2015-09-06
381
Санкт-Петербургский государственный политехнический университет
Факультет технической кибернетики
Кафедра измерительные информационные технологии
З.В. Куляшова
«Документоведение»
Конспект лекций
Санкт-Петербург – 2009
Куляшова З.В. Документоведение: Конспект лекций.
Конспект соответствует государственному образовательному стандарту дисциплины «Документоведение» (ОПД.Ф.08) подготовки специалистов по специальности 090104 «Комплексная защита объектов информатизации».
Рассмотрены вопросы документационного обеспечения управления деятельностью любого вида с учетом требований основных государственных стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 51141-98) и особенностей обращения с конфиденциальной информацией.
Предназначен для студентов второго курса факультета технической кибернетики, изучающих эту дисциплину в рамках общей подготовки.
Табл.2. Ил.11. Библиогр.:14 назв.
Содержание
Раздел 1. Документационное обеспечение управления деятельностью 5
Раздел 2. Понятие о документе, свойства документа, классификация документов 9
Тема 2.2. Функции документов. 10
Тема 2.3. Способы документирования. 12
Тема 2.4. Материальные носители информации.. 14
Тема 2.5. Свойства документа.. 14
Тема 2.6. Классификация документов по различным признакам.. 16
Раздел 3. Структура документа, требования к оформлению документов 18
Тема 3.1. Унификация и стандартизация. 18
Тема 3.2. Оформление реквизитов. 19
Тема 3.3. Требования к бланкам документов. 37
Тема 3.4. Требования к оформлению документов. 38
Раздел 4. Системы документации, оформление управленческих документов 39
Тема 4.1. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания 40
Тема 4.2. Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения 43
Тема 4.3. Информационно-справочные документы – справки, докладные и пояснительные записки 44
Тема 4.4. Документирование деятельности коллегиальных органов. 48
Тема 4.5. Система плановой документации.. 49
Тема 4.6. Система отчетной документации.. 50
Раздел 5. Правила оформления технической, технологической и научно-технической документации.. 51
Тема 5.1. Виды и содержание технической документации.. 52
Тема 5.2. Технология изготовления, оформления и размножения технической документации. На примере электрической принципиальной схемы.. 53
Список литературы... 63
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Образцы бланков организации.. 64
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Примерный перечень документов с грифом утверждения 69
ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Примерный перечень документов, на которые ставиться печать 70
ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Примерный образец оформления РЕШЕНИЯ.. 71
ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Примерный образец оформления РАСПОРЯЖЕНИЯ.. 74
ПРИЛОЖЕНИЕ 6. Примерный образец оформления УКАЗАНИЯ.. 76
ПРИЛОЖЕНИЕ 7. Примерный образец оформления ПРИКАЗА.. 78
ПРИЛОЖЕНИЕ 8. Примерный образец оформления ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ 80
ПРИЛОЖЕНИЕ 9. Примерный образец оформления АКТА.. 83
ПРИЛОЖЕНИЕ 10. Примерный образец оформления ПИСЬМА.. 85
ПРИЛОЖЕНИЕ 11. Примерный образец оформления ПРОТОКОЛА.. 87
Раздел 1. Документационное обеспечение управления деятельностью
Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР", а год спустя, ввел в оборот термин "документоведение". К концу 1950-х - началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет методическое руководство и контроль за организацией работы с документами в федеральных органах власти, координирует научно-исследовательскую работу в области документоведения, разрабатывает и утверждает обязательные для исполнения нормативно-методические материалы по организации делопроизводства. Большую работу в этой отрасли проводит Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году. В настоящее время "документоведение вступило в очень ответственную сферу деятельности по автоматизации управления документами, где наблюдаются общие, пересекающиеся и соприкасающиеся проблемы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических подходов".
Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
· закономерности образования документов;
· способы их создания;
· становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов - предмет делопроизводства. Параллельно с термином "делопроизводство" в 90-е годы используется термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспечение управления". Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин - архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка - исторический источник, для специалиста в области управления - средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач.
Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: "Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Причина появления любого документа - необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
· отдельный документ;
· система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности);
· вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.
В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория документационного обеспечения управления (ДОУ), но все другие системы не должны упускаться из вида.
Документоведение является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны - в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение).
Предметом документоведения является изучение закономерностей развития документации с целью повышения культуры документа и сокращения документооборота.
В любой сфере народнохозяйственной деятельности, и в первую очередь производственной, особое значение для целей управления имеет информация, а также оперативность и достоверность ее оформления, закрепления и переработки. Носителем информации является документ.
По ГОСТ Р51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
С учетом оптимального выполнения управленческих функций в документах должны быть отражены такие организационно-распорядительные действия, указания, которые бы объективно и целенаправленно способствовали решению задачи конечного результата. Это возможно только при условии достаточно полного учета создателями документов всех данных и фактов, необходимых для достижения конкретной цели, с анализом возможных альтернатив принятия решений. Иными словами, полнота и достоверность исходной информации напрямую определяет «цену» каждого принимаемого на ее основе действия и решения, фиксируемых в документе. Недооценка отдельных факторов может привести к снижению эффективности деятельности и, как следствие, к значительным экономическим потерям. Вместе с тем большое значение имеет краткость, ясность и аккуратность оформления документа. Документ, составленный небрежно, непродуманно, без учета условий производства, его техники и самих исполнителей, без указания сроков исполнения и непосредственных или ответственных исполнителей, равно как и формальный подход к рассмотрению в аппарате управления какого-либо документа, - все это бросает тень на репутацию конкретного руководителя, организацию, фирму (физических и юридических лиц). Научное управление требует обоснованности решения, определяемой исходной, строго фактической информацией, официально оформленной на соответствующих носителях. Официальность документа - это его юридическое лицо, позволяющее без сомнения использовать имеющуюся в нем информацию для разработки и принятия необходимого решения.
Кроме того, следует учитывать, что отраженные в ОРД сведения информационно-управляющего характера, как правило, имеют ограниченные распространение и доступ к ним, что определяет конфиденциальность документов. Назначение степени конфиденциальности имеет целью обеспечить защиту информации для сохранения государственной, служебной, коммерческой, банковской, профессиональной тайны, а также персональных данных.
Все многообразие документов, организующих и участвующих в управлении, следует рассматривать как организационно-распорядительную документацию. Задачи организации оптимального (рационального) делопроизводства, оперативного поиска информации, унификации и стандартизации документов требуют их классификации по различным признакам.
В литературе и практической деятельности прежде всего выделяют функциональные и отраслевые системы документов. Функциональные системы имеют межотраслевое значение, т.е. в том или ином объеме присущи органам управления всех уровней (для госбюджетных организаций и частных учреждений (организаций). Отраслевыми принято считать системы документации, функционирующие и соответственно отражающие деятельность органов отраслевого управления. Возможна классификация ОРД и по другим признакам: территориальному, уровня управления, временному и др., однако функционально-отраслевой признак является наиболее общим.
Функциональные и отраслевые системы документации (рис. 1.1), в свою очередь, можно подразделить на подсистемы по направлениям деятельности (управленческие, технические, плановые, отчетно-статистические, материально-технического снабжения, финансирования и др.). Между системами трудно провести четкие границы, так как они тесно взаимосвязаны.
Рисунок 1.1. Общая классификация ОРД
Однако развитие вычислительной техники и автоматизированных систем управления, внедрение электронных носителей информации потребовали приведения документов к единообразию, как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. Это единообразие достигается созданием унифицированной системы ОРД (УСОРД); требования к УСОРД перечислены в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Внедрение УСД - УСОРД на базе вычислительной техники обеспечивает правомерность понятия информационно-документального обеспечения управления, которое включает в себя всю совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю информации и документов как ее носителей. Эта система соответственно разделяется на подсистемы документирования, документооборота и архивного дела.
В рамках УСОРД любая система по направлению деятельности и функциональному назначению может определяться требованиями конкретной системы государственной или отраслевой стандартизации; общими являются требования по оформлению, обработке, хранению и выдаче информации. Поэтому требования и положения стандартов УСОРД вводятся соответствующими нормативными документами - приказами, положениями и инструкциями на различных уровнях, устанавливающих, исходя из конкретных условий, строгий порядок документооборота в интересах повышения эффективности управления.
Наиболее распространенная номенклатура подсистем документации:
Управленческая документация - постановления, положения, инструкции, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, уставы, правила, служебные записки и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД - класс 0200000) и используемые в деятельности федеральных органов государственной власти и власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Техническая документация - обобщающее наименование документов (текстовых, графических и др.), в которых зафиксирована техническая мысль. Техническая документация объединяет конструкторскую, проектную, технологическую, научно-техническую документацию, требования к которой устанавливаются стандартами Единые системы конструкторской документации (ЕСКД) и Единые системы технической документации (ЕСТД).
Раздел 2. Понятие о документе, свойства документа, классификация документов
Терминология, используемая при работе с документами закреплена в зако-нах и других нормативных актах, в ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в различных словарях. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 - ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины "документированная информация" и "документ" в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит - "обязательный элемент оформления официального документа" ("дата", "подпись", "печать", "текст документа" и др.)
Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам.
Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".
Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие "документ" определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия "документ", которое дает документоведение:
· документ - материальный объект,
· документ - носитель информации,
· документ - документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Основные термины и определения".
Тема 2.2. Функции документов
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются следующие функции:
1 Общие:
a информационная;
b социальная;
c коммуникативная;
d культурная;
2 Специальные:
a управленческая;
b правовая;
c функция исторического источника;
d функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую) и перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
· документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
· документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.)
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, другие.
Тема 2.3. Способы документирования
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.
· Текстовое документирование.
Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
· Техническое документирование.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
· Фото-, кино-, видеодокументирование.
Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.
Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.
Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
· Документы на машинных носителях. Электронное документирование.
С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.
Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации.
Тема 2.4. Материальные носители информации
Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:
· бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов - термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.),
· микроносители визуальной информации,
· звуконосители,
· видеоносители,
· магнитные носители,
· перфоносители магнитные для записи кодированной информации.
Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информации.
Понятие "новейший" и "нетрадиционный" документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.
Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.
Документы на новейших носителях информации делят на:
· Документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты и др.)
· Документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски)
· Документы на оптических носителях информации (оптические документы) - микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).
· Документы на галографических носителях информации (галограммы).
Тема 2.5. Свойства документа
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Юридическая сила документа. Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.
Для приобретения документом юридической силы:
· Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
· Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации.
Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.
Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.
Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.
Различают автографы - документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.
Среди копий различаются:
Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
Юридическая сила копий:
· копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
· свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.
Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.
Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)
Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.
Тема 2.6. Классификация документов по различным признакам
Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам:
· По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
· По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.
· По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
· По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".
· По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
· По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
· По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
· По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
· По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
· По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
· Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
· Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
· Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
· Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
· Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
· Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
· Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.
Раздел 3. Структура документа, требования к оформлению документов
Тема 3.1. Унификация и стандартизация
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:
· форма документов и состав включаемых в нее реквизитов,
· системы документации,
· тексты документов,
· виды и разновидности документов.
Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.
Соотношение понятий «Унифицированная форма документа», «Типовая унифицированная форма документа», «Специализированная унифицированная форма документа», «Формуляр-образец документа», «Унифицированный документ»:
· Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации.
· Типовая унифицированная форма документа - унифицированная форма документа, отдельные реквизиты которой могут изменяться.
· Специализированная унифицированная форма документа - унифицированная форма документа, разработанная на основе типовой формы с учетом специфики решаемых задач.
· Формуляр-образец документа – модель совокупности унифицированных форм документов или унифицированной формы документа.
· Унифицированный документ – документ, созданный на основе унифицированной формы, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и используемые в деятельности:
· федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
· предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Тема 3.2. Оформление реквизитов
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляр-образец".
Взамен существовавших ранее 29 реквизитов по ГОСТ 6.30-97, ГОСТ Р 6.30-2003 определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Реквизиты управленческих документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер(ОТРИ) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10- наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.
Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа. Стандартом предусматривается два варианта бланков — угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (их совокупность по традиции называют соответственно — угловым и продольным штампами) приведены соответственно на рис. 2.1, 2.2. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Сочетание зон между собой образуют формуляр документа.
Использование пунктирных линий для обозначения зон размещения реквизитов символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ зон реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.
Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границ размещения реквизитов 28, 29, 30 и о необходимости четкого размещения данной зоны в пределах разумного отклонения в сторону увеличения от размера, предусмотренного стандартом (не более 2—4 мм).
Вся площадь формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделена на три части: служебное поле, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле формата.
Служебным полем является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Площадь для размещения реквизитов углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
01 — Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации (реквизит 08). Допускается воспроизведение герба производить без изображения щита.
