Електроний документ: поняття, властивості, основні види, перевага та недоліки

Электронным документом является информация, зафиксированная на электронных носителях и содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. Это определение понятия электронного документа соответствует общему понятию «документ», дефиниция которого содержится в Законе об информации.
Содержание электронного документа не отличает его от документов на других видах носителей (например, бумажных). Информацией являются «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» (ст. 2 Закона об информатизации).

Форма электронного документа является его отличительным признаком в сравнении с другими документами. Электронная «форма» проявляется в технических элементах и свойствах носителя информации. Она создается посредством использования электронно-технических средств фиксации, обработки и передачи информации.

Эл. док-ты выполняют общие функции любых других (например, бумажных), а также специальные функции. К общим функциям элект-го док-та относятся те, которые связаны с его содержательной стороной. В результате закрепления и передачи инф-ии док-ты исполняют информационную и организационную роль в обществе. Спец-ые функции эл. док-та заключаются в ускорении и упрощении информационных процессов.

Информационная и организационная функции, являются общими функциями, подтверждая определенные факты в правовых отношениях. Выполнение информационной и организационной функции возможно лишь в силу того, что док. является инструментом создания, сбора, обработки, систематизации, накопления, хранения поиска, распространения и предоставления информации. На это направлены разные действия с документами: "оставление и исследование формы и содержания документа, подача (представление, предъявление, выдача, передача), свидетельство и удостоверение, истребование и возобновление документов.

Ускорение и упрощение информационных процессов это специальные функции эл. док-в. Эл-ые технические средства позволяют существенно ускорить и упростить создание, сбор, обработку, систематизацию, накопление, хранение, поиск, распространение и предоставление ин формации.

Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписывателя Эл-го док-та другими субъектами электронного документооборота. Наложением электронной подписи завершается образование электронного документа.

Оригиналом эл-го док-та считается эл-ый экземпляр док-та с обязательными реквизитами, в том числе с эл-ой цифровой подписью автора. В случае послания эл. док-та нескольким адресатам или его хранение на нескольких эл-ых носителях информации каждый из эл-ых экземпляров считается оригиналом эл-го док-та. Если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитам эл-й док-т и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

Правовой статус эл-го док-та и его копии. Юридическая сила эл-го док-та не может отрицать исключительно из-за того, что он имеет электронную форму. Допустимость эл-го док-та как доказательству не может возражать исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Эл- документ не может быть применено как оригинал: свидетельства о праве на наследство;

документа, который в соответствии с законодательством может быть создан лишь в одном оригинальном экземпляре, кроме случаев существования централизованного хранилища оригиналов электронных документов; в иных случаях, предвиденных законом.

В Украине использования эл. документов и цифровых подписей регулируется на основании Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" и Закона Украины "Об электронной цифровой подписи"