Інформаційні ділові документи та документи колегіальних органів: види, реквізити, оформлення

К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, пояснительная записка, служебное и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоми­нание, просьба, извещение, информация, ответ, а также телеграмма, телефонограмма и радиограмма.

Документы коллегиальных органов это — протоколы, стенограммы, справки.

Служебное письмо — одно из средств обмена, информа­цией и оперативного управления разнообразными процесса­ми деятельности организаций и учреждений.

Содержание письма носит индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.

Основные реквизиты письма: название и адрес организации-отправителя; номер и дата; название и адрес получателя; заголовок письма; номер и дата письма, послужившего причиной состав­ления ответа; текст письма; перечень приложений с указанием количества страниц; виза исполнителя (подпись на копии).

Письма могут быть написаны на стандартных печатных бланках или чистых листах бумаги. Они подразделяются на два вида:

1) письма, требующие ответа (запрос, обращение, предло­жение, требование, подтверждение, распоряжение, сопроводи­тельное письмо); письма, не требующие ответа (информационное письмо).

Телеграммы посылаются в срочных случаях, когда дру­гие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.

Телефонограмма — срочное сообщение, передаваемое адре­сату по телефону. Она используется для документного оформ­ления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.

Справка — документ информационного характера, описы­вающий или устанавливающий факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос или указания вышестоя­щей организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию — руководителем учреждения.

Справка, направляемая за пределы учреждения, оформля­ется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок к тек­сту, текст, подпись.

Справки личного характера оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: название вида документа, ин­декс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается на­звание учреждения, которому предназначена справка.

Докладная, пояснительная и служебная записки инфор­мируют руководителя учреждения или структурного подраз­деления о явлениях, фактах, выполненной работе, сложив­шейся ситуации.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и на основе указаний руководителя. С учетом адресности различают докладные записки внут­ренние, адресованные руководителю учреждения или под­разделения, где работает составитель, и внешние, адресован­ные руководителю вышестоящей организации.

Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков ра­ботника по требованию руководителя, а в некоторых случаях — по инициативе подчиненного.

Пояснительная записка, не выходящая за пределы учреж­дения, оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и номер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. Анало­гичные реквизиты имеет и служебная записка.

Если пояснительная или служебная записка направляет­ся за пределы учреждения, ее оформляют на бланке й регис­трируют.

Одним из распространенных документов коллегиальных органов является протокол. В нем фиксируется место, вре­мя и цель проведения собрания, конференции, заседания, со­вещания, состав присутствующих, содержание докладов, вы­ступлений и постановления по заслушанным вопросам. Протокол составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь и т. п.).

По объему фиксированных данных различают три вида протоколов:

1)краткие, в тексте которых записаны лишь постановления;

2) полные, в тексте которых, кроме постановлений, крат­ко записывают выступления докладчиков и других участни­ков собрания, совещания, заседания;

3) стенографические, где все выступления записаны дословно.

В протоколе указываются следующие реквизиты: назва­ние вида документа (протокол), его порядковый номер, назва­ние собрания, конференции, заседания, совещания (общее со­брание, производственное совещание, расширенное совеща­ние и т. п.); название предприятия, организации, где прохо­дило собрание; дата проведения собрания; количество участ­ников; должности, фамилии, инициалы руководителей собра­ния (председателя, секретаря, членов президиума); текст; пе­речень приложений к протоколу; подписи руководителей собрания.

Текст протокола составляется на основании выступлений участников собрания, конференции, заседания или совеща­ния. Он должен быть кратким, понятным, точным, лаконич­ным ив то же время содержать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Понятие «Протоколь­ная точность» обусловлено сущностью документа и стилем изложения. Текст каждой позиции составляется по форме: слушали, выступили, постановили.