Должностная инструкция секретаря

Если текст документов, оформлен на бланках формата А5 (извещения, телеграммы), то заголовок к нему не составляется.

При регистрации документа заголовок записывается в соответствующие регистрационные формы.

Реквизит Отметка о контроле обозначает, что документ контролируется в процессе его исполнения, с целью обеспечения сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида сроков исполнения документов: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа устанавливается нормативно-правовым актом.

Индивидуальный – это срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации (приказом) или указанный в резолюции.

В соответствии с ГОСТом отметка о контроле за исполнением документа может быть обозначена словом или штампом "Контроль" или нанесенной от руки ярким фломастером буквой "К". Например:

Герб РФ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от27.02.2002 № 645

Об утверждении Положения

о проведении единого государственного экзамена

	КОНТРОЛЬ

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2001 № 119 "Об организации эксперимента по введению единого государственного экзамена"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о проведении единого государственного экзамена.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра В.А.Болотова.

И.о. министра Подпись В.М. Жураковский

Реквизит Текст документа печатают через 2 – 4 межстрочных интервала после реквизита "Заголовок к тексту", начиная от нулевого положения табулятора.

Тексты документов печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Текст должен иметь достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа может быть составлен на основе унифицированных форм документов, входящих в состав УСД; унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций; типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и т. д.), определяющих содержание конкретных документов.

Тексты документов могут оформляться в виде: связного текста; анкеты; таблицы; соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Такие тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию по ГОСТу 1.5.85.

Например, тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины составления документа, во второй – излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. В том случае, когда содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну – заключительную часть. Например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения. Сплошной связный текст документа может быть составлен при помощи трафарета, который содержит постоянные сведения и пробелы для внесения переменной информации.

Форма анкеты применяется для изложения цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть переданы именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами. Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных, финансовых документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту и др.

Форма таблицы применяется для изложения цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. документах.

Таблицы имеют два уровня чтения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы должны быть пронумерованы; если таблица печатается более чем на одной странице, то на следующих страницах повторяются лишь номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТу 1.5-85)

В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), текст излагается от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю, прошу).

В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (приказываем, решили, предлагаем).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), а содержание выступлений – от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), применяется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (комиссия установила; университет разработал, главный бухгалтер имеет право; в состав приемной комиссии входят и т. п.).

В переписке используют следующие формы изложения текста:

· от первого лица множественного числа ("просим направить", "считаем целесообразным включить в план"…);

· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"…);

· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"…).

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты на русском языке направляют:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

· на предприятия, в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов.

Не допускается произвольное сокращение наименований учреждений, организаций, отдельных слов, кроме общепринятых (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).

Реквизит Отметка о наличии приложения. Сведения о наличии приложений указываются либо в самом тексте документа, либо после текста перед подписью.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, постановлениях, решениях и распоряжениях) сведения о приложениях указываются в тексте и оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Проект ГОСТ Р 6.30-2003 на 19 л. в 3 экз.

2. Пояснительная записка на 2 л. в 3 экз.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатают "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, регистрационного номера. Например:

Приложение 2

к приказу ректора университета

от 20.01.2007 № 420

Выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ" допускается печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению Администрации

Президента Российской Федерации

и Аппарата Правительства

Российской Федерации

от 04.07.2007 № 903/676

Если к документу прилагается другой, имеющий приложение, то отметка о приложении оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо Росархива от 15.01.2007 № 03-5/186 и

приложение к нему, всего на 45 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Состав реквизитов и порядок оформления должен соответствовать требованиям УСД, к которым относится документ – приложение.

Реквизит Подпись. В состав реквизита входит: наименование должности лица, подписывающего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы ставят перед фамилией).

Если документ подготовлен на бланке, то должность подписывающего лица приводится в сокращенном виде. Например: