Функции документа

Все физические объекты в материальном мире дискретны и могут иметь как сходства во внутреннем строении и форме, так и различия. В процессе познания сходство физических объектов по признакам их генетического родства, внутреннего строения позволяет объединить их совокупность в род. А сходство физических объектов по принципу общности формы внутри рода позволяет разграничить вид. Внутреннее генетическое родство физических объектов обусловливает объективное наличие в них сходных свойств, которые как проявляют себя в чем-то внешнем, так и могут существовать в скрытом от познания виде.

Оперируя с физическими объектами природного или искусственного происхождения, актуализируя их свойства в процессе деятельности, человек включает их в свои системы. В системах эти физические объекты наделяются функциями. Функции впрямую связаны со свойствами, которые отражают внутреннюю предрасположенность к их выполнению.

Функцию (лат.гапсИо — исполнение, совершение) философский словарь трактует как «внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений». Функции порождаются целью объекта и реализуют себя в конкретных задачах.

Как уже было отмечено, цель документа - фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций. Таким образом, документ полифункционален,

способен удовлетворять различные социальные потребности, принести пользу в многочисленных сферах человеческой жизнедеятельности.

Все функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы документов.

К общим функциям следует отнести:

• социальную — документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;

• информационную — документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;

• коммуникативную — документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;

• культурную - документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

К специальным функциям относятся:

• правовая — документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;

• обучающая — фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации;

• познавательная — документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата;

• управленческая — документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации;

• мемориальная — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;

• учетная — сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов;

• эстетическая — фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;

• релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) — использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством», и «функцией» документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды. Таким образом, в основе формирования

отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет этой группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.