Документ як системний об’єкт: влативості, ознаки, функції

Док-т – сложный объект, представляющий собой собой единство информации и мат-го (вещественного) носителя. Выяснить его сущность –это задача, кот.решается с помощью системного подхода – методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов-систем (от греч.-целое, составленное из частей, соединение).

Док-т представляет собой систему – множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент – предельная единица деления док-та. Подсистема – совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию. Если в системе имеются несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Док-т как целое – это единство составляющих его элементов его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. Изучение док. как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры.. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие док.как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качествен.отличия, обуславливающие относит-ю самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность док.для использования в соц-й коммуникации.

При системном подходе изучаемый док-т рассматрив.как часть более крупной системы соц-х коммуникаций. Док-т представляет собой относительно самост-ю систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими мат-ми объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой можно отнести наблюдаемый объект к док-ту. В отличие от него св-во отражает качественное, т.е. внутренне присущее док-ту отличие. Док-т харак-ся наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков док-та в каждом случае может бать индивидуальным.

Свойства док-та: 1. Атрибутивность док-та, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без кот.он существовать не может. Док-т как целостная система состоит из двух осн-х слагаемых – информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает док-т в недок-т (в устную речь, вещь). Док-т имеет двуединую природу: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (мат-ю, вещественную, служащую для закрепления и передачи инф-ции).Тезис о двойственной природе док-та явл-ся аксиомой докумен-я. Содержательно-информац-я сущность док-та явл-ся главн.признаком док-та. Его форма обычно рассматрив. с точки зрения материала (носителя зафиксиров-й инф-ции) и особенностей мат-й конструкции. Различают внешнюю (полиграф-е или иное оформление) и внутреннюю форму док-та (внутренняя организ-я материала).

2.Функциональность док-та, т.е. его предназнач-е для передачи инф-ции в пространстве и времени. Док-т –полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специф-х функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в инф-ции, знаниях.

3. Структурность док-та, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение осн-х свойств при различных внеш-х и внутр-х изменениях. Всякий док-т обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовый, информац-ой составляющей (предисловие, вступ.часть, осн-й текст, вспомогат-е указатели, приложения), так и мат-ой составляющей (обложка, переплет, титул.лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

Типовую структуру, т.е. одинак-й набор элементов для определенного вида док-в, имеют практически все функционирующие в системе соц-х коммуникаций док-ты. Типовая структура док-в различных видов определ.спец-ми стандартами, положениями, инструкциями. Именно структура обеспечивает эффективность использов-я и долговременность хран-я док-та.

Признаки док-та. К отличительным признакам док-та относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания. Док-т – носитель смысла, кот.передается знаками. Совокупность последовательных знаков, кот.передают смысл, содержание док-та (сообщение) являя-ся его обязательным признаком. 2. Стабильная вещественная форма, обеспечив-я дорлговременную сохранность док-та, возможность многократного (долговр-го) использов-я и перемещ-я инф-ции в пространстве и времени. 3. Предназначенность для использования в соц-й коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, кот-е изначально предназначены для хран-я и передачи инф-ции в пространстве и времени. Док-ты –спц-но созданные чел.для коммуникац-х целей носители инф-ции. 4.Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использов-я док-та. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным док-м.

Функции документа.Функция док-та – это его обествен-я роль, соц-е назнач-е, цель, задача. Док-т –полифункц-й объект, выполняющий ряд взаимосвязанных соц-х функций. Весь спектр соц-х функций док-та условно делится на три группы: главную; общие; специальные.

Главная, наиболее обобщающая ф-ция док. – хранение и передача(распространение) инф-ции во времени или пространстве. Док.создается для обеспеч-я потребностей общ-ва с помощью размноженной документной инф-ции.

Общие ф-ции-инф-ая, коммуникатив-я, кумулятив-я – характерны для всех док-в, независимо от их типа и вида.

Информационная ф-ция – способность док-та удовлетворять потребности общ-ва в инф-ции, т.е. служить источником инф-ции, знаний. Осн-м критерием информативности док.явл. его инф-ая емкость, т.е. кол-во и кач-во инф-ции, зафиксированной в док-те.

Коммуник. ф-ция – способность док-та быть информатив.ср-вом передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, Док. обеспечивает документ-ю коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная ф-ция – способность док-та накапливать, концентриров., собирать и упорядочивать ин-цию с целью ее сохран-я для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные ф-ции присущи не всем, а определенным видам и типам док-в, где они проявл-ся с большей степени в соответствии с соц-ми потребностями общ-ва. К ним относятся: управленческая, познават-я(образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др.

Управленческая или регулятив-я ф-ция – выпол-ся док-ми, кот-е созданы для целей управления в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. офиц-е и деловые док-ты)

Познавател-я или когнитивная ф-ция – способность док-та служить средством получения и передачи знаний для изуч-я процессов и явлений природы и общества.

Правовая – способность док-та служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов(сведений). Ею обладают офиц-е издания (конституция, законы,указы), историч-е источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная – способность док-та содействовать развитию культуры общ-ва, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетич-х норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-худож-е, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра).

Мемориальная – способность док-та служить «внешней памятью» чел.и общ-ва в целом, сохранять ин-цию и передавать ее от одного поколения к другому. Она свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и историч-й ценностью. Гедонич-я – способность док-та служить ср-вом отдыха, развлечения, рационального использов-я свобод.времени (произведения худ-й лит-ры, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнит-е фонограммы).

К спец-м функциям док-та можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета.