Структура и сущность документной деятельности

Человек в деятельности выступает как личность, движимая определенными мотивами и преследующая какие-то цели. Деятельность отличает предварительная продуманность. После того, как цель поставлена, человек анализирует ситуацию, в которой ему приходится действовать, и выбирает способы и средства достижения цели, намечает последовательность своих будущих действий. Деятельность всегда связана с трудовым процессом, в результате которого создается продукт труда. В зависимости от многообразия производимых конечных продуктов различаются и многочисленные виды деятельности. Переплетаясь между собой, они образуют сложную структуру, определенное место в которой занимает документная деятельность.

Профессиональная документная деятельность представляет собой некую функцию в обществе, сформировавшуюся исторически в виде характерной для того или иного этапа развития технологии сбора, переработки, хранения и распространения документов. Последовательность операций и использование средств детерминированы уровнем материального и духового развития общества, объективными условиями деятельности, зависящими от господствующих материальных носителей информации.

Сфера профессиональной документной деятельности пронизывает все виды деятельности, где имеются документы, независимо от того, в каком качестве они выступают. В некоторых видах деятельности документ является не результатом, не конечной целью, а функцией, необходимым условием ее осуществления. Например, в управленческой, научной, производственной деятельности сам документ не является целью, а служит хоть и важным, но лишь побочным средством, используемым наряду с другими для достижения главной цели. В таком плане документная деятельность выступает как один из побочных процессов, способствующих осуществлению основной деятельности, а документ — как промежуточная цель. Основной же целью документ выступает для социальных

институтов, занимающихся их подготовкой, сбором и хранением, поиском и организацией использования, т.е. для редакций, типографий, книжной торговли, библиотек, архивов, музеев, органов научно-технической информации.

Документная деятельность состоит из четырех основных компонентов:

• деятельность практиков, работающих с документами;

• административная деятельность, регулирующая и направляющая работу документоведов-практиков;

• научная деятельность, нацеленная на поиск рациональных методов работы с документами;

• информационная деятельность по распространению результатов научных исследований и передового опыта работы с документами.

Научные знания, трансформированные в принципы, правила, практические рекомендации, а также в современные методы работы с документами, выработанные в процессе документной деятельности, составляют методику документове-дения. Методика документоведения базируется на научной основе и состоит из множеств структурных частей, каждая из которых представляет собой эволюционно выработанную технологию работы с отдельной разновидностью документа. Обобщенно технология работы с документами представлена последовательностью осуществляемых процессов сбора документов, от качественного отбора по специальным критериям классифицирования до организации хранения, поиска и использования.

Но каждая разновидность документа решает свою задачу в информационной инфраструктуре общества, что обусловливает специфику ее формы и содержания. Наличие такой специфики предопределяет необходимость по-разному хранить документы, их обрабатывать, систематизировать, организовывать их поиск в массиве и т.д. В этом плане методика работы с книгами отличается от работы с периодикой, методика работы с традиционными документами отличается от методики работы с машиночитаемыми документами, а методика работы с управленческими, экономико-финансовыми документами отличается от работы с патентными документами.

Процессы работы с документами регулируются правилами, учитывающими их специфические особенности. Эти правила — итог научных исследований и корректировки их результатов в практической работе. Т.е. они представляют собой концентрированное выражение накопленного опыта работы в этой области. В целом методика документоведения разработана довольно детально и представлена методическими разделами библиотековедения, архивоведения, делопроизводства, патентоведения, научно-информационной деятельности, а также технологией обработки и хранения проектно-конструкторской, финансово-экономической и другой документации.