Подпись П.С. Соков

10.15.2007

Замечания оформляют на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Если подлинник документа остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Если подлинник отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Можно оформлять визы на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

Визы проставляются на лицевой стороне экземпляров документов, остающихся в организации, ниже подписи у левого поля (проекты планов, отчеты, письма и др.); проекты приказов, решений, постановлений и т. д. визируются на первом экземпляре.

Реквизит Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, которые удостоверяют права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями. Перечень документов, заверяемых гербовой печатью организации, приводится в ПРИЛОЖЕНИИ 5.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

Реквизит Отметка о заверении копии документа делается с целью придания ему юридической силы. Организация выдает копии тех документов, которые создаются в самой организации (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат).

Организация может изготовить копии документов, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, которые выдаются в другие учреждения для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о получении образования и др.).

На документах, касающихся прав и интересов граждан, с которых сняты копии, делают отметку о том, кому и когда они выданы. На самой копии отмечают, что подлинник хранится в данной организации.

При изготовлении копии, текст документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка. Заверяется должностным лицом, подтверждающим полное соответствие копии подлиннику. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

Подпись А.С. Кузнецов

15.02.2007

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату и должность лица, заверившего копию.

Если копии с документов пересылаются в другие организации или выдаются на руки, то заверительная подпись должна удостоверяться печатью.

Реквизит Отметка об исполнителе (составителе документа) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Иванов

т.939 13 36

или

Иванов Александр Петрович

т. 939 13 36

Реквизит обязателен для исходящих документов, особенно писем, так как служит средством оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения либо разъяснения изложенных вопросов в документе.

Реквизит Отметка об исполнении документа и направлении его в деле располагают у границы левого поля. Он включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует подобный документ, при наличии такого – ссылку на его дату и номер. Кроме того, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: