Гл а в а 7

МЕТОДИКА РЕГЛАМЕНТАЦИИ СОСТАВА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Этапы определения состава конфиденциальных

документов

Документирование конфиденциальной информации включает в себя определение состава внутренних и отправляемых докумен­тов и их изготовление.

Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизвод­ства, поскольку от количества, состава и правильности оформле­ния документов зависит качество и эффективность управленче­ской и производственной деятельности, достоверность и юриди­ческая сила документов, трудоемкость обработки и качество орга­низации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе доку­ментирования создается документальная база, раскрывающая ис­торию предприятия (организации).

В данной главе раскрывается только методика регламентации состава конфиденциальных документов, поскольку их изготовле­ние относится к содержанию дисциплины «Защита и обработка конфиденциальных документов».

В гл. 4 отмечалось, что одной из особенностей конфиденциаль­ного делопроизводства является жесткое регламентирование со­стояния издаваемых документов. Обусловлено это тем, что доку­мент является потенциально существующим источником утечки содержащейся в нем информации, т.е. попадания ее в руки тех, кому она не предназначена. Поэтому конфиденциальные сведе­ния должны документироваться только при действительной не­обходимости в письменном удостоверении наличия содержания управленческих, производственных и иных действий. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспе­чиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.

Установление состава издаваемых конфиденциальных докумен­тов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания, но и на исключение избыточной конфиденциальной информации, определение количества их экземпляров, адреса­тов, которым они должны направляться, так как не вызванная

действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии оп­ределения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы по установлению должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламен­тация состава издаваемых конфиденциальных документов пресле­дует не только исключение необоснованного, но и неконтроли­руемого оборота. От состава документированной конфиденциаль­ной информации зависят компетенция и функции предприятия, характер его деятельности, взаимосвязи с другими предприятия­ми, порядок разрешения вопросов. Такой состав закрепляется пе­речнями издаваемых предприятиям конфиденциальных докумен­тов раздельно по документам, отнесенным к коммерческой тай­не, и документам, отнесенным к служебной тайне. Эти перечни должны разрабатываться на основе и в рамках перечней сведе­ний, составляющих коммерческую и служебную тайну. Вызвано это тем, что по существующим нормам сначала определяются све­дения, составляющие тот или другой вид тайны. Эти сведения могут быть зафиксированы как в документах, так и в других носи­телях: памяти человека, ЭВМ, выпускаемой продукции, техно­логических процессах, физических полях и т. п. Поэтому только после определения состава всех конфиденциальных сведений мож­но установить те из них, которые должны документироваться. Та­ким образом, определение состава издаваемых конфиденциаль­ных документов должно начинаться с разработки перечня сведе­ний, составляющих коммерческую и служебную тайну.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, раз­рабатывается для каждого предприятия самим предприятием — обладателем информации. Это вытекает из действующего законо­дательства, которым установлено, что состав и объем таких све­дений определяется собственником информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения от­носить к коммерческой тайне, за исключением сведений, кото­рые не могут составлять коммерческую тайну согласно государ­ственным нормативным актам. Следовательно, состав сведений, относимых к коммерческой тайне, должен устанавливаться и из­меняться индивидуально, на уровне их обладателя.

В этой связи следует обратить внимание на имеющиеся в отече­ственной литературе попытки разработки неких типовых переч­ней сведений, составляющих коммерческую тайну любой ком­мерческой структуры независимо от сферы и специфики ее де­ятельности. Такие попытки не могут иметь успех, поскольку со­став конфиденциальной информации в коммерческой сфере оп­ределяется исходя из специфики деятельности данного конкрет-

ного предприятия: типа предприятия, характера его деятельнос­ти, технологии изготовления продукции, объема и себестоимос­ти продукции, состава и количества поставщиков сырья, условий рынка быта, направленности интересов конкурентов и т.д. То, что для одних предприятий является коммерческой тайной, для других может не быть таковой и даже использоваться в рекламных целях. В целом тенденция развития коммерческой тайны направ­лена на сохранение значения производственной тайны, связан­ной с новизной и совершенствованием технологических процес­сов, т.е. с элементами творческой деятельности, и на падение значения тайны финансово-торговой, связанной не с элемента­ми новизны, а с элементами индивидуальности и большей или меньшей степенью исключительности.

Правовым основанием для установления состава сведений, относимых к коммерческой тайне, являются соответствующие законодательные [24, 34, 69, 75, 76] и нормативно-правовые акты [49, 65], а также определение понятия «коммерческая тайна», которыми предусмотрено, что сведения, составляющие коммер­ческую тайну, могут быть и в любой сфере предпринимательской деятельности, следовательно, и коммерческая тайна может рас­пространяться на все направления и деятельности предприятия.

Разработкой Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, должна заниматься постоянно действующая экспертная ко­миссия (ПДЭК), которая является важной составной частью орга­низации конфиденциального делопроизводства. На ПДЭК возла­гается выполнение, как правило, следующих задач:

• разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну;

• разработка перечней издаваемых предприятием конфиденци­альных документов;

• снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

• разработка положения о системе доступа к конфиденциаль­ным документам;

• экспертиза ценности конфиденциальных документов в целях установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

• проведение аналитической работы по предотвращению уте­чки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руко­водителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить ру­ководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия. Председателем комиссии необ-

ходимо назначать одного из заместителей руководителя предпри­ятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия, она должна работать на постоянной основе с заменой в необходи­мых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности от­крытых документов, чтобы она могла оценивать значение доку­ментов, образующихся в деятельности предприятия в их сово­купности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Таким образом, на первом этапе работы на основе анализа за­дач, функций, компетенции, направлений деятельности предпри­ятия необходимо: установить состав циркулирующей на предпри­ятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия и его взаимоотношений с партнерами определить характер дополнительной информации, которая может возник­нуть в результате деятельности предприятия. Эта информация клас­сифицируется по тематическому признаку.

На втором этапе определяется, какая из установленной ин­формации должна быть конфиденциальной, и отнесена к ком­мерческой тайне. Базовым критерием при этом является возмож­ность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющие: неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неизвестности. Данные со­ставляющие взаимосвязаны и взаимообусловлены, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой стороны, преимущества можно получить только за счет такой неизвестности. Конфиденциальность является правовой формой и одновременно выступает инструментом обеспечения неизвестности информации.

Преимущества от использования информации, неизвестной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотв­ращении ущерба и иметь в зависимости от областей и видов де­ятельности экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и качественными показателями.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обус­ловлена, прежде всего, рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информа­ции к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предот­вратить убытки. Конфиденциальность такой информации создает для ее обладателя преимущества в конкурентной борьбе и высту­пает как средство защиты от недобросовестной конкуренции.

Названный критерий является объективным показателем воз­можности отнесения информации к коммерческой тайне, мери­лом придания информации статуса конфиденциальной. Это озна­чает, что при отсутствии этого критерия нет оснований для пере­вода информации в категорию конфиденциальной. Но это не оз­начает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне. Законодательством введены два ограничения на отнесение информации к коммер­ческой тайне.

Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не может быть отнесена информация, составляющая государствен­ную тайну. Второе ограничение заключается в том, что к коммер­ческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонаруше­ний и предотвращения нанесения ущерба законным интересам го­сударства, физических или юридических лиц. Перечни такой ин­формации содержатся в нескольких нормативных актах: Федераль­ном законе [61], постановлениях правительства [64, 68] и др. Эти перечни в значительной мере дублируют друг друга и имеют раз­личную правовую основу. В Федеральном законе «О коммерческой тайне» [61] имеется специальная статья, посвященная информа­ции, которая не может составлять коммерческую тайну. В этой ста­тье обобщены и дополнены сведения, содержащиеся в ранее из­данных нормативных актах.

Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную ин­формацию не означает, что всю ее может получить по требова­нию любое юридическое или физическое лицо. Часть ее, затраги­вающая законные интересы этих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предоставляется лишь соответствующим органам власти, наделенным законодательством правом контроля такой информации.

Должно быть и третье ограничение, которое хотя и не преду­смотрено законодательством, но диктуется здравым смыслом. Оно состоит в том, что при переводе информации в разряд коммер­ческой тайны необходимо учитывать сопутствующие этому затра­ты на ее защиту. Если эти затраты превышают достигаемые в ре­зультате защиты количественные и качественные показатели, то придание информации статуса конфиденциальной теряет всякий смысл.

Следует иметь в виду, что в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, может включаться не только информация, создаваемая данным предприятием, но и информация, получен­ная им без использования неправомерных средств, при проведе­нии исследований по собственной инициативе, систематических наблюдений и сбора сведений. Информация считается получен­ной правомерно и самостоятельно не зависимо от того, что ее

содержание может совпадать с содержанием коммерческой тайны другого юридического или физического лица. Кроме того, право­мерно полученной считается конфиденциальная информация, полученная от ее обладателя на основании договора или в резуль­тате правопреемства. Предприятие, правомерно и самостоятельно давшее информацию, одновременно являющуюся коммерческой тайной того юридического или физического лица, становится обладателем коммерческой тайны со всеми предусмотренными законодательств правами.

К неправомерным методам (способам) получения информа­ции, составляющей коммерческую тайну, Федеральный закон «О коммерческой тайне» относит собирание информации посредством похищения документов, подкупа или угроз, дачи взятки, введе­ния в заблуждение, нарушения или подстрекательства (принуж­дения) к нарушению обязательств о соблюдении режима ком­мерческой тайны, а равно иным незаконным способом, без со­гласия обладателя коммерческой тайны на передачу коммерче­ской тайны третьим лицам.

После установления состава конфиденциальной информации определяется степень ее конфиденциальности. Степень конфиден­циальности — это показатель уровня закрытости информации. Уро­вень закрытости зависит от величины ущерба, который может на­ступить при утрате информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. В практике работы предприятий применяются от одной до нескольких степеней кон­фиденциальности информации с личными их наименованиями. Наиболее распространенным является подразделение информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально. Од­нако Федеральным законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «коммерческая тай­на», свидетельствующая лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне. Правда, в законе это названо не степенью, а грифом коммерческой тайны, но суть от этого не меняется, по­скольку по определению гриф конфиденциальности — это рекви­зит, свидетельствующий о степени конфиденциальности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиден­циальности.

Установление законом одной степени (одного грифа) конфи­денциальности информации, составляющей коммерческую тай­ну, обусловлено, по-видимому, тем, что степень конфиденци­альности определяется собственниками информации, которые могут иметь (а зачастую так и бывает) разные подходы к опреде­лению степени конфиденциальности однотипной по содержатель­ной части информации. В этом случае при рассмотрении в судеб-

ном порядке дел о неправомерном получении сведении, состав­ляющих коммерческую тайну, сложно определить, кто из соб­ственников установил правильную степень конфиденциальности информации, так как критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности выбирает ее собственник.

Однако практика показывает, что сведение информации, тре­бующей разного уровня закрытости, к одной степени конфиден­циальности не позволяет выделить наиболее значимую информа­цию в целях установления для нее более жесткого по сравнению с менее значимой режима защиты. Но закон есть закон, поэтому выход может быть найден путем разделения информации по сте­пеням конфиденциальности на внутреннюю и отправляемую. Ин­формация, не подлежащая отправлению в другие организации, может иметь несколько степеней и наименований грифов конфи­денциальности (например, коммерческая тайна (конфиденциаль­но) или коммерческая тайна (строго конфиденциально)), а от­правляемая — только одну степень (и гриф) «Коммерческая тай­на».

При использовании в организации одной степени конфиден­циальности этот этап работы ПДЭК выпадает.

Третий этап — определение конкретных сроков конфиденци­альности информации либо обстоятельств и событий, при наступ­лении которых конфиденциальность снимается. Продолжительность конфиденциальности информации должна соответствовать сро­кам действия условий, необходимых и достаточных для призна­ния данной информации конфиденциальной в соответствии с законодательством.

Результаты работы ПДЭК по окончании третьего этапа офор­мляются Перечнем сведений, составляющих коммерческую тай­ну.

7.2. Особенности определения состава информации, относящейся к служебной тайне

Что касается состава информации, являющейся служебной тай­ной, следует иметь в виду, что такая информация предусмотрена для организаций государственной и муниципальной власти и под­ведомственных им предприятиям, в коммерческих структурах она используется главным образом лишь при переписке с органами власти.

В «Положении о порядке обращения со служебной информа­цией ограниченного распространения» [64] сказано, что руково­дитель федерального органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет категории должностных лиц, упол­номоченных относить служебную информацию к разряду ограни-

ценного распространения. Эти лица несут персональную ответ­ственность за обоснованность такого отнесения. Как видно из этой нормы, она не содержит технологии определения состава инфор­мации, относимой к служебной тайне.

На практике, которая существует уже несколько десятилетий, используются обычно два варианта определения состава такой информации. В первом варианте министерства и ведомства разра­батывают единые отраслевые перечни сведений ограниченного распространения и направляют их на подведомственные предпри­ятия. Во втором варианте полномочия по разработке перечней передаются руководителям подведомственных предприятий и пе­речни разрабатываются применительно к каждому конкретному предприятию. Иногда используется и третий, комбинированный, вариант, при котором перечни разрабатывают и министерства (ве­домства) и на основе этих перечней — подведомственные пред­приятия. Технология разработки перечней сведений ограниченно­го распространения практически не отличается от технологии раз­работки перечней сведений, составляющих коммерческую тайну.

Служебная тайна может быть в любой области деятельности органов власти или предприятия, однако в упомянутом положе­нии определен состав сведений, которые не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения.

Сведениям, составляющим служебную тайну, установлена одна степень конфиденциальности: «Для служебного пользования». Перечень таких сведений имеет форму перечня сведений, состав­ляющих коммерческую тайну (см. рис. 7.1), без графы 3.

Перечни сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну, раскрывают тематическое содержание включенных в них сведений. Но сведения, как уже отмечалось, фиксируются в раз­личном виде на различных носителях и могут быть как докумен­тированными, так и недокументированными.

В сферу конфиденциального делопроизводства входит только документированная информация (документы), поэтому из всей совокупности информации, включенной в перечни сведений, отнесенных к коммерческой и служебной тайне, нужно выделить состав документируемой информации и установить виды доку­ментов, в которых она должна быть зафиксирована. Определение состава конфиденциальных документов должно осуществляться также ПДЭК. При этом следует руководствоваться следующими критериями документирования информации:

• необходимость документированной информации для право­вого обеспечения деятельности предприятия, регламентирующе­го статус предприятия, права, обязанности и ответственность его сотрудников;

• необходимость документированной информации для управ­ленческой деятельности;

. необходимость документированной информации для произ­водственной деятельности: научно-исследовательской, конструк­торской, проектной, технологической и др.;

• необходимость документированной информации для управ­
ленческой деятельности;

. необходимость документированной информации как доказа­тельство источника на случаи возникновения конфликтных ситу­аций;

• необходимость передачи информации в официальном виде;

• важность информации как исторического источника, раскры­вающего направления и особенности деятельности предприятия.

В рамках критериев документирования определение состава документируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения документируемой информации определяются конкретные виды документов, в ко­торых эта информация должна быть зафиксирована.

В процессе определения необходимых конфиденциальных до­кументов следует проводить работу по сокращению их количества за счет разработки интегральных документов, в которые можно включить показатели нескольких документов, в том числе путем замены разовых первичных документов накопительными. Однако объединение документов должно осуществляться с таким расче­том, чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления со всем документом лиц, имеющих доступ только к части содержания (показателей) документа.

Виды конфиденциальных документов необходимо устанавли­вать с учетом оптимального объема содержащейся в них инфор­мации, исключающего избыточную, в том числе дублетную ин­формацию, поскольку избыточная информация — это конфиден­циальные данные, утечка которых может нанести ущерб пред­приятию.

После установления состава документов определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверж­дать) тот или другой вид документа, а также организации, кото­рым данный документ должен направляться.

7.3. Основные требования, предъявляемые

к составлению и оформлению перечней

конфиденциальных сведений и издаваемых

конфиденциальных документов

Результаты работы ПДЭК по окончанию третьего этапа офор­мляются Перечнем конфиденциальных сведений (например, со­ставляющих коммерческую тайну), который может иметь следу­ющую форму, представленную на рис. 7.1 [2].

№ п/п	Наименование сведений	Степень конфиденциальности	Срок конфиденциальности

Рис. 7.1. Примерная форма Перечня сведений, составляющих коммер­ческую тайну

Если сведениям установлена одна степень конфиденциально­сти, то графа 3 (см. рис. 7.1) опускается.

При значительном объеме конфиденциальных сведений они классифицируются в перечне по разделам, соответствующим сфе­рам деятельности предприятия.

Перечень подписывается председателем и всеми членами ПДЭК, утверждается и вводится в действие приказом руководи­теля предприятия. В приказе должны быть определены меропри­ятия по обеспечению функционирования перечня и контролю его выполнения. С приказом и перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников предприятия, работающих с конфи­денциальной информацией. Копии перечня или выписки из него должны быть направлены конфидентам данной коммерческой тай­ны. Ими являются физические или юридические лица, которым в силу служебного положения, договора либо на ином законном основании известна коммерческая тайна предприятия.

Дополнения и изменения состава, включенных в Перечень све­дений, а также изменение степени их конфиденциальности могут осуществляться с разрешения руководителя предприятия и вно­ситься в перечень подписями руководителя подразделения по при­надлежности сведений и руководителя службы безопасности. При существенном изменении состава сведений перечень должен со­ставляться заново. Об изменении в составе коммерческой тайны обладатель информации обязан в письменной форме известить конфидентов данной информации.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составля­ются раздельно по каждому виду тайны и могут иметь следующую форму, представленную на рис. 7.2 [2].

Грифы и сроки конфиденциальности документов должны со­ответствовать степеням и срокам конфиденциальности включа­емых в документы сведений, определенным Перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну. При установле­нии таким сведениям одной степени конфиденциальности графа «Гриф конфиденциальности» опускается.

Если документ подлежит утверждению, то в графе 7 (см. рис. 7.2) сначала проставляются инициалы и фамилия лица (лиц), подписывающего документ, затем после слова «УТВЕРЖДАЮ» — инициалы и фамилия лица, утверждающего документ. При значи-

Рис. 7.2. Примерная форма Перечня издаваемых конфиденциальных до­кументов

тельном количестве утверждаемых документов графа может быть разделена на две графы: «Инициалы и фамилии лиц, имеющих право подписывать документы» и «Инициалы и фамилии лиц, имеющих право утверждать документы».

К числу документов, подлежащих утверждению в соответствии с существующими нормативными актами, относятся: уставы, положения о представительствах, филиалах и структурных под­разделениях предприятия, структура, штатное расписание, долж­ностные инструкции, акты проверок (ревизий), сметы, расценки на проведение работ и оказание услуг, некоторые другие.

Если при направлении документов другим предприятиям каж­дый адресат не должен знать, кому еще направлен данный доку­мент, то в графе по соответствующему виду документа после вне­сения адресатов делается пометка «раздельное адресование», оз­начающая, что на каждом экземпляре документа должен простав­ляться лишь адресат, которому направляется данный экземпляр.

Графу 10 (см. рис. 7.2) следует использовать (при необходимо­сти) для указания периодичности составления документов, а также для пометки о проставлении оттиска печати на соответствующих документах.

Перечни издаваемых документов подписываются председате­лем и всеми членами ПДЭК и утверждаются руководителем пред­приятия. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписы­вать и утверждать соответствующие документы.

Внесение возможных последующих частичных уточнений или изменений в перечни может быть возложено на руководителя служ­бы безопасности.

При изменении перечней сведений, составляющих коммерче­скую и служебную тайну, соответствующие изменения вносятся и в перечни издаваемых конфиденциальных документов. О снятии грифа конфиденциальности с отправленных документов должны быть письменно оповещены предприятия-адресаты.

В случае возникновения необходимости издания разовых доку­ментов, не включенных в перечни, или дополнительных экземп­ляров документов, не предусмотренных перечнями, их изготов­ление может производиться по совместному разрешению руково­дителей соответствующего подразделения и службы безопасности (или подразделения конфиденциального делопроизводства). Од­новременно определяется целесообразность включения таких до­кументов (дополнительных экземпляров) в соответствующий пе­речень.

Контрольные вопросы

1. Назовите основные требования, которые необходимо учитывать при определении состава издаваемых конфиденциальных документов.

2. Какие задачи возлагаются на постоянно действующую экспертную комиссию?

3. Какие должностные лица организации (предприятия) должны вклю­чаться в состав членов ПДЭК в обязательном порядке и почему?

4. Назовите основные мероприятия, выполняемые членами ПДЭК на первом этапе ее работы по определению состава издаваемых конфиден­циальных документов.

5. Назовите основные мероприятия, выполняемые членами ПДЭК на втором этапе ее работы по определению состава издаваемых конфиден­циальных документов.

6. Назовите основные мероприятия, выполняемые членами ПДЭК на третьем этапе ее работы по определению состава издаваемых конфиден­циальных документов.

7. Назовите основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению перечня конфиденциальных сведений организации (пред­приятия).

8. Назовите основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению перечня издаваемых конфиденциальных документов орга­низации (предприятия).

ГЛОССАРИЙ

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адрес — указание местожительства определенного лица или местона­хождение учреждения; письменное приветствие, обращение к какому-либо лицу или учреждению.

Адресант — лицо, отправляющее по почте письмо или посылку.

Адресат — лицо, которому адресовано почтовое отправление.

Анализ — метод научного исследования путем разложения предмета на составные части или мысленное расчленение обьекта путем логиче­ской абстракции.

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, со­держащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них.

Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста архи­вного документа, заверенное установленным порядком.

Архивная справка — информация об имеющихся документальных ма­териалах в архиве по определенному вопросу.

Архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его иден­тифицировать; подлежит хранению в силу значимости указанных носи­теля и информации для граждан, общества и государства.

Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отража­ющих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историче­ское, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного на­следия народов Российской Федерации, относящихся к информацион­ным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

База данных — совокупность специально организованных и логиче­ски взаимосвязанных элементов фактографической и (или) докумен­тальной информации, представленных на машиночитаемых носителях.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Ватман — высший сорт бумаги для черчения.

Вид письменного документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначе­ния.

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Владелец архивных документов — государственный орган, орган мест­ного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуще­ствляющее владение и пользование архивными документами и реализу-

ющее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Временное хранение архивных документов — хранение архивных доку­ментов до их уничтожения в течение сроков, установленных норматив­ными правовыми актами.

Входящий документ, поступивший документ — документ, поступив­ший в учреждение.

Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором докумен­та, с его содержанием.

Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Данные — зарегистрированные на любых носителях сведения об объекте (реальном или вымышленном) независимо от того, дошли они до како­го-либо пользователя (потребителя информации) и интересуют ли они его.

Дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подпи­сания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к од­ному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную об­ложку.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию рабо­ты с официальными документами.

Доверенность — письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому.

Документ, документированная информация — зафиксированная на ма­териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позво­ляющими определить такую информацию, или в установленных законо­дательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Документоведение — методология ведения документационного обес­печения управления.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или управления.

Доступ к информации — возможность получения информации и ее использования.

Дублет —- второй экземпляр какой-либо вещи.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника докумен­та, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соот­ветствии с установленным порядком проставляют необходимые рекви­зиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержа­нии документов в деле.

Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко из­лагающий его содержание.

Защита данных — предупреждение несанкционированного или слу­чайного доступа к данным, их изменения или разрушения со стороны пользователей (обеспечение секретности данных); предупреждение из­менения или разрушения данных при сбоях аппаратуры и программных средств, а также в результате ошибок в работе сотрудников групп эксп­луатации (обеспечение безопасности данных).

Индекс дела, номер дела — цифровое и (или) буквенно-цифровое обо­значение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его об­ложку.

Индексирование — процесс перевода основного смыслового содержа­ния документа и запроса на информационно-поисковый язык.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения доку­мента, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Исходящий документ, отправляемый документ — официальный доку­мент, отправляемый из учреждения.

Инструкция — правой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-техни­ческие, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Информационная система — совокупность содержащейся в базах дан­ных информации и обеспечивающих ее обработку информационных тех­нологий и технических средств.

Информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая си­стема, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычисли­тельной техники.

Информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хра­нения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, яв­лениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация, составляющая коммерческую тайну, — научно-техниче­ская, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производ­ства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную ком­мерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении кото­рой обладателем такой информации введен режим коммерческой тай­ны.

Код — способ преобразования информации из одной формы пред­ставления в другую.

Коммерческая тайна — конфиденциальность информации, позволя­ющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить поло­жение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспе­чивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальность информации — обязательное для выполнения ли­цом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий инфор­мацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машинописный документ — письменный документ, при создании ко­торого знаки письма наносят техническими средствами.

Наименование документа — обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, офор­мленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт — правовой акт, изданный в установлен­ном порядке уполномоченным на то органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностного лица, устанавли­вающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для не­определенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкрет­ные правоотношения, предусмотренные актом.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее инфор­мацию либо получившее на основании закона или договора право разре­шать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам.

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного до­кумента, в котором фиксируют решение административных и организа­ционных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обес­печения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами — организация документооборо­та, хранения и использования документов в текущей деятельности уч­реждения. ■

Оригинал — подлинник, подлинное произведение.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с ус­тановленными правилами.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизи­та документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Персонал — личный состав учреждения, организации.

Письменный документ — текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный эк­земпляр официального документа.

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или вьывленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственно­ручную роспись полномочного должностного лица.

Пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, об­ращающиеся на законных основаниях к архивным документам для полу­чения и использования необходимой информации.

Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть рек­визита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Правила документирования — требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Распоряжение — правовой акт: 1) издаваемый единолично руководи­телями законодательных, исполнительных органов государственной вла­сти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами; 2) издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов; 3) издаваемый органами государственного уп­равления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также по вопро­сам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов вышестоящего органа управления, а также по производ­ственным, хозяйственным и административным вопросам.

Регистрационный индекс документа — регистрационный номер доку­мента: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по ус­тановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Режим коммерческой тайны — правовые, организационные, техни­ческие и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности.

Резолюция — развернутое решение коллегиального органа: собрания, конференции, съезда, организации.

Резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на доку­менте, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им ре­шение.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления офици­ального документа.

Релевантность (информации) — показатель качества информации, характеризующий соответствие ее содержания потребностям решаемой задачи.

Рукописный документ — письменный документ, при создании кото­рого знаки письма наносят от руки.

Система документации — совокупность документов, взаимосвязан­ных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельно­сти, единых требований к их оформлению.

Служебный документ — официальный документ, используемый в те­кущей деятельности организации.

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-пра­вовым актом, организационно-распорядительным документом или ре­золюцией.

Табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Текст официального документа — информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Толерантность (информации) — показатель качества информации, характеризующий удобство ее восприятия и использующийся в процес­се решения той задачи, для решения которой она применяется.

Унифицированная система документации (УСД) — система документа­ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая инфор­мацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельнос­ти.

Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизи­тов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере де­ятельности задачами и расположенных в определенном порядке на но­сителе информации.

Фальсификация — сознательное искажение, подмена чего-либо под­линного ложным.

Формирование дела ~ группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внут­ри дела.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменно­го документа, расположенных в определенной последовательности.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основа­нии критериев их ценности в целях определения сроков хранения доку­ментов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Россий­ской Федерации.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издав­шего его органа и установленным порядком оформления.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты — проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.

Задания — на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; проведение научно-исследовательских, про-ектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.

Инструкции (правила) — должностные; внутреннего трудового распорядка; по документационному обеспечению управления; технике безопасности и т.д.

Нормативы — расхода сырья, материалов, электроэнергии; техноло­гического проектирования; численности работников и т.д.

Отчеты — о производственной деятельности, командировках, науч­но-исследовательских работах и т.д.

Перечни — должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; ти­повых документальных материалов, образующихся в деятельности ми­нистерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.

Планы — производственные; строительно-монтажных, проектно-изыс-кательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ре­монту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.

Положения — об организации, структурном подразделении, преми­ровании и т.д.

Программы — проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.

Расценки на производство работ.

Сметы — расходов использования средств фонда предприятия; на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; подготовку и освоение производства новых изделий; капитальное стро­ительство и т.д.

Стандарты — государственные, национальные, организации, отрас­левые.

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организаций.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати

Акты — приема законченных строительством объектов, оборудова­ния, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.

Доверенности — на получение товарно-материальных ценностей, ве­дение дел в арбитраже и т.д.

Договоры — о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.

Задания — на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления — на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты.

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода на драгоценные металлы.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства — о награждении орденами, медаля­ми, премиями и т.д.

Письма гарантийные — на выполнение работ, услуг и т.д.

Поручения — бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, свод­ные, в банк, на получение валюты со счетов, перевод валюты, на им­порт и т.д.

Положения об организациях.

Реестры — чеков бюджетных поручений, представляемые в банк на получение иностранной валюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.

Смета расходов — на содержание аппарата управления, подготовку и освоение производства новых изделий, калькуляцию к договору и т.д.

Соглашения, справки — лимитные; о выплате страховых сумм, исполь­зовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причита­ющейся зарплате и т. д.

Спецификации — изделий, продукции и т.д.

Титульные списки.

Уставы организаций.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 3

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового бланка по ГОСТ Р 6.30 — 2003

Приложение 4

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р 6.30 — 2003

Приложение 5