Формат бумажных носителей и формат документа. Бланки предприятия и основные реквизиты

Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, ис­пользуемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каж­дый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10и от ВО до В10.В России в общем делопроизводстве ис­пользуются 3 формата ряда А: A3, А4, А5.

Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5.

Формат документа – это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, устанавливаемые составителем документа. Конкрет­ные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.

Каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые за­готовки для разных документов, называемые «бланками». Многооб­разие типовых документов потребовало их унификации и стандарти­зации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это придание юридической силы унифицирован­ным формам документов и процедурам работы с ними.

Поля документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 составляют:

Левое поле не менее 20 мм

Верхнее поле не менее 20 мм

Правое поле не менее 10 мм

Нижнее поле не менее 20 мм

Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на ко­тором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.

Обычно на предприятии используют два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название до­кумента (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком.

Бланк для писем может быть с угловым или продольным расположением реквизитов. В угловом (флаговом) бланке реквизиты предприятия размещаются в левом верхнем углу формата; в продольном - параллельно верхнему краю формата. На бланке писем размеща­ется полное и сокращенное название организации, эмблема или фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код элек­тронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходи­мые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для ре­гистрационного номера документа и даты регистрации. На рис. 1, 2 приведены примеры бланков для писем с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов письма.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращен­ное название организации и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями бу­дущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки пред­метных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ ит.д.) изготавливаются с типовой частью содержания. Для ос­тальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки час­то называют «типовыми формами» или «формулярами». В них сво­бодные от текста места заполняются от руки или машинным спосо­бом при оформлении документа.

Переменные реквизиты документа. Реквизиты, вносимые в процессе подготовки и оформления документа, являются перемен­ными и зависят от содержания документа, его назначения, дня реги­страции и других меняющихся условий. Реквизи­ты для писем: адресат, ре­гистрационный номер, дата регистрации, ссылка на дату и номер ра­нее полученного документа, приложение, подпись, печать, исполнитель.

Выделяют также реквизиты для документов, имеющих наимено­вание: наименование документа, регистрационный индекс докумен­та, место подготовки документа, код формы документа, гриф утверждения, гриф согласования, визы согласования и т.д.

Рис. 1. Образец углового бланка писем

Рис. 2. Образец продольного расположения реквизитов бланка для писем