Класифікація систем документації

Под системой документации понимается совокупность взаимосвязанных служебных док-в, которые применяются в определенной сфере деятельности или отрасли.

Состав управленческих док-в определяется функциями организации, и на первый план в управленческой деятельности выступает управленческая функция (планирование, учет, контроль, финансирование) Единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации (УСД).

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, в которой все док-ты созданы по единым правилам.

Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД), иди ДК 010 [30, определяет следующие унифицированные системы документации:

- организационно-распорядительной документации (код 02); - первично-учетной документации (код 03); - банковской документации (код 04); - финансовой документации (код 05); - отчетно-статистической документации (код 06); - планой документации (код 07); - ресурсной документации (код 08); - торговой документации (код 09); - внешнеторговой документации (код 10); - ценовой документации (код 13); - документации по труду, социальным вопросам и защите населения (код 15); - документации по бытовому обслуживанию населения (код 17); - бухгалтерско-учетной документации (код 18); - документации по пенсионному фонду (код 20); - словарно-справочной документации (код 21).

Деятельность любой организации отражается в различных системах документации. Но наиболее общей и многочисленной является система организационно-распорядительной документации (ОРД). Стандарты на ОРД разрабатывались еще в рамках Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72), которые впоследствии были заменены одним – ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

С 1 сентября 2003 года действует национальный стандарт Украины ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Требования навционального стандарта к оформлению реквизитов док-в можно распронять на все классы унифицированных систем документации. Данный стандарт устасновил общие правила составления и оформления служебных док-в.

ДКУД является номенклатурным перечнем наименований унифицированных форм док-в (УФД) с уникальными кодовыми обозначениями.

Унифицированная форма (служебного) документа – стандартный формуляр (служебного) док-та, установленный соответственно функциональному назначению (служебного) док-та в определенной сфере деятельности или отрасли (ДСТУ 2732).

Кодовое обозначение УФД состоит из семи цифровых знаков:

Класс формы – ХХ

Подкласс формы – ХХ

Регистрационный номер формы – ХХХ.

В кодовом обозначении УФД отображено:

- первый и второй знаки (класс) – принадлежность УФД к соответствующей УСД; - третий и четвертый знаки (подкласс) – принадлежность УФД в пределах класса к соответствующему подклассу; - пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер УФД подкласса.