Уніфікація та стандартизація управлінської документації

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

С 07.01.1997 года введен в действие Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД) - это составная часть государственной системы классификации и кодировки технико-экономической и социальной Информации. ДКУД - представляет собой номенклатурный перечень унифицированных форм документов (УФД). Классификатор необходим для учета и систематизации документе, организации ведения соответствующих классов документации, автоматизированного поиска унифицированных форм документации.

Каждому классу документации отвечает определена унифицированная система документации (УСД). ДКУД содержит 15 классов: - организационно-распорядительной документации (код 02); - первично-учетной документации (код 03); - банковской документации (код 04); - финансовой документации (код 05); - отчетно-статистической документации (код 06); - планой документации (код 07); - ресурсной документации (код 08); - торговой документации (код 09); - внешнеторговой документации (код 10); - ценовой документации (код 13); - документации по труду, социальным вопросам и защите населения (код 15); - документации по бытовому обслуживанию населения (код 17); - бухгалтерско-учетной документации (код 18); - документации по пенсионному фонду (код 20); - словарно-справочной документации (код 21).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает следующие системы:

1. документация из организационной системы управления (акт о создании корпораций, компаний, приказе о создании предприятия, о реорганизации, о производственном объединении, акт о ликвидации корпораций, предприятия и т. д,);

2. документация из организации процессов управления (должностные инструкции категорий служащих аппарата управления, приказ о распределении обязанностей между руководителями, уставы, структуры и штатные численности, приказ о внесении изменений в штатных расписаниях аппарата управления, правила внутреннего распорядка);

3. документация из организации передвижения кадров (регистрационно-контрольная карточка, анкета, приказ о принятии на работу, приказ и заявление о переводе на другую работу, заявление об освобождении, приказе об освобождении;

4. документация из оценки трудовой деятельности (представление о поощрении, докладная записка, объяснительная записка, приказ о наложении дисциплинарного взыскания).

Унифицированная система финансовой документации включает:

- бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

-первичная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

На сегодняшнее время применяются следующие основные стандарты относительно документов и делопроизводства, которые постоянно пополняются:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.