Гл а в а 6

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И СИСТЕМ

ДОКУМЕНТАЦИИ

6.1. Методы классификации и кодирования документов и систем документации

Классификация (от лат. classis — разряд, класс и facio — делаю, раскладываю) — система соподчиненных понятий (классов объек­тов) какой-либо области знания или деятельности человека, часто представляемая в виде различных по форме схем (таблиц) и ис­пользуемая как средство для установления связей между этими по­нятиями или классами объектов, а также для точной ориентировки в многообразии понятий или соответствующих объектов [37].

Классификация, являясь методом научного познания, одно­временно выполняет и функцию объективного отражения и фик­сации результатов этого познания, благодаря этому она находит широкое практическое применение во все областях деятельности человека. При этом характер классификационной схемы, состав признаков классификации и ее глубина определяется теми праг­матическими целями, для достижения которых используется клас­сификация, типом объектов классификации, а также условиями, в которых она будет применяться.

6.1.1. Методы классификации документов и систем документации

В документоведении используется следующее определение [17]: «Классификация есть разделение множества объектов на подмно­жества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами».

Поскольку функционирование аппарата управления невозмож­но без документооборота и четко поставленной работы с доку­ментами, то классификация документов и разработка специаль­ных схем их классификации является актуальной научной и при­кладной задачей. Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов в целях определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. С этой точки зрения классификация является важнейшим средством построения си­стем хранения и поиска информации.

Введем следующие термины и определения, необходимые для последующего изложения методов классификации.

Признак классификации — признак, по которому осуществля­ется деление заданного множества на подмножества.

Значение признака классификации — конкретное количествен­ное или качественное выражение признака классификации.

Классификационная группировка — подмножество, полученное в результате разделения заданного множества по одному или не­скольким признакам классификации.

Кодовый алфавит — конечное множество кодовых знаков, из которых по определенному правилу составляются кодовые обо­значения.

Код — совокупность кодовых обозначений.

Кодовое обозначение — обозначение объекта классификации (признака классификации, значения признака, классификацион­ной группировки) знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом (правилом) кодирования.

Метод {правило) кодирования — метод образования и присво­ения кодового обозначения объекту классификации (признаку классификации, значению признака, классификационной груп­пировке).

Структура кодового обозначения — порядок расположения зна­ков в кодовом обозначении.

Длина кодового обозначения — количество знаков в кодовом обо­значении.

Классификатор, классификационная схема — систематизирован­ный перечень наименований объектов классификации (призна­ков классификации, значений признаков, классификационных группировок) и их кодовых обозначений.

В настоящее время классификационные схемы (классификато­ры) строятся на основе двух методов классификации: иерархи­ческого и фасетного.

Иерархический метод классификации. Это метод, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества. Классифицируемое множество объектов делится сначала по некоторому выбранному признаку (основанию деле­ния) на крупные группировки, затем каждая группировка в соот­ветствии с выбранным основанием деления разбивается на ряд последующих группировок и т.д. Тем самым постепенно конкре­тизируется объект классификации и устанавливаются отношения подчинения (иерархии).

Классификаторы, построенные на основе иерархического ме­тода классификации, могут иметь очень большую емкость, вели­чина которой зависит от глубины классификации (числа ступе­ней деления) и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов

на каждой ступени классификации определяется основанием кода, т. е. числом знаков в алфавите кода. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и задач, для решения которых предназначается классификатор. Основным недостатком метода является слабая гибкость его структуры, обусловленная заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использова­ния по ступеням классификации. Поэтому при изменении состава объектов классификации, их характеристик или изменении за­дач, решаемых классификатором, требуется переработка класси­фикационной схемы. Чтобы избежать этого, в классификаторе пре­дусматривают большую резервную емкость, т. е. выбирают такой код, который позволяет кодировать значительно большее количе­ство объектов классификации, чем их фактически существует в данный момент. Это позволяет вносить дополнения в классифи­катор при последующем изменении состава объектов классифи­кации без полной переработки классификатора. Следовательно, иерархический метод классификации предпочтителен для объек­тов с относительно стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

К классификаторам, построенным на основе иерархического метода классификации в целях повышения их качества и удобства использования, предъявляются следующие требования:

• непересекаемость классификационных группировок, распо­ложенных на одной ступени классификации. Это означает, что наименования классификационных группировок должны быть сформулированы таким образом, чтобы не допускать отнесения к разным группировкам одной ступени классификации одинаковых документов;

• при использовании последовательного метода кодирования для разделения любой классификационной группировки на под­чиненные группировки должен использоваться только один при­знак;

• при использовании параллельного метода кодирования на определенной ступени классификации могут одновременно ис­пользоваться несколько признаков, выбор которых определяется характером решаемой задачи;

• логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие и полнота этого деления. В соответствии с этим тре­бованием на верхних ступенях классификации должны использо­ваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наи­большее число запросов. Полнота деления означает, что не долж­на оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав клас­сификационных группировок.

Фасетный метод классификации. Это метод, при котором за­данное множество делится на подмножества (группировки) неза-

висимо по различным признакам классификации. При этом мето­де классификации разрабатывается лишь система таблиц (списков) признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходи­мых признаков из фасетов и их объединение в определенной пос­ледовательности.

Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор очень гибким и наиболее удобным для при­менения в условиях частого изменения характера решаемых задач или характеристик объектов классификации. В этих случаях разра­батываются новые фасеты или дополняются новыми признаками уже существующие фасеты.

К классификаторам, разрабатываемым на основе фасетного метода классификации также предъявляются определенные тре­бования:

• непересекаемость фасетов. Состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора;

• в состав классификаторов должны включаться только такие фасеты и признаки в них, которые необходимы для решения по­ставленных задач.

В современных классификаторах часто одновременно исполь­зуются оба метода классификации, что позволяет компенсиро­вать недостатки методов классификации и расширить возможно­сти их использования. Так, например, в Универсальной десяти­чной классификации (УДК) основная классификационная табли­ца построена на основе иерархического метода классификации, а расширение возможностей классификатора по глубокому индекси­рованию документов достигается путем введения в структуру клас­сификатора целой системы таблиц дополнительных признаков, всесторонне характеризующих классифицируемые документы.

6.1.2. Методы кодирования документов и документной

информации

Система условных (кодовых) обозначений, присваиваемая объектам классификации и классификационным группировкам, называется кодами, а процесс присвоения их кодовых обозначе­ний — индексированием или кодированием.

Знаки, из которых составляется кодовое обозначение или ин­декс, называются кодовым алфавитом. Такой алфавит может вклю­чать в себя буквы, цифры, знаки пунктуации в различных комби­нациях. Поэтому в широком смысле кодирование — это процесс преобразования одного алфавита сообщения (например, назва­ния объекта классификации на русском языке) в другой алфавит.

Кодовые обозначения, или индексы, по сути являются иден­тификаторами (уникальными именами), обеспечивающими мак­симально сжатое однозначное обозначение объектов классифика­ции. Например, кодовое обозначение (индекс) России по Обще­российскому классификатору стран мира (ОКСМ) — RU, а код США — US. Аналогично кодовое обозначение (индекс) россий­ского рубля по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ) — RUR, а доллара США - USD.

Кодирование документов и документной информации в об­щем случае направлено на приспособление документа к возмож­ностям его автоматизированной обработки на средствах вычисли­тельной техники. С помощью кодирования обеспечивается пред­ставление документной информации в компактной форме, уско­ряется запись данных в первичных документах и в документах на машинных носителях и последующая обработка этих данных. Кро­ме того, применение специальных методов кодирования, напри­мер шифрования, помехоустойчивых кодов, кодов аутентифика­ции, позволяет решать и ряд задач обеспечения защиты докумен­тной информации от несанкционированного доступа, обеспечи­вать ее конфиденциальность, достоверность и сохранность при передаче и хранении, а также определять ее подлинность.

При разработке классификаторов ТЭСИ [37] в целях однозна­чного обозначения объектов классификации и представления в сжатом виде определенной информации о характеристиках этих объектов для последующей автоматизированной обработки также использовались методы кодирования. Эти методы кодирования обеспечивают выполнение следующих требований:

• использование в качестве кодового алфавита десятичных цифр и букв;

• минимальная длина кодовых обозначений и большая емкость кода, достаточная для кодирования новых объектов без наруше­ния структуры классификатора;

• максимальная ориентированность на автоматизированную обработку информации.

В наибольшей степени методам кодирования соответствуют классификационные методы кодирования: последовательный и параллельный.

Последовательный метод кодирования — метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодовых обозначений последовательно расположенных подчиненных груп­пировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду выше­стоящей группировки. Например, в Общероссийском классифи­каторе услуг населению (ОКУН) кодовое обозначение 016109 оз-

начает ремонт садовых домиков, где 01 означает группу услуг (бы­товые услуги); 016 — подгруппу услуг (ремонт и строительство жилья и других построек); 0161 — вид услуг (ремонт жилья и дру­гих построек).

Параллельный метод кодирования — метод, при котором кодо­вое обозначение классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодовых обозначе­ний независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. При этом признаки объекта кодируются незави­симо друг от друга. Для этого метода кодирования возможны два варианта записи кодовых обозначений объектов:

1) каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои кодо­вые обозначения, которые включаются в состав кодового обозна­чения объекта. Такой способ записи удобен, когда объекты харак­теризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом. При формировании кодового обозначения объекта берут­ся только его необходимые признаки;

2) для определенных групп объектов выделяется фиксирован­ный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т. е. устанавливается фасетная формула. При этом не надо каждый раз указывать, значение какого признака приведено в определенных разрядах кодового обозначения объекта.

Например, в Общероссийском классификаторе информации по кадрам (ОКИК) в качестве фасетов, характеризующих кадро­вый состав организаций, используются такие признаки, как на­циональность, семейное положение, образование, знание язы­ков. Классификационные группировки при этом создаются непо­средственно при решении задач путем выбора необходимых при­знаков из различных фасетов. В этом случае в информационную базу автоматизированной системы обработки данных по кадрам вводится информация, представляющая собой выборку наимено­ваний признаков и их кодовых обозначений из фасетов классифи­катора, которые соответствуют данным, зафиксированным в ли­чных документах работающего. Так, кодовое обозначение работни­ка может иметь следующий вид [32]: 7103001; 71063; 770301, где 7103 — кодовое обозначение фасета «национальность», а 001 — кодовое обозначение национальности «русский» из этого фасета; 7106 — кодовое обозначение фасета «семейное положение», а 3 — кодовое обозначение признака «разведен» из этого фасета; 7703 — кодовое обозначение код фасета «образование», а 01 — кодовое обозначение признака «высшее» из этого фасета.

Для каждого из рассмотренных классификационных методов ко­дирования характерны достоинства и недостатки, свойственные иерархическому и фасетному методам классификации соответственно.

Совместно с классификационными методами кодирования, а также самостоятельно применяются регистрационные (идентифи-

кационные) методы кодирования: порядковый и серийно-поряд­ковый.

Порядковый метод кодирования - метод, при котором в каче­стве кодовых обозначений служат натуральные числа. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие кодовые обозначения и хорошо обеспечивает однозначность оп­ределения каждого объекта классификации.

Серийно-порядковый метод кодирования отличается от порядко­вого тем, что при кодировании натуральный ряд чисел делится на определенные интервалы (серии) и эти серии закрепляются за определенными объектами классификации. Например,^ в Обще­российском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО) определенная серия номеров закреплена за каждым министерством (ведомством) и внутри этой серии подведомственные данному органу предприятия или организации получают свои номера (ко­довые обозначения).

Рассмотренные классификационные методы кодирования ха­рактеризуются тем, что даже при глубокой классификации объек­тов кодовое обозначение несет информацию о классификацион­ной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а регистрационные методы кодирования, хорошо выпол­няя функцию идентификации объектов, практически не несут информацию об их свойствах. Поэтому регистрационные методы кодирования применяются в классификаторах в сочетании с клас­сификационными, а также самостоятельно при индексировании документов.

V

6.1.3. Индексирование документов

При регистрации каждому документу присваивается индиви­дуальный регистрационный индекс, который означает принад­лежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов докумен­тов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в ав­томатизированных системах обработки документации.

В каждой организации (предприятии) должна быть создана еди­нообразная система индексирования. Независимо от того, в каких структурных подразделениях регистрируются документы, индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В каче­стве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по груп­пам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в

номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входя­щих и исходящих документов, Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его поряд­кового номера внутри данной группы. Например: 03-12/17, где 03-12 — индекс дела по номенклатуре, 17 — порядковый номер до­кумента. В соответствии с поисковыми задачами конкретное уч­реждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, испол­нителя и т.д. Части регистрационного индекса могут располагать­ся и в обратном порядке: 17/03-12, при этом их значение не ме­няется. Порядковые номера возрастают в течение года и присва­иваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

Индексами внутренних организационно-распорядительных до­кументов являются их порядковые номера, которые присваива­ются в пределах каждого вида документов. Регистрационные ин­дексы возрастают, как правило, в течение календарного года, но могут присваиваться в пределах учебного года (в учебных заведе­ниях) или срока полномочий, например выборных органов.

Документ, подготовленный несколькими организациями, до­ложен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации. Например, индекс 11/14 означает, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 11, а в другой — под номером 14.

При регистрации документ должен получить только один ин­декс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляют­ся: на входящих документах, при этом приложения к ним не ин­дексируются; исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются); внут­ренних документах.

6.2. Классификация документов и дел. Методика составления классификаторов

Разработка классификационных схем документов базируется на системном подходе, в соответствии с которым любой объект ма­териального мира в зависимости от целей исследования может быть представлен в виде либо системы, либо подсистемы в систе­ме более высокого порядка, либо в виде элемента этой системы. Причем каждый элемент системы низшего уровня не только не­сет в себе черты системы более высокого уровня, но и имеет при­знаки, отличающие его от элементов системы более высокого уровня. Именно эти свойства систем положены в основу класси­фикации документов.

Так, подобная иерархия систем документации применительно к унифицированным формам документов (УФД) закреплена Пра­вилами по стандартизации [74], согласно которым все унифици­рованные формы документов Российской Федерации в зависимо­сти от уровня утверждения и области применения подразделяют­ся на три категории: общероссийские УФД, отраслевые УФД, УФД предприятий.

Практическое воплощение классификация документов нахо­дит в различных классификационных схемах, например в систе­мах классификации Общероссийского классификатора управлен­ческой документации (ОКУД), Общероссийского классификато­ра изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД) и Общеправового классификатора отраслей законодательства (ОКОЗ). Во всех этих классификаторах в качестве объектов классификации выступают документы разно­го функционального назначения. Аналогично при построении структур номенклатур дел, табелей документов, перечней доку­ментов с указанием сроков их хранения в качестве объектов клас­сификации также выступают документы разных видов и катего­рий, находящиеся на разных стадиях своего жизненного цикла.

Разработка классификаторов включает в себя комплекс взаи­мосвязанных работ, направленных на определение и сбор всех объектов классификации, подлежащих включению в состав клас­сификатора, выявление всех характеристик документов, их взаи­мосвязей и взаимозависимостей. При этом необходимо правильно выбрать методы классификации и кодирования объектов, опреде­лить структуру классификатора и структуру кода, признаки клас­сификации и т. п.

Сложность разработки классификатора документов зависит от цели разработки классификатора и области его использования. Так, методика разработки любого общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ), в том числе и классификатора управленческих документов, вклю­чает в себя пять стадий [73, 74]:

1) организация разработки общероссийского классификатора;

2) разработка первой редакции проекта классификатора;

3) разработка окончательной редакции проекта классифика­тора и представление его для принятия;

4) принятие и государственная регистрация классификатора;

5) издание классификатора.

Технология разработки классификаторов других категорий (от­раслевых или классификаторов предприятий) может включать в себя выполнение меньшего количества стадий за счет совмеще­ния и упрощения отдельных видов работ.

При разработке классификаторов документов в качестве осно­ваний классификации используются определенные признаки клас-

сификации. От правильного выбора признаков зависит качество классификатора и его соответствие решаемым задачам. В качестве таких признаков обычно используют следующие: материал носи­теля информации; форма изложения содержания; исторический период времени; степень формализации документов, удобство их обработки средствами вычислительной техники; уровни разработки и утверждения документов; структура организаций и предприятий, их функции и т. п.

В важнейшем классификационном справочнике документов любой организации — номенклатуре дел — в качестве признаков классификации используются структура организации, основные функции ее деятельности, а также значимость документов. В но­менклатуре (обычно на верхних ступенях классификации) все документы организации распределяются на классификационные группировки в соответствии с утвержденной структурой органи­зации; их наименования соответствуют наименованиям тех струк­турных подразделений, в которых эти документы создаются и хра­нятся. На последующих ступенях классификации, т.е. внутри клас­сификационных группировок, документы распределяются на груп­пировки в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения документов, а также реализу­емыми функциями и другими признаками.

Поскольку основные функции, реализуемые документом, ос­таются неизменными в течение длительного времени, то приме­нение их в качестве признаков классификации обеспечивает долго­вечность и универсальность использования классификатора. В соот­ветствии с рекомендациями Типовой инструкции по делопроиз­водству в федеральных органах исполнительной власти в учрежде­ниях и организациях создаются табели форм документов. Они пред­ставляют собой классификаторы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих пред организациями — разработчиками табе­лей с указанием статуса документов, пользователей, технологии их подготовки и прохождения.

Табель применяемых форм документов обеспечивает решение в рамках организации следующих весьма важных для повышения эффективности управления задач: классификацию применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и за­дачам управленческой деятельности, оптимизацию состава при­меняемых форм документов и закрепление их в едином класси­фикационном справочнике, унификацию и нормативное закреп­ление процедуры подготовки управленческих документов, упоря­дочение документационного обеспечения организации в целях оптимизации документооборота организации и повышения эф­фективности использования в управленческой деятельности со­временных информационных технологий.

В основу классификационной схемы табеля при его разработке закладывается классификатор функций, выполняемых всеми под­разделениями организации. Функциональное разделение всей со­вокупности документов ведет к созданию классификационных группировок (классов, подклассов, групп подгрупп и т.д.), вклю­чающих в себя совокупности документов, используемых для реа­лизации той или иной конкретной функции. Внутри классифика­ционных группировок на последней ступени классификации та­беля документы располагаются по категориям: сначала указыва­ются общероссийские формы документов, потом отраслевые и затем формы документов предприятия. Заголовочная часть граф табеля может иметь вид, представленный на рис. 6.1 [17].

Следует отметить, что количество функциональных классифи­кационных группировок напрямую связано со степенью развития человеческого общества: чем более развито общество, тем больше таких классификационных группировок может быть выделено. Каждая такая группировка представляет собой функциональную систему документации, включающую в себя различные докумен­ты, используемые для реализации одной и той же функции. Фун­кциональные унифицированные системы документации являют­ся основой информационного обеспечения управления. Широко используются такие функциональные системы документации, как организационно-распорядительная, первичная учетная, отчетно-статистическая, учетная и отчетная бухгалтерская, по труду, кон­структорской документации.

Рис. 6.1. Пример наименований граф табеля форм документов

Классификация унифицированных форм документов на осно­ве функционального признака в общегосударственном масштабе закреплена в Общероссийском классификаторе управленческой документации. В соответствии с этой классификацией УФД (класс форм документов) подразделяется на второй ступени классифи­кации на подсистемы (подклассы форм документов) и на третьей ступени классификации — на конкретные унифицированные фор­мы документов. В табл. 6.1 [17] приведен пример классификации

Таблица 6.1

Пример классификации расчетно-платежной ведомости

Код по ОКУД	Наименование формы или классификационной группировки
	Унифицированная система первичной учетной документации (класс УФД)
	Учет труда и его оплаты (подкласс УФД)
	Расчетно-платежная ведомость (УФД)

одного из документов, входящих в Унифицированную систему первичной учетной документации.

6.3. Системы документации. Унифицированные системы документации

6.3.1. Система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации

В условиях автоматизации процессов управления и примене­ния современных информационных технологий единицей хране­ния, обработки, информационного обмена и поиска стал высту­пать уже не только документ как единое целое, но и его элемен­ты: реквизиты, — а также структурные элементы его содержания. В связи с этим возникла потребность в осуществлении классифи­кации этих новых объектов в целях осуществления их идентифи­кации.

Для автоматизации обработки не только основных носителей информации сообщений и документов, но и всех видов информа­ции используемых в управлении, был разработан особый инстру­мент классификации — стандартный язык формализованного описания данных. В ходе решения этой задачи была разработана в 1980-х годах Единая система классификации и кодирования тех­нико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ) [37], в состав которой вошел комплекс классификаторов ТЭСИ.

Применение системы кодовых обозначений классификаторов ТЭСИ в качестве стандартного языка формализованного описа­ния данных в информационном обеспечении управления стало важным шагом в обеспечении информационной совместимости информационных систем разных типов и уровней и решении про­блемы создания единого информационного пространства России и стран СНГ, а также интеграции России в европейское и миро­вое информационное пространство.

ЕСКК ТЭСИ РФ состоит из совокупности общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной инфор­мации, средств их ведения, нормативных и методических доку­ментов по их разработке ведению и применению. К основным за­дачам, решаемым ЕСКК ТЭСИ РФ, относятся:

• классификация и кодирование ТЭСИ;

• унификация технико-экономических и социальных показате­лей;

• обеспечение однозначности и сопоставимости данных, ис­пользуемых при описании объектов ТЭСИ;

• создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков дан­ных;

• создание распределенного автоматизированного банка обще­российских классификаторов;

• создание комплекса взаимоувязанных общероссийских клас­сификаторов и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;

• использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации;

• гармонизация ОК ТЭСИ с международными классификато­рами и стандартами по классификации и кодированию информа­ции с учетом отечественной практики.

В Общероссийском классификаторе информации об общерос­сийских классификаторах (ОКОК) была закреплена общая клас­сификация классификаторов ТЭСИ, в соответствии с которой все общероссийские классификаторы были распределены на следу­ющие восемь групп в зависимости от вида информации, для клас­сификации которой они разработаны:

1) социальная информация;

2) информация по описанию организации экономики;

3) информация о продукции, видах экономической деятель­ности и оказываемых услугах;

4) информация о природных и трудовых ресурсах;

5) информация о финансово-кредитной сфере;

6) информация об управленческой документации, показате­лях и единицах измерения;

7) информация о стандартах и технологических процессах;

8) прочие виды технико-экономической и социальной инфор­мации.

Общероссийские классификаторы разрабатываются только в следующих четырех случаях для обеспечения [73, 74]:

1) сопоставимость данных в различных областях и уровнях хо­зяйственной деятельности;

2) совместимость с международными классификаторами;

3) информационная связь с действующими общероссийскими классификаторами;

4) использование их в общероссийских унифицированных фор­мах документов.

Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к норма­тивным документам и по своему статусу соответствуют госстан­дартам Российской Федерации.

К настоящему времени уже разработан комплекс общероссий­ских классификаторов ТЭСИ, используемых для кодирования документной информации. Так, авторы документов (предприятия, учреждения и организации) являются объектами классификации в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО), вышестоящие организации (министерства и ведом­ства) — в Общероссийском классификаторе органов государствен­ной власти и управления (ОКОГУ), населенные пункты (место составления документа) — в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления (ОКАТО), должности служащих и профессии рабочих — в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и та­рифных разрядов (ОКПДТР), валюты в — Общероссийском клас­сификаторе валют (ОКБ).

Классификация показателей закреплена в Общероссийском классификаторе технико-экономических и социальных показате­лей (ОКТЭСП). В данном классификаторе все показатели в соот­ветствии с иерархическим методом классификации распределены по рубрикам, подрубрикам и позициям-шаблонам. При использо­вании ОКТЭСП в информационном обеспечении управления любой технико-экономической или социальный показатель будет иметь одно, сформированное по определенным правилам наиме­нование и одно кодовое обозначение независимо от того, в ин­формационной системе какого типа или уровня будет использо­ваться этот показатель.

При внедрении в организации автоматизированных систем об­работки документов работники службы ДОУ должны уметь ис­пользовать Общероссийские классификаторы технико-экономи­ческой и социальной информации. В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», [58, ст. 15] общероссийские классификаторы являются норматив­ными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и т.д.). Общероссийские классифи­каторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и межведомственном обмене информацией.

Кроме общероссийских классификаторов в информационном обеспечении управления используются отраслевые (ведомствен-

ные) классификаторы ТЭСИ и классификаторы ТЭСИ предпри­ятий, включающие в себя в большинстве случаев специфические объекты классификации, отсутствующие в общероссийских клас­сификаторах.

Главным направлением дальнейшего развития ЕСКК ТЭСИ РФ является полный охват всех видов ТЭСИ в целях обеспечения классификации и кодирования технико-экономических и соци­альных показателей, применяемых в аппарате управления всех уровней и отказа от разработки и использования ныне существу­ющих классификаторов разных категорий.

Таким образом, в недалеком будущем общероссийские клас­сификаторы ТЭСИ будут использоваться в качестве единого стан­дартного языка формализованного описания данных в информа­ционных системах всех уровней и типов.

6.3.2. Унифицированные системы документации

Классификаторы ТЭСИ помимо реализации универсального формализованного языка описания данных в информационном обеспечении управления выполняют еще ряд важных функций. Большой объем актуализированной информации, заложенной в классификаторах, служит хорошей основой для создания разли­чными ведомствами реестров и регистров разнообразных спра-вочно-информационных массивов. Также классификаторы ТЭСИ являются базой для проведения формальной и содержательной унификации документов управления.

Для служб ДОУ особое значение имеет Общероссийский клас­сификатор управленческой документации (ОКУД), который пред­ставляет собой номенклатуру унифицированных систем докумен­тации и унифицированных форм документов. Классификатор со­держит наименование видов документов и их коды, которые яв­ляются идентификаторами форм документов и обязательно про­ставляются в бланках.

ОКУД обеспечивает министерства, ведомства, учреждения и организации России полным перечнем разрешенных к примене­нию видов управленческих документов, распределенных по си­стемам документации в соответствии с функциями, которые они обслуживают.

Проектирование структуры новых документов осуществляется с учетом значности кодов тех классификаторов, которые будут использоваться для кодирования реквизитов и показателей в этих документах. Наименования реквизитов и показателей в докумен­тах по своей структуре и терминологии должны точно соответ­ствовать наименованиям аналогичных объектов в общероссийских классификаторах ТЭСИ.

у Бардаев

Система документации — «совокупность документов, взаимо­связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфе­ры деятельности, единых требований к их оформлению» [48].

Реализация типовых управленческих функций в каждом управ­ленческом аппарате проводится на основе использования доку­ментов, относящихся к различным системам документации. В де­лопроизводстве различных организаций соотношение документов из различных систем документации будет неодинаковым, так как оно зависит от направлений деятельности той или иной органи­зации, ее места в системе федерального управления и т.п. Но в деятельности любой организации используются документы, до­кументирующие исполнительную, распорядительную и органи­зационную деятельность. Эти документы составляют систему орга­низационно-распорядительной документации и составляют основ­ную часть документации, с которой работает служба ДОУ.

Унифицированная система документации (УСД) — «система до­кументации, созданная по единым правилам и требованиям, со­держащая информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности» [48].

Таким образом, если система документации формируется ис­ходя из потребностей документирования конкретного вида де­ятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы. В со­став УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов и методические указания по их применению.

Унифицированная форма документов включает в себя сово­купность реквизитов, установленных в соответствии с решаемы­ми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Применение унифицированных форм в практике управле­ния позволяет получить существенный экономический эффект за счет снижения затрат на составление и оформление доку­ментов, их передачу и обработку; ускорения прохождения до­кументов в организации; оптимизации документооборота. Со­вершенствование содержания и формы документов оказывает значительное влияние на повышение качества решения управ­ленческих задач.

В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации:

• унифицированная система банковской документации;

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• унифицированная система отчетно-статистической докумен­тации;

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• унифицированная система документации по труду;

• унифицированная система документации Пенсионного фон­да Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации;

• унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД имеет особое значение, поскольку все делопроизвод­ственные службы работают с ее документами независимо от на­правления деятельности организации и ее организационно-пра­вовой формы. В соответствии с ОКУД по классу 0200000 в состав УСОРД входит:

• документация по созданию организации (предприятия);

• документация по реорганизации организации (предприятия);

• документация по ликвидации организации (предприятия);

• документация по приватизации государственных и муници­пальных организаций (предприятий);

• документация по распорядительной деятельности организа­ции (предприятия);

• документация по организационно-нормативному регулирова­нию деятельности организации (предприятия);

• документация по оперативно-информационному регулирова­нию деятельности организации (предприятия).

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия «классификация». Охарактеризуйте
иерархический метод классификации.

2. Дайте определение понятия «классификатор» (классификационная схема). Охарактеризуйте фасетный метод классификации.

3. Для чего применяется кодирование документов и документной ин­формации?

4. Какие методы кодирования документов и документной информа­ции применяются на практике?

5. Дайте определение последовательного метода кодирования.

6. Дайте определение параллельного метода кодирования.

7. Охарактеризуйте порядковый метод кодирования.

8. Охарактеризуйте серийно-порядковый метод кодирования.

9. Назовите основные этапы методики разработки классификаторов ТЭСИ.

10. Какие основные признаки документов наиболее часто использу­ются в качестве оснований классификации?

11. Назовите основные задачи, для решения которых предназначена ЕСКК ТЭСИ.

12. Приведите определение унифицированной системы документации. Какие системы документации входят в состав унифицированных управ­ленческих документов?