Документна діяльність і процес створення документів

Документ — это результат целенаправленной деятельности, которая, как всякая созидательная деятельность, протекает в рамках коллективного действия, образующего функциональную подсистему ДКС.

Документ — результат практической документной деятельности, которая включает в себя: ♦ документирование, цель которого — создание некоего содержательного сообщения. Этот процесс включает в себя две части: интеллектуальную (творческую) — составление документа — и техническую — его изготовление; обработку,цель которой – содержательная и формаль­ная оценка документа. На базе этой оценки осуществляются: литературная, научная й техническая обработка авторского сообщения — издательская обработка; техническая и аналитико-синтетическая обработка документов, поступивших в фонд библиотеки, информационного центра, архива, музея и т. п.; распространение,цель которого — доведение документа до потребителя. Различают два вида распространительской деятельности: 1) распространение документов посредством книжной торговли, подписки и т. п.; 2) предоставление документов, хранящихся в фондах служб обработки, хранения и распространения документов — информационных центров, библиотек, архивов и т. п.;

♦ хранение, цель которого — обеспечение длительной физической сохранности и защиты документов от прежде­временного разрушения. Оно включает государственный и ведомственный учет документов, создание и поддержание оптимальных условий хранения, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фондов страхового хранения; использование, цель которого — познание документа потребителем, извлечение из него необходимой информации. ♦ утилизация, цель которой — сдача документа в утиль для последующей переработки. Процесс включает: выявление документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое и не имеющих научного и другого общественного значения, отбор их к уничтожению, сдаче в утиль (вторсырье) для переработки.

Процесс создания документа. Создание документа или документирование — сложный процесс, в котором участвуют автор, издатель, редактор, полиграфист и т. п.

К нему обычно относят действия, связанные с формирова­нием документа как специфического системного триединства: содержания (социальная информация), знаковой (семиотическая информация) и материально-конструктивной (технологической) форм. Для обеспечения этого единства разрабатываются типо­вые структуры и методики документно-издательского процесса, в основе которых лежит классическая редакционно-издательская схема. Документирование включает в себя четыре этапа: подготовительный (авторский) — от составления модели документа до передачи авторской рукописи на редактирование; редакционный — от приема рукописи редактором до сдачи рукописи в производство; производственный — от технического редактирования (макетирования) рукописи до подписания документа на выпуск в свет; заключительный — от получения тиража и до распространения документа.

Черновик или фонограмма передаются для изготовления машинистке, которая перепечатывает содержание документа на пишущей машинке или ЭВМ. Отпечатанный документ вновь поступает к составителю, который прочитывает его, при необходимости вносит коррективы и исправляет возможные ошибки. После этого документ вновь поступает к машинистке на исправление или перепечатку. Исправленная или перепечатанная рукопись после проверки и. соответствующего оформления может пройти предварительную, оценку путем коллективного обсуждения, рецензирования, научного редактирования и т. п. Однако есть и другой путь: автор представляет рукопись в службу обобществления, например, в издательство, которое оценивает ее качество, В том случае, если рукопись будет признана достойной обобществления, автор (отправитель информации, коммуникант) приобретает статус элемента ДКС. После этого оригинал поступает на художественное оформление. Издательство определяет и форму издания.

Издательское сообщение передают техническому редактору, который выполняет техническую разметку рукописи для набора и репродуцирования. После набора следует корректура текста. Набранное и напечатанное издательское сообщение преобразуется в полиграфическое сообщение и, наконец, в документ (типографское сообщение, заключенное в переплет). Таким образом, в процессе создания документа образуется несколько продуктов: авторское сообщение — издательское сообщение — полиграфическое сообщение— документ. Рассмотренная структура документно - издательского процесса в целом одинакова для всех видов документов. Выпадают лишь отдельные операции в зависимости от принятой технологии производственного этапа и вида документа.