2015-09-06
683
Непременным условием прцесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации – специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации. Основными атрибутами кодирования явл. код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.
Код – набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации. Знак – метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра). Знак вместе с его значением называют символом. Язык – сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного общества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.
Код, знак и язык позволяют определить информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования. Системе кодирования информации свойственны следующие черты: – Код должен хорошо восприниматься и передаваться. Этим определяются особенности его формы – неизменность, однотипность и определенность; – Код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. – Кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный – система букв, цифровой – система цифр, алфавитно-цифровой – смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный – система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный – система углублений или отверстий и др. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно использовать разные коды; – Выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. – Информация не зависит от выбранного кода, т. к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками; – Чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен.
Язык – особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, слов, словосочетаний, предложений), которые человек сознательно использует и которые служат ему средством общения с другими, выражения чувств, мыслей, настроения. Языки – языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр) при помощи грамматических правил строятся осмысленные лексические единицы и предложения. За время существования цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято делить на естественные (натуральные) и искусственные (машинные, информационные, языки- посредники при машинном переводе). Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Искусственные языки – это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений.
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость – оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения. Знаковые системы могут быть естественными (естественные или натуральные языки) и искуственными (машинные, информационные, языки- посредники при машинном переводе).
В документоведении знак – материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление, действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений. Знак обладает следующими свойствами: Обладает значением; Информирует о чем-то отличном от него; Функционирует в определенной знаковой ситуации.
