем пространства на съем информации ограничивается только воспринимающим объектом; как правило, х -» 0.

Первая запись означает, что для отображения информации (из­готовления сообщения) используется только пространственное

изменение физических параметров материи, материального пред­мета, сосредоточенного в конечном объеме пространства %, что характеризует применение традиционных технологий изготовле­ния сообщений (документов). Примерами таких предметов: твер­дых объектов с меняющимися в пространстве, но устойчивыми во времени характеристиками, — могут служить: азбука Брайля для слепых, грампластинка, CD (изменяется рельеф поверхности носителя), аудиопленка, дискета (изменяется намагниченность поверхности носителя), кинопленка (изменяется прозрачность носителя) и др. Для электронного сообщения в пассивном (не активированном) состоянии магнитный носитель есть та же са­мая страница с буквами, где «буквы» отображены «раскраской» поверхности носителя в виде различной ориентации соответству­ющих магнитных доменов его физического пространства. Таким образом, отображение информации параметрами предмета харак­теризуется конечным объемом пространства и относительно бес­конечным временем существования (если пренебречь старением материального носителя).

Вторая запись означает, что для отображения информации (из­готовления сообщения) используется только временное измене­ние физических параметров материального сигнала, процесса, наблюдаемого в интервале времени т, что характеризует приме­нение активных электронных технологий изготовления сообще­ний (документов). Примерами таких процессов являются соответ­ствующие сигналы с изменяющимися во времени, но устойчивы­ми в пространстве физическими характеристиками, отобража­ющими собственно информацию: акустические, аналоговые элек­тромагнитные сигналы (изменяется амплитуда, фаза, частота сиг­нала); дискретные электромагнитные сигналы (изменяется уро­вень сигнала «О» или «1», частота следования импульсов) и др. При этом активное электронное сообщение (ЭС) принципиаль­но должно отображаться в последовательном виде, так как время передачи, в течение которого сигнал индицируется на контакте, конечно, а объем контакта (пространства) можно считать нуле­вым.

Следовательно, в настоящее время существуют два принципи­ально отличных (относительно системы восприятия человека) вида носителей сообщения (документа): предмет и процесс — и соот­ветственно два направления защиты: традиционная защита носи­теля сообщения (документа) и новое направление — защита ин­формационных технологий как процессов обработки электрон­ных сообщений (документов).

Главной характеристикой предмета в качестве носителя сооб­щения (документа) является неизменность его параметров в тече­ние длительного времени, что позволяет ему успешно выполнять функцию транспортировки во времени, т.е. хранения сообщения

(документа). При передаче и обработке электронного сообщения (документа) оно существует в форме процесса, что позволяет ему более успешно выполнять функцию транспортировки информа­ции в пространстве.

В качестве иллюстрации взаимопреобразования и взаимопере­ходов внутренней (структурной) информации, внешней (опера­тивной) и соответствующих им сведений и сообщений рассмот­рим следующий пример [15]. При оплате покупки в супермаркете кассир считывает информацию с бумажного аналогового доку­мента (штрихового кода товара) специальным устройством, пре­образующим его в электронный запрос в базу данных о цене това­ра. В ответ на электронный запрос компьютер выдает электрон­ный ответ, поступающий в кассовый аппарат. Контроллер кассо­вого аппарата на основе электронного ответа формирует элект­ронное сообщение (электронный образ будущего документа) — чек на покупку, который преобразуется в бумажный аналоговый документ с соответствующими реквизитами (документообразу-ющими признаками) — чек с указанием даты, стоимости, сдачи, времени и пр. Ни одно из промежуточных электронных сообще­ний не зафиксировано на носителе, каждый существует только как процесс. Хотя цена покупки, время, номер кассы, наимено­вание магазина где-то хранятся в памяти кассового аппарата, но это всего лишь отдельные компоненты, а не электронный доку­мент в целом.

Приведенный пример наглядно демонстрирует использование принципа гетерогенности управления и связи, обусловливающе­го различие в целевой направленности понятий документ и сооб­щение. Так, в понятии «документ» проявляется прежде всего уп­равленческая, социально-регулятивная функция правоотношений, а в понятии «сообщение» превалирует функция коммуникативная именно как средства обеспечения в первую очередь информаци­онного обмена и взаимодействия.

Поскольку технологии изготовления сообщений (документов) относятся к информационным, приведем существующее опреде­ление этого понятия [63].

Информационные технологии — процессы, методы поиска, сбо­ра, хранения, обработки, предоставления, распространения ин­формации и способы осуществления таких процессов и методов. Следовательно, в процессе изготовления электронного сообще­ния (документа) участвуют следующие объекты: компьютеры, данные (другие ЭС), сетевые (телекоммуникационные) средства и информационные технологии

Коренным отличием новых (цифровых, электронных) инфор­мационных технологий от традиционных аналоговых является то, что при изготовлении электронного сообщения (документа) от­сутствует его привязка к конкретному (уникальному) носителю.

Так, в ходе его изготовления исчезают все параметры характери­стик носителя аналогового сообщения (документа) в виде пред­мета, определяющие его единственность, уникальность и отли­чие от других, что существенно затрудняет определение его подлинности и облегчает возможность подделки.

Таким образом, электронное сообщение (в том числе и доку­мент) может существовать в виде предмета в аналоговой среде и в виде процесса в цифровой среде. Принципиальное отличие этих сред обусловливает существование двух качественно разных на­правлений в защите электронного информационного обмена: за­щиту предмета как собственно результата отображения информа­ции и защиту процессов преобразования, т.е. технологий, инва­риантных к защищаемой информации. Первое направление ха­рактерно для статической формы представления информации физическими свойствами объекта. Информация фиксируется па­раметрами предмета, которые должны быть постоянны в течение жизненного цикла документа, причем доступ к их измерению (на­блюдению) ограничивается. В этом случае говорят о защите ин­формации, понимая защиту предмета⁴-носителя от несанкциони­рованного доступа. Такая форма представления информации ха­рактерна для аналоговой среды существования документа, тем не менее она имеет место и в электронной среде при хранении, на­пример электронного сообщения (документа) в устройствах па­мяти.

Методы защиты зафиксированной аналоговой информации (сообщения-предмета), достаточно хорошо отработаны теорией и практикой применения традиционных аналоговых документов [2, 26, 64]. Поэтому защита электронного сообщения (документа) в аналоговой форме существования не имеет принципиальных от­личий от защиты традиционных аналоговых сообщений (докумен­тов).

Принципиальным отличием защиты электронного сообщения как процесса является не защита информации, а защита самой технологии его изготовления в ходе создания сообщения (доку­мента) в виде объекта или процесса. Поэтому основным требова­нием к защите информации является сохранение отношения упо­рядоченности знаков, символов, ее отображающих (т.е. изомор­физма). При защите технологии в качестве главного требования выступает сохранение отношения упорядоченности компонентов ее составляющих.

С этой точки зрения более адекватным представляется следу­ющее определение информационной технологии. Информационная технология — это заданная сектором действенности (государством, ведомством и т.п.) определенная последовательность примене­ния процессов, методов поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способов осу-

ществления таких процессов и методов. Поэтому любое сообще­ние М является функцией соответствующих отображаемых сведе­ний / и информационной технологии (технологии отображения сведений в сообщения Г и обратно):

MfF(l₂ Т).

Таким образом, с учетом инвариантных свойств понятия ин­формация и определения информационной технологии представ­ляется целесообразным задать сообщение в виде следующей его обобщенной формальной модели:

М= F(U_H, S,Z,K, У, С_с, Н),

где М — сообщение; Ц_н — целевая направленность содержащихся в нем сведений; S — содержание сведений, отражаемых в сообще­нии; Z — пространственно-временные характеристики сообще­ния; Я — язык преобразования (алфавит, правила, способы, мето­ды, алгоритмы, программы) сведений в сообщения и обратно, в том числе при изменении носителя информации, устройств вос­произведения, фиксации, сбора, передачи, хранения, обработки, ввода-вывода сообщений; У — устройства (технические средства), обеспечивающие взаимодействие источника и приемника при при­еме-передаче сообщений, а также их обработку, в том числе регист­рацию, сбор, хранение, копирование, редактирование, ввод-вывод сообщений, воспроизводство сообщения в форме, пригодной для восприятия человеком, и т.д.; С_с — способ сохранения (закрепле­ния, записи) сведений на носителе; Н — носитель информации.

В первом приближении переменные, функцией которых явля­ется сообщение, могут быть заданы следующим далеко не пол­ным перечнем.

1. Целевая направленность сведений, отраженных в сообщении,
определяющая область их применения:

• научно-техническая информация;

• экономическая информация;

• управленческая информация;

• технологическая информация;

• производственная информация;

• юридическая информация;

• справочная информация;

• социальная информация;

• медицинская информация;

• прочая информация (в том числе художественная, религиоз­ная, музыка, искусство, литература).

2. Содержание сообщения — различные сведения, отражаемые в сообщении и определяющие его прагматическую ценность.

3. Пространственно-временные характеристики сообщения — све­дения о его местонахождении в определенный момент времени.

4. Языки (алфавиты, правила, способы, методы, алгоритмы,
программы) преобразования информации (сведений и соответ­
ствующих им сообщений), в том числе при изменении носителя
информации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, пе­
редачи, хранения, обработки, ввода-вывода сообщений:

• алфавит преобразования сведений в сообщения:

буквы, цифры;

символы иероглифических систем письменности;

• знаки — математические и химические, почтовые, картогра­фические, железнодорожные и пароходные, метеорологические, астрономические, правил уличного движения, прочие системы специальных знаков и условных обозначений (знаки радиоэлект­ронных схем, технологических процессов и т.п.);

• преобразования:

информации (сведений и сообщений) — кодирование-де­кодирование, транслитерация, транскрибирование; носителей; технических средств; алгоритмов, программ, правил;

5. Устройства, обеспечивающее взаимодействие источника и при­
емника при приеме-передаче сообщений, а также их обработку:

• средства ручной обработки;

• оргтехника;

• кинофототехника;

• электронно-вычислительная техника;

• средства и каналы связи.

6. Способ сохранения (закрепления, записи) информации:

• тексты;

• графика (рисунки, чертежи, карты, изображения, видеома­териалы и т.п.);

• представление пространственных данных;

• аудиоинформация;

• аудиовизуальная информация;

• цифровая и аналоговая информация, записываемая различной регистрирующей аппаратурой;

• перфорация (от азбуки для слепых до кодовых комбинаций на перфоносителях).

7. Носитель информации:

• бумажный носитель для традиционных средств полиграфии, печатающих устройств, перфолента, перфокарта;

• магнитные и магнитооптические носители — магнитная лен­та, магнитные диски, CD ROM, оперативная память;

• микрофильмовые носители и кинофотоматериалы — микро­фильмы, микрофиши, фотоносители, киноматериалы;

• устройства отображения — табло для алфавитно-цифровой информации, экраны, самописцы;

• сигналы — переносчики сообщений, передаваемых по лини­ям связи.

Например, метаинформация о сообщении (т.е. сообщение о сообщении) имеет аналогичную семиуровневую структуру:

1) идентификационная информация, способствующая одно­
значной идентификации сообщения, его места в совокупности
взаимосвязанных сообщений (документов), а также его связей с
другими сообщениями (документами), фондами документов, вла­
дельцами и т.п.;

2) описание информации, включаемой в сообщение (документ): лингвистические средства, раскрывающие содержание сообщения (документа) — классификации, классификаторы, рубрикаторы, тезаурусы и дескрипторные словари, прочие словарно-термино-логические средства;

3) реферативно-библиографические данные в соответствии с принятыми нормами описания конкретного вида сообщения (до­кумента), в том числе год и место его издания;

4) описание структуры сообщения (документа), применяемой системы кодирования, а также правил, алгоритмов, программ, обеспечивающих работу с ним;

5) описание технических средств, необходимых для обработки сообщения (документа) и содержащихся в нем сведений;

6) описание способов сохранения информации, а также опе­раций, разрешенных над сведениями, включаемыми в сообщение (документ);

7) описание рекомендуемых типов носителей информации для данного сообщения (документа).

2.1.3. Отличительные свойства документа

Документ как частный случай сообщения обладает всеми ин­вариантными свойствами информации, но в отличие от сообще­ния документ также обладает рядом свойств (функций и призна­ков), налагаемых на него социумом или его частью (сектором действенности) в целях его последующего общественного исполь­зования.

Отличительной характеристикой документа является возмож­ность использования его (как сообщения о юридическом факте) в качестве инструмента, регулирующего отношения в социальной среде, что обеспечивается обществом в лице государства.

В правовой сфере есть понятие «юридический факт» — преду­смотренные в законе обстоятельства, при которых сохраняются или изменяются (возникают, прекращаются) конкретные право­отношения между участниками взаимодействия. Поскольку лю­бой сектор действенности есть часть иерархически структуриро-

ванного общества, то можно построить иерархию секторов, на­пример государство, министерство, отрасль, фирма, семья и т. п.

Отсюда следует, что участниками электронного взаимодействия являются сектора из неодушевленных объектов. В этом случае сектор действенности накладывает на свои объекты (по аналогии прав и обязанностей субъектов) определенные возможности и ограниче­ния. В электронном секторе правила (алгоритмы) трактовки элект­ронных сообщений детерминированы, заданы извне, но также до­водятся («сообщаются») «членам» (программно-техническим объек­там) сектора. Как и в социальной среде, эти возможности и ограни­чения относительно объектов сектора действенности электронного сообщения определяются внешней силой, в качестве которой выс­тупает субъект, определяющий состав и конфигурацию программ­но-технических средств, правила доступа, алгоритмы, порядок об­работки, передачи и хранения электронных сообщений в системе.

Таким образом, все требования, отличающие документ от со­общения, формируются его сектором действенности. Поэтому до­кумент представляет собой явление исключительно социальное, присущее только общественной жизни мыслящих субъектов: в мире животных документа нет и быть не может, хотя обмен информа­цией (сообщениями) имеется.

Назначение документа — признаваемое обществом, т.е. леги­тимное, объективно существующее формальное информационной основание для тех или иных действий участников информационно­го обмена. В широком смысле понятие «документ» означает следую­щее [15]. Документ — это сообщение о факте, которое признается в рамках сектора действенности легитимным (юридическим) осно­ванием для установления, сохранения, изменения, прекращения определенных взаимоотношений между членами сектора.

Таким образом, выделяются два взаимосвязанных аспекта, характеризующие особые свойства документа, отличающие его от сообщения в широком смысле:

1) правовой аспект, определяющий юридическую и управлен­ческую силу документа, т.е. формальное основание для опреде­ленных взаимоотношений (взаимодействий), признаваемое груп­пой общества (сектором действенности);

2) технологический аспект, позволяющий подтвердить или опровергнуть статус проверяемого сообщения как документа пу­тем формирования и последующей проверки необходимых доку-ментообразующих признаков, закрепленный определенным сек­тором действенности способом, результат отображения инфор­мации в виде изделия, которое может быть предъявлено сектору как некоторый предмет или процесс.

Второй аспект определяет требования к структуре документа, выделяя в ней переменную и постоянную части документа: содер­жание и атрибуты.

2 Бардаев

При предъявлении изделия-документа сектору требуется, что­бы содержащиеся в нем сведения были неизменными, т.е. тожде­ственными в момент создания. Это может быть достигнуто тем, что некоторые параметры, прямо связанные с отображением ин­формации (содержанием) предъявляемого документа, должны быть не случайны, а заранее заданы и известны членам сектора действенности. Поскольку сведения произвольны, неслучайным может быть только оформление: атрибуты документа и техноло­гия его создания, преобразования, передачи и хранения.

Примером, подтверждающим правильность такого подхода, могут служить п. 3 и 4 ст. 11 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [57], который чет­ко устанавливает, когда электронное сообщение становится элек­тронным документом и таким образом получает юридическую силу: «электронное сообщение, подписанное ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, признается документом, равнозна­чным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативны­ми правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носи­теле. В целях заключения гражданско-правовых договоров или офор­мления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обме­нивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭЦП или иным ана­логом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нор­мативными правовыми актами или соглашением сторон, рассмат­ривается как обмен документами». Так закон четко различает по­нятия «электронное сообщение» и «электронный документ».

Таким образом, сектор действенности, определяя технологию изготовления документа, задает ряд параметров (документоооб-разующих признаков), значения которых для предъявляемого до­кумента являются необходимым условием признания не только отсутствия искажений его содержания (как достоверного сообще­ния), но и его соответствующего статуса (т.е. собственно доку­мента). Следовательно, документ как изделие должен характери­зоваться двумя группами параметров:

1) основными (условно-переменными), отражающими содер­жание;

2) вспомогательными (условно-постоянными), эталонными.

Вспомогательную группу параметров будем называть атрибута­ми документа, включая в их состав и реквизиты документа как частный случай априорно заданных (эталонных) констант реали­зации документа в виде предмета или процесса.

Только тогда, когда в адекватности им атрибутов предъявлен­ного документа будет убежден сектор действенности, возникают

основания для признания сектором информации документиро­ванной, сообщения — документом, а его содержания (сведений) — юридическим фактом. Поэтому в состав документа-изделия не­пременно входит ряд эталонных (условно-постоянных) парамет­ров. Задаваемые сектором действенности эталонные параметры должны быть не только считываемы с предъявляемого докумен­та, но и сравнимы (совпадают или нет) с параметрами эталона. Следовательно, в ходе процедуры предъявления документа в обя­зательном порядке осуществляется измерение его эталонных па­раметров определенными сектором действенности средствами из­мерения. При этом если отличие всех измеренных параметров от параметров эталона лежит в допустимых пределах, разрешенных сектором (т.е. в пределах допустимой погрешности измерения), то изделию присваивается статус документа, в противном случае изделие бракуется.

Окончательное решение о признании сообщения с признака­ми документа документом принимается в момент его предъявле­ния сектором действенности после проведения процедуры аутен­тификации — измерения и сравнения его параметров с эталон­ными (т.е. процедуры проверки его подлинности). Следовательно, корректное задание документа определяется:

• сообщением, закрепляющим сведения по определенной сек­тором действенности технологии;

• эталоном, подлежащих считыванию с сообщения (докумен­та) обязательных параметров (примером такого эталона может служить формуляр документа, содержащий перечень реквизитов и требований к ним);

• сектором действенности.

С учетом изложенного формальная модель документа может быть представлена в следующем виде:

А = \Щ Э^; S_Vk),

где D, — /-й документ; M_t — /-е сообщение на материальном носи­теле; Э^ — набор эталонных параметров (реквизитов), определя­ющих возможность отнесения подмножества параметров сообще­ния Mi к разрешенному множеству эталонных параметров К, ха­рактеризующих документы данного вида; S_Vk — сектор действен­ности множества документов вида V, определяемого К.

Общественное использование документа обеспечивается его предъявлением (демонстрацией) по требованию сектора действен­ности в заранее неопределенных точках пространства и моментах времени. Отсюда вытекают следующие дополнительные свойства, которыми должно обладать сообщение, чтобы стать документом [15]:

• доступность — понимаемая как физическая возможность из­
мерения заданных параметров изделия-документа (содержания,

атрибутов, технологии) определенными сектором действенности средствами в заданных точках «пространства —времени» в тече­ние конечного времени с момента возникновения потребности в его предъявлении;

• подлинность — при любом предъявлении сообщения (доку­
мента) значения его считанных физических параметров при срав­
нении их с эталонными (заданными сектором) должны находиться
в допустимом диапазоне, заданном при его создании (в началь­
ной точке жизненного цикла);

«легитимность — предъявляемое сообщение, рассматриваемое как документ, должно содержать параметры, объективно подтвер­ждающие правомерность использованных на протяжении жизнен­ного цикла документа технологий.

Таким образом, если сообщение содержит документоообразующие признаки (параметры), называемые реквизитами, то оно признает­ся документом после положительного результата проведения проце­дуры их аутентификации (проверки подлинности). Для электронно­го документа таким реквизитом является электронная цифровая под­пись либо удостоверительное письмо, составленное создателем до­кумента на машинном носителе по ГОСТ 6.10.4—84 [36].

2.2. Функции сообщений и документов

Каждое сообщение, в том числе и документ, обладает опреде­ленными функциями. Функция сообщения (документа) отражает его целевую направленность независимо от того, осознана или не осознана она автором.

Изучение функций позволяет:

• определить и уяснить подлинную цель создания сообщения (документа) и заключенной в нем информации;

• правильно понять роль и ценность сообщения (документа) в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;

• провести более четкую научную классификацию сообщений (документов);

• определить и сформулировать требования к их содержанию и форме и, следовательно, частично — к технологии их создания и обработки;

• подвести теоретическую базу под рационализацию докумен­тооборота и отчасти управления.

Любое сообщение (документ) полифункционально, т.е. в од­ном и том же сообщении (документе) всегда одновременно при­сутствуют различные функций с разной степенью проявления. Поэтому разграничить их можно только условно для удобства клас­сификации и анализа.

Поскольку понятия «сообщение» и «документ» неразрывно свя­заны с материализацией информации (см. подразд. 2.1), обобща­ющей (интегральной) функцией сообщения (документа) слу­жит информационная. Характерная особенность информацион­ной функции состоит в том, что она отражает процессы, проис­ходящие в материальном мире; она присуща всем без исключе­ния сообщениям (документам) как первопричина появления лю­бого из них.

Информационная функция имеет сложную структуру. Важней­шим качеством документа, выполняющим эту функцию, является его информационная емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации. Она определяется такими показателями, как полнота, объективность, достоверность, опти­мальность, актуальность информации. На информационную функ­цию оказывают влияние специфика и способы поиска, хранения, передачи, использования информации, а также ее доступность.

Все остальные функции документа в принципе можно тракто­вать как различные аспекты, составные части, подфункции именно информационной функции, основополагающей функции, по­скольку они базируются на разных модификациях или интерпре­тациях содержащейся в документах информации. Однако специ­фика этих аспектов столь существенна, что позволяет каждой из них с полным правом претендовать на статус самостоятельной функции.

Критерием классификации функций является специфика со­держания документа, которая в свою очередь определяется по­требностью в реализации той или иной общественной функции. Эта потребность и обеспечивает целенаправленный характер до­кументирования явлений и объективной действительности.

В целях выявления инвариантной (относительно социума) струк­туры функций сообщения (документа) и их основных взаимосвя­зей применим принцип функционально-семантической декомпо­зиции. Осуществим с помощью указанного принципа (в соответ­ствии с его критериями) декомпозицию интегральной информа­ционной функции (рис. 2.2) исходя из того, что ее целевой на­правленностью является удовлетворение и обеспечение потреб­ностей социума в необходимой информации.

Главной целевой функцией документа является социальная, поскольку любой документ содержит социально значимую инфор­мацию, т.е. информация о процессах, проходящих в обществе. Социальная функция документа состоит:

• в его принадлежности к выражению интересов определенно­го социального слоя, группы, индивидуума;

• запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, отражающей устройство и функционирование об­щества;

■ ■. Рис. 2.2. Иерархическая инвариантная модель системы функций документа

• степени отражения в нем деятельности, места и роли конк­ретного человека, тех или иных социальных групп данного обще­ства на определенной ступени его развития.

Социально значимым, т.е. выполняющим определенную соци­альную функцию, является любой документ, поскольку он по­рожден той или иной общественной формацией. Социальная ин­формация может содержаться в документе как в готовом виде, не требующем расшифровки, так и в форме, которая позволяет из­влечь ее только в результате анализа с помощью применения спе­циальных приемов исследования.

Существование общества (поддержание устойчивого равнове­сия между его слоями) обеспечивается в первую очередь его куль­турой (многовековой системой ценностей), определяющей и упо­рядочивающей текущую систему ценностей (и их приоритетов) в обществе на данном историческом этапе его развития.

Поэтому следующая важнейшая функция документа — куль­турная, где она выступает в качестве средства закрепления, со­хранения и передачи культурной традиции. Документы, в которых превалирует эта функция, фиксируют и закрепляют системы цен­ностей, поведения и деятельности, традиции, навыки, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе на всем историчес­ком пути его развития.

Принятая в обществе система ценностей обеспечивается пра­вовой функцией, которая законодательно ее оформляет и закреп­ляет в определенных пространственно-временных рамках (напри­мер, свод законов Российской Империи, законы СССР, законы РФ, законы США). Таким образом, правовая функция — функ­ция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе, отражающая и законодательно закрепляющая приня­тую в нем на определенном (пространственно-временном) этапе его развития систему ценностей. Она позволяет вырабатывать и закреплять правовые нормы и правила взаимоотношений челове­ка, общества и государства в соответствии с многовековой куль­турной традицией, воплощенной в системе ценностей данного социума, его нравственностью и моралью. Все документы по сте­пени проявления правовой функции можно подразделить на две категории:

1) долговременного проявления правовой функции — изна­чально ею наделенные в момент создания и сохраняющие ее дли­тельное время до момента вывода данных документов из действия;

2) кратковременного проявления правовой функции — при­обретающие ее в зависимости от возникшей ситуации и отноше­ния содержания документа к установлению юридических фактов, и, как правило, на непродолжительный промежуток времени.

К первой категории относятся документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, вле­кущие за собой юридические последствия: правовые акты орга­нов государственной власти (законы, указы, постановления); су­дебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями и орга­низациями (приказы, распоряжения, инструкции); документы, фиксирующие договорные отношения: между государствами (пак­ты, договоры); между государством и учреждением; между учреж­дениями (договор поставки); между лицом и государством; между лицом и учреждением (трудовое соглашение, контракт); между частными лицами (купчая, расписка). В эту категорию также вхо­дят паспорта, дипломы об образовании, свидетельства о рожде­нии и браке, справки с места работы и места жительства и оправ­дательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счет­но-платежные требования на отпущенную продукцию и т.д.).

Ко второй категории принадлежат любые сообщения, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах след­ствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управле­ния.

В принципе любое сообщение может быть доказательством и тем самым временно будет наделено правовой функцией (в этом

случае оно приобретает статус документа). Так, сообщение, при­знанное судом в качестве вещественного доказательства, приоб­ретает характер юридического факта и, следовательно, правовую функцию.

Все документы, относящиеся к первой категории в еще боль­шей степени, чем управленческие документы, играют социаль­но-регулятивную роль.

Управленческая функция обеспечивает преобразование законо­дательно закрепленной системы ценностей на данном этапе раз­вития общества в систему адекватных ей управляющих воздей­ствий (предписаний), осуществляющих ее реализацию (внедре­ние) в текущую жизнь общества в рамках установленного право­вого поля.

С управленческой функцией документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют докумен­ты, созданные для управления и (или) обеспечивающие процесс его реализации, т.е. наиболее значительный массив документа­ции. К ним относятся: документы организационно-распорядитель­ного характера (положения, уставы, постановления, распоряже­ния, решения, приказы, протоколы, предписания), а также до­кументы отчетно-информационные (справки, сводки, служебные письма, отношения). Управление может быть эффективным лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей, ин­формации, которая позволяет принимать своевременные и пра­вильные решения. Поэтому основное свойство документов, обла­дающих управленческой функцией, — их оперативный характер.

Требование оперативности дополняется требованием оптималь­ности решений и других управляющих воздействии, фиксируемых документом.

Управленческие документы преобразуют требования право­вых и нормативно-правовых документов в конкретные управля­ющие предписания органам исполнительной власти и другим органам и учреждениям для выполнения определенных действий в соответствии со складывающейся в обществе ситуацией в це­лях стабилизации функционирования и совершенствования как государственной системы в целом, так и каждого члена данного социального института и данного общества в его конкретной социальной роли.

Документы, выполняющие управленческую функцию, можно классифицировать в соответствии с элементами государственного управления (прогнозирования, планирования, работа с инфор­мацией, принятие управленческих государственно-властных ре­шений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, планирование, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров).

Управленческие документы отражают в специфической форме как структуру, так и стадии и циклы управления, и оказывают серьезное воздействие на процесс управления. В управленческой функции документ представлен прежде всего в регулятивной, нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

Доведение управляющих воздействий (предписаний) до субъек­тов социума и обеспечение их взаимодействий путем осуществле­ния информационного обмена между ними выполняет коммуни­кативная функция. Следовательно, коммуникативная функция до­кумента — это функция организации и поддержания информаци­онного взаимодействия (обмена) между членами общества и между различными частями общественной и государственной организа­ции. У коммуникативной функции две подфункции, что позволя­ет соответственно выделить две категории документов:

1) документы, ориентированные в одном определенном на­
правлении: сверху вниз (т.е. от законодателя к исполнителю, от
начальника к подчиненному) и снизу вверх (от исполнителя к
начальнику);

2) документы двухстороннего действия, взаимосвязанные между
собой (служебная и личная переписка, договоры и т.д.).

Осуществление коммуникативной функции с заданной степе­нью достоверности, сохранности и конфиденциальности сообще­ний (документов) в ходе осуществления информационных взаи­модействий между субъектами социума обеспечивает функция за­щиты информации. Преднамеренное закрепление (сохранение) информации от исчезновения (разрушения) путем ее материали­зации и выполнения заданных требований по обеспечению ее до­стоверности, сохранности и конфиденциальности в целях после­дующего правомочного использования для обеспечения деятель­ности общества определяет основное содержание функции защи­ты информации. Эта функция присуща всем сообщениям (доку­ментам), а не только документам, содержащим информацию ог­раниченного доступа или информацию, содержащую государствен­ную тайну. Документам этих групп присваивают отличительные обозначения, чтобы облегчить их выделение из общего документ­ного массива, создать строго регламентированные условия рабо­ты с ними и тем самым предотвратить несанкционированный доступ к содержащимся в них сведениям.

Подфункцией функции защиты информации является архив­ная функция, обеспечивающая особые условия хранение наибо­лее ценных для жизнедеятельности общества документов в тече­нии продолжительных периодов времени.

Подфункцией архивной функции является функция истори­ческого источника. Реализуя функцию исторического источника, документ выступает в качестве источника исторических сведений

о развитии общества. Эту функцию приобретает только часть наи­более ценных создаваемых в обществе документов и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и по­ступят на хранение в архив.

Функция учета выступает в качестве необходимого условия, обеспечивающего выполнение всех рассмотренных функций.

Функция учета есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении сведений, связанных с хозяйственными, демографическими и любыми другими видами общественной, экономической и государственной деятельности. По сути учет — это необходимый начальный этап любого вида деятельности возможного в человеческом обществе. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления деятельности государ­ства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфи­ческой форме весьма широкий спектр различных сведений.

Информацию (сведения), содержащуюся в документах, мож­но подразделить на ретроспективную (относящуюся к прошло­му), оперативную (текущую) и перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие системы классификации инфор­мации, в частности разделение ее на первичную и вторичную, динамическую и статическую, по жанрам, видам, носителям, срокам использования и т.д.

Любой документ (сообщение) всегда сочетает в себе одновре­менно (синтезирует) весь спектр рассмотренных функций, часть из них находится в активном (проявленном) состоянии, а часть — в пассивном, которые при создании определенных условиях (си­туации) могут быть проявлены. Поэтому полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной его функции (в акте управления преобладает управленческая, но он выполняет и информационную, коммуникативную, соци­альную, культурную, а также функцию исторического источни­ка). Например, указ — информационную, культурную, коммуни­кативную, социальную, управленческую, правовую, исторического источника; аттестат зрелости — информационную, культурную, социальную, правовую, исторического источника. Активность той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа (сообщения) в общественных отношени­ях, данной социальной системе, процессе управления. Таким об­разом, одни функции со временем полностью исчерпываются и вытесняются другими, также объективно заложенными, как и первые, при создании сообщения (документа).

Как уже отмечалось, принцип гетерогенности управления и связи также обусловливает различие в целевой направленности понятий «документ» и «сообщение». Так, определяющей функди-

ей в понятии «документ», является прежде всего управленческая, социально-регулятивная функция, а в понятии «сообщение» пре­валирует функция коммуникативная именно как средства обеспе­чения в первую очередь информационного обмена и взаимодей­ствия между субъектами социума. Следовательно, функции сооб­щения и документа как такового различаются в основном целе­вым назначением, т. е. сообщение выступает прежде всего как сред­ство обеспечения коммуникации субъектов социума, а документ — как регулятор социальных отношений; остальные функции иден­тичны и отличаются только степенью активности и конкретным наполнением содержания, определяемым необходимостью ре­ализации той или иной общественной потребности.

2.3. Основные признаки документа

В документоведении главным объектом изучения и исследова­ния является документ в любых формах его представления.

Процессы изучения и исследования документа как предмета, являющегося результатом осознанной человеческой деятельности, строятся на основе общенаучных, частных и специальных мето­дов, а также использования общефилософских категорий.

Одним из основополагающих понятий в документоведении яв­ляется понятие «качество документа», под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и осо­бенностей, позволяющих выделить его из среды других предме­тов, созданных человеком.

Признак документа — показатель (параметр, атрибут), по ко­торому возможно определить тот или иной предмет, как доку­мент (см. подразд. 2.1).

Признаки документа подразделяют на внешние и внутренние.

Внешние признаки документа — признаки, отображающие фор­му и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты).

К внутренним признакам документа можно отнести его язык, стиль, юридическую и управленческую силу.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью, однако существует определенная груп­па элементов, присущих любому документу, поскольку определя­ет его юридическую силу, т.е. позволяет его идентифицировать именно как документ, а не как сообщение. К их числу относятся: авторство; наименование вида документа; датирование; удостове­рение, — которые в совокупности с формой и размером докумен­та, способом документирования и используемым носителем до­кументированной информации составляют документообразующие признаки.

Авторами (создателями документа) могут быть юридические и физические лица. Юридическими авторами — авторами служеб­ных документов — являются учреждения, организации, предпри­ятия. Физические лица выступают авторами документов, состав­ленных от своего имени. Такими документами могут быть личные письма, заявления, жалобы, предложения, рапорты.

Авторы могут быть индивидуальные и коллективные. Если до­кумент составлен одним учреждением (предприятием) или од­ним физическим лицом, то он имеет индивидуального автора. Если документ разработан двумя или более министерствами (организа­циями) или физическими лицами, то автор такого документа называется коллективным.

В настоящее время на официальных документах наименова­ние организации, учреждения, являющейся автором документа, указывается, как правило, на первом листе документа в левом верхнем углу. Оно должно полностью соответствовать наимено­ванию, закрепленному в учредительных документах данной орга­низации.

Если в учредительных документах закреплено сокращенное или условное наименование организации, то оно пишется в скобках ниже полного. В документах должна быть указана подчиненность данной организации министерству, ведомству. Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указываются не более трех степеней подведомственности.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках: русском и нацио­нальном.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в учредительных документах организа­ции. Оно должно располагаться ниже наименования на русском языке.

Наименование структурного подразделения организации ука­зывается в том случае, если оно является автором данного доку­мента; его располагают ниже наименования организации. Наиме­нование организации — автора документа — обычно указывается в именительном падеже.

Вид документа — классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, име­ющих общее назначение и единую структуру построения (напри­мер, протоколы — один вид, приказы — другой, отчеты — тре­тий и т.д.). Разновидность документа — более узкое, частное по­нятие. Она детализирует, уточняет характер деятельности, доку­ментируемой тем или иным видом. Например, акт экспертизы, акт приемки, акт инвентаризации.

Указание вида документа — обязательный элемент его оформ­ления. Оно дает первое, самое общее представление о документе, его целевом назначении, юридическом значении и характере из­ложения информации и определяет структуру его построения.

Одним из основных элементов оформления документа являет­ся датирование, которое обеспечивает ему прежде всего юриди­ческую и управленческую силу.

В документах выделяются авторские даты, к которым относят­ся даты составления и подписания документа.

Особую роль в характеристике документа играют даты, отно­сящиеся к его содержанию. Документ может содержать даты ви­зирования, опубликования и вступления его в силу, а также даты резолюций и служебных пометок. В процессе отработки докумен­та на нем проставляются даты поступления в организацию (уч­реждение), регистрации, рассмотрения, исполнения, печатания и др.

Большое значение при оформлении документа имеет состав его удостоверения. В него входят: подпись, печать и гриф утверждения.

Подпись на документе является обязательным элементом его оформления. Она проставляется лицом, которое несет ответствен­ность за содержание данного документа.

В настоящее время подпись официального документа состоит из наименования должности лица, его подписавшего, личной подписи, а также инициалов и фамилии.

Право подписи на официальных документах имеют только упол­номоченные должностные лица организации. Такие полномочия определяются локальными нормативными актами (уставами, по­ложениями, приказами).

От имени организации документы, как правило, подписывают руководитель и его заместители (согласно приказу о распределе­нии обязанностей).

Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право подписи может предостав­ляться и другим сотрудникам организации.

На документах разных видов может ставиться разное количе­ство подписей.

Одна подпись ставится на документах, издаваемых единона-чально. Так, одним должностным лицом подписываются распоря­жения, доверенности, телефонограммы и другие документы.

Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц или структурных подразделений, то на нем ставятся две подписи и более. Так, гарантийные письма подпи­сывают руководитель организации и главный бухгалтер; трудо­вые договоры (контракты) подписываются работодателем и ра­ботником; акты проверок подписываются всеми членами комис­сии.

Во всех случаях подпись ставится обязательно на первом эк­земпляре документа. При необходимости могут подписываться и другие его экземпляры.

Под лицом, подписавшим официальный документ, не всегда следует понимать его автора, так как должностные лица, подпи­сывающем служебные документы, выступают не в качестве само­стоятельных авторов, а как представители организаций (учрежде­ний).

Ряд документов кроме подписи удостоверяются проставлени­ем оттиска печати. Для заверения документов применяются гербо­вые и различные негербовые печати. Использование печатей для удостоверения документов определяется соответствующими ин­струкциями и руководствами [28, 44].

Если решение вопросов, изложенных в документе, входит в компетенцию вышестоящего должностного лица или организа­ции, то после подписания такой документ подлежит утвержде­нию. Необходимость утверждения документов определяется соот­ветствующими нормативными актами [64, 70].

Утверждение — это способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия доку­мента на определенный круг подразделений, должностных лиц, работников.

Обязательному утверждению подлежат следующие документы: штатное расписание, акты проверок, ревизий, приема-сдачи ма­териальных ценностей, должностные инструкции и т. п.

Утверждение документов может проводиться тремя способа­ми: грифом утверждения, изданием соответствующего распоря­дительного документа, большинством голосов.

Важнейшим внутренним признаком документа является его юридическая и управленческая сила.

Юридическая и управленческая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленной технологи­ей его изготовления и оформления.

Из определения следует, что для приобретения документом юридической и управленческой силы при его изготовлении долж­ны выполняться следующие необходимые требования.

Прежде всего это требование законности. Любой документ дол­жен соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих ор­ганов и организаций; основываться на фактах и содержать конк­ретные и реальные указания или предложения; не дублировать тре­бования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необ­ходимости иметь ссылку на них. Кроме того, на обретение доку­ментом юридической и управленческой силы оказывает влияние компетенция издавшего его органа. Компетенция того или иного

органа управления определяется на основе действующих норма­тивных актов.

Чтобы издаваемый документ приобрел бесспорность, обяза­тельность для всех лиц, кому он адресован и чьи действия в буду­щем будут основаны на его положениях, документ должен быть изготовлен и оформлен по определенной технологии. Несоблюде­ние при подготовке документа технологии изготовления и офор­мления принижает, а иногда и полностью лишает документ юри­дической и управленческой силы.

Элементы оформления документа играют важную роль в обре­тении юридической и управленческой силы, однако значение их в этом вопросе различно. Так, отсутствие в документе почтового адреса организации затрудняет работу с данным документом, но не влияет на его юридическую и управленческую силу. А отсут­ствие подписи должностного лица в приказе или грифе утвержде­ния в акте делают эти документы в правовом смысле бессильны­ми.

Таким образом, такие элементы оформления документа, как подпись, утверждение, наличие оттиска печати, являются юри­дически значимыми. Их значение — в юридически значимой фор­ме закрепить и довести до адресата и всех лиц, которые будут работать с документом, предписания о совершении управленче­ских действий, подтвердить факты, имеющие юридическое зна­чение, удостоверить происхождение документа.

Кроме того, к юридически значимым элементам оформления документа относятся:

• наименование организации, являющейся автором документа;

• дата подписания, утверждения документа или того события, которое зафиксировано в документе. Дата необходима для право­вой оценки отношений, возникающих, прекращающихся или изменяющихся в связи с отражением в документе воли организа­ции, ее органа или должностного лица. Отсутствие даты на неко­торых видах документов является основанием для признания их недействительными. Так, не имеющей юридической силы являет­ся доверенность, выданная без указания даты ее совершения [49], не будет иметь управленческой силы приказ директора, если на нем отсутствует дата его отдания;

• регистрационный номер документа, являющийся гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки и подтверждением официального характера до­кумента, его законности, отражения действительного мнения организации по тому или иному вопросу;

• подпись документа — подтверждает ответственность поста­вившего ее лица за содержание, изложенное в документе. Ряд до­кументов обретает юридическую силу только с момента их утвер­ждения руководящими органами или должностными лицами орга-

низации, в компетентность которых входит решение вопросов, изложенных в документах;

• оттиск печати — применяется для заверения подписи долж­ностного лица на некоторых видах документов и является допол­нительным свидетельством подлинности документа, его принад­лежности к указанному на документе наименованию организации. Проставляется, как правило, на документах, в которых отражена информация о фактах, имевших особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации организации); удосто­веряющих право организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты, поручения, гарантийные пись­ма). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момен­та заверения их оттиском печати.

Юридическая сила электронного (машиночитаемого) документа удостоверяется в современном российском законодательстве дву­мя способами:

1) с помощью удостоверяющего письма, составленного созда­телем документа на машинном носителе [36];

2) с помощью электронной цифровой подписи [57].

Кроме удостоверяющего письма, чтобы обладать юридической силой, документ на машинном носителе (ДМН) должен содер­жать следующие пять обязательных реквизитов [4]:

1) наименование организации — создателя документа (иден­тификационный код по ОКПО — Общероссийскому классифика­тору предприятий и организаций;

2) местонахождение организации — создателя документа (иден­тификационный код по ОКАТО — Общероссийскому классифи­катору объектов административно-территориального деления);

3) наименование документа — идентификационный код и наи­менование формы документа по ОКУД — Общероссийскому клас­сификатору управленческой документации или отраслевому клас­сификатору;

4) дату создания и время записи документа на носитель;

5) код лица, ответственного за правильность изготовления ДМН или утвердившего ДМН (идентификационный код, должность и Ф.И.О.).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) [57, ст. 3] — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преоб­разования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информа­ции в электронном документе. Таким образом, ЭЦП — это необ­ходимый документообразующий признак и реквизит электронно­го документа, предназначенный для защиты электронной записи

документа от подделки, полученный в результате записи резуль­тата криптографического преобразования исходного сообщения (проекта документа) с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения электрон­ной записи документа.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, при­знается электронным документом, равнозначным документу, под­писанному собственноручной подписью в случаях, если федераль­ными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составле­нии такого документа на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих трех условий:

1) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания ЭД при наличии доказательств, определяющих мо­мент подписания;

2) подлинность ЭЦП подтверждена;

3) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указан­ными в сертификате ключа подписи [57, ст. 4].

Сертификат ключа подписи — документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), выдаваемый специальной орга­низацией (удостоверяющим центром) участникам обмена инфор­мацией для удостоверения подлинности ЭЦП. Сертификат содер­жит все сведения об условиях использования ЭЦП. ЭЦП имеет юридическую силу, пока не аннулирован сертификат ключа под­писи. В среднем сертификат ключа действует не более года в связи с необходимостью периодической смены ключей во избежание «взлома» ЭЦП. После аннулирования сертификата ключа ЭЦП сохраняет юридическую силу только в том случае, если можно доказать, что данный сертификат действовал на момент подписа­ния документа. Однако в настоящее время аннулированные сер­тификаты имеют временный срок хранения в удостоверяющих центрах, равный сроку исковой давности, 3 года.

Для обретения документом своего основного свойства — юри­дической и управленческой силы — он должен отвечать следу­ющим требованиям [4], определяемым сектором действенности:

• документ не должен противоречить действующему законода­тельству, нормативным и правовым актам, а также руководящим документам вышестоящих органов;

• орган, издавший данный документ, должен обладать соответ­ствующей компетенцией, определяемой ему нормативно-право­выми актами;

• документ должен быть изготовлен и оформлен по определен­ной технологии.

2.4. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов

Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информа­ции» [63] информация может являться объектом публичных, граж­данских и иных правовых отношений. Информация может свобод­но использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ог­раничения доступа к информации либо иные требования к по­рядку ее предоставления или распространения.

Информация в зависимости от категории доступа к ней под­разделяется на общедоступную информацию, а также на инфор­мацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (ин­формация ограниченного доступа).

Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на следующие четыре категории:

1) свободно распространяемую;

2) предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соот­ветствующих отношениях;

3) подлежащую предоставлению или распространению в соот­ветствии с федеральными законами;

4) распространение которой ограничено или запрещено в Рос­сийской Федерации.

Конфиденциальность информации — обязательное для выполне­ния лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя [63]. Таким образом, ценная информация, утрата которой представляет серьезную опасность для существо­вания организации (предприятия) или ее деятельности, называ­ется конфиденциальной. По сути термин «конфиденциальность» является синонимом секретности, но используется исключитель­но для обозначения информационных ресурсов ограниченного распространения, не относящихся к государственной тайне. Это понятие отражает ограничение на доступ к ним других лиц, на­кладываемое обладателем информации в соответствии с законом.

Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения кон­фиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.

Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или орга-

низациями при осуществлении ими определенных видов деятель­ности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.

Информация, составляющая профессиональную тайну, может быть предоставлена третьим лицам в соответствии с федеральны­ми законами и (или) по решению суда.

Срок исполнения обязанностей по соблюдению конфиденци­альности информации, составляющей профессиональную тайну, может быть ограничен только с согласия гражданина (физическо­го лица), предоставившего такую информацию о себе.

Запрещается требовать от гражданина (физического лица) пре­доставления информации о его частной жизни, в том числе ин­формации, составляющей личную или семейную тайну, и полу­чать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица), если иное не предусмотрено федеральными законами.

Порядок доступа к персональным данным граждан (физичес­ких лиц) устанавливается Федеральным законом от 27.07.2006 № 150-ФЗ «О персональных данных».

Таким образом, ценная информация в зависимости от отнесе­ния к одному из видов тайны — государственная или негосудар­ственная (служебная, коммерческая, банковская и пр.) — вклю­чается в соответствующие документы, секретные или конфиден­циальные.

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) докумен­том понимается соответствующим образом оформленный носи­тель документированной информации, содержащий сведения ог­раниченного доступа, имеющие обладателя. Обязательным при­знаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. К конфиденциальным доку­ментам относятся:

• в государственных структурах — документы, проект