Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем

Письмо — это способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Письмо оформляют на специально предназначен­ном для этого вида документов бланке формата А4; если текст не превышает семи строк, возможно использование формата А5.

Бланк письма включает назва­ние вышестоящей организации, полное и сокращен­ное название данной организации, код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса, № справочного телефона, факса.

В бланке предусмотрено место для проставления № и даты письма (при его регистрации), а также № и даты вход. письма, место для заголовка к тексту и для адресата. Письма м. б. составлены на так называе­мых должностных бланках, где после названия орга­низации указ-ся должность руководителя.

Заголовок д. б. кратким и точно переда­вать смысл текста, он должен быть грамматически со­гласован с названием вида документа.

Право подписи писем явл-ся компетенцией руководителя орг-ции или его замов в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом. Т.к. письма оформляют на бланке, то в реквизит "подпись" вхо­дит наименование должности руководителя (без на­звания орг-ции), личная подпись, инициалы и фамилия.

Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной орг-ции, их подписи располагают одну под дру­гой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Недопустимо оформление подписи с исправлени­ями. Оформление писем часто предусматривает визирова­ние. Виза подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с проектом документа.

На письмах д. б. проставлены фамилия исполнителя (или Ф.И.О.) и № его те­лефона.

Текст письма включает: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты); доказа­тельства (содержат обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлага­ются решения). В отдельных случаях письма могут со­держать одну заключительную часть текста без пояснений. Письмо д. б. посвящено 1 вопро­су. По своему объему письмо не должно превы­шать 1 машинописную стр.

Текст письма дол­жен содержать достаточно обоснованные аргумен­ты и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письма не рекомендуется включать: рассужде­ния, повествования, домыслы.

Слу­жебные письма пишут в доброжелательном тоне, обя­зательно в вежливой форме.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факси­мильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Существуют следующие разновидности служебных писем: сопроводительное письмо, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-сообщение, письмо-подтверждение, информационное письмо, гарантийное письмо, письмо-извещение, письмо-предложение, письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-заявка, письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-приглашение.

34. Общие и частные функции документа.